Salsa-Wettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Salsa-Wettbewerb entscheidet nicht nur die Musik über den Ablauf. Du brauchst früh ein klares Wettkampfformat, verbindliche Regeln und genügend Zeit für Anmeldung und Jury. Plane zuerst Ort, Bewertung und Zeitplan, bevor du Einladungen verschickst. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Technik, Tanzboden, Catering und Preise ineinandergreifen – besonders beim Jurybriefing und bei der Startliste entstehen sonst schnell Verzögerungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Jurymitglieder erfassen
- 4
DJ festlegen
- 5
Fotograf festlegen
- 6
Wettkampfregeln ausformulieren
2 Personen
- 7
Preisgeld festlegen
2 Personen
- 8
Anmeldeformular erstellen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Startliste erstellen
2 Personen
- 15
Jurybriefing vorbereiten
- 16
Preise bestellen
- 17
Catering bestellen
- 18
Musik und Zeiten abstimmen
2 Personen
- 19
Ablaufplan ausdrucken
- 20
Teilnehmerinformationen versenden
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Preise und Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 23
Standortschlüssel abholen
- 24
Boden und Saal kontrollieren
2 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Spielfläche freiräumen
3 Personen
- 27
Bühnenhintergrund aufstellen
2 Personen
- 28
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 29
Mikrofon testen
2 Personen
- 30
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 31
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Teilnehmerausweise bereitlegen
2 Personen
- 34
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 38
Besucher begrüßen
2 Personen
- 39
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 40
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 41
Jury-Briefing geben
- 42
Eröffnungsmusik abspielen
- 43
Wettkampf erklären
- 44
Vorrunde betreuen
3 Personen
- 45
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 46
Zwischenstand erfassen
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Finalisten bekanntgeben
- 50
Finalisten aufwärmen lassen
2 Personen
- 51
Finale betreuen
3 Personen
- 52
Publikumstanz eröffnen
2 Personen
- 53
Tanzfläche betreuen
2 Personen
- 54
Preisverleihung vorbereiten
2 Personen
- 55
Gewinner bekanntgeben
- 56
Preise überreichen
2 Personen
- 57
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 58
Verabschiedung der Besucher
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 60
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Saal reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten kontrollieren
- 67
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 68
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 69
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
- 70
Fotos sicher speichern
- 71
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StühleAnz. 120
- Jurytisch
- Registrierungstisch
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- DJ-Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop-LadegerätAnz. 2
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
- NotlampenAnz. 2
Sportmaterial
- TanzbodenplattenAnz. 24
- Markierungslinien
- StartnummernbänderAnz. 40
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
- EisbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BallonsAnz. 100
- GirlandendekorationAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- TischnummernAnz. 10
Catering
- WettkampftrophäenAnz. 3
- MedaillenAnz. 12
- JuryformulareAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 8
- StifteAnz. 30
- AusweiseAnz. 140
- ArmbänderAnz. 150
- PreisgeldumschlägeAnz. 3
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischsetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Tipps
- Lege das Wettkampfformat und die Bewertung mindestens 6 Wochen vorher fest. Formuliere Regeln zu Musiklänge, Runden, erlaubten Figuren und Gleichstand schriftlich, damit Teilnehmer und Jury dieselbe Grundlage haben.
- Reserviere die Location erst, wenn Tanzfläche, Jurytisch und Zuschauerbereich zusammenpassen. Rechne zusätzlich mit Zeit für Aufbau, Soundcheck und Abbau; ein Zugang nur ab Veranstaltungsbeginn reicht dafür nicht.
- Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb. Bestätige danach die Teilnehmer, erfasse Ernährungswünsche und erstelle eine Startliste mit Startnummernbändern, statt Änderungen bis zur Registrierung offen zu lassen.
- Plane DJ, Fotograf und Jury mit festen Ankunftszeiten ein. Der DJ sollte vor Einlass Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und DJ-Laptop testen; für die Musikabstimmung gehören Start- und Pausenzeiten in den Ablaufplan.
- Kontrolliere am Veranstaltungstag zuerst Tanzboden, Markierungslinien, Beleuchtung und Notlampen. Stelle Registrierungstisch und Jurytisch vor dem Einlass bereit und drucke Ablaufplan, Regeln und Teilnehmerinformationen mindestens einmal zusätzlich aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Salsa-Wettbewerb planen?
- Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Format, Location und Jury. Verschicke Einladungen und veröffentliche Werbung idealerweise 6 Wochen vor dem Termin; die Anmeldung sollte 7 Tage vorher schließen.
- Wie viele Jurymitglieder braucht ein Salsa-Wettbewerb?
- Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit einzelne Bewertungen weniger stark ins Gewicht fallen. Schicke ihnen Regeln und Bewertungskriterien spätestens 7 Tage vorher und halte am Veranstaltungstag ein Briefing von etwa 20 Minuten ab.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Salsa-Wettbewerb?
- Plane mindestens 2 Stunden für Tanzboden, Tische, Stühle, Registrierung, Technik und Beleuchtung ein. Für Soundcheck und Musikabstimmung solltest du zusätzlich 30 Minuten reservieren, bevor die Teilnehmer eintreffen.
- Wann sollte man Preise und Catering bestellen?
- Bestelle Preise und nicht verderbliches Material spätestens 3 Wochen vor dem Wettbewerb. Catering und Getränke sollten 7 bis 10 Tage vorher anhand der bestätigten Teilnehmerzahl und der erfassten Ernährungswünsche feststehen.
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