Zo organiseer je een ruilbeurs zonder chaos

Begin met de datum, zaal en tafels; pas daarna open je de aanmeldingen. Voor een ruilbeurs moet je vooraf niet alleen deelnemers tellen, maar ook bepalen wat zij meenemen, hoe het ruilen verloopt en hoeveel ruimte kledingrekken en tafels innemen. Leg de ruilregels vroeg vast en stuur deelnemersinformatie uiterlijk een week vooraf. Op de dag zelf werkt een duidelijke inschrijftafel, een vaste tafelindeling en herkenbare markering van de ruiltafels beter dan mondelinge uitleg aan iedereen afzonderlijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Zaal en tafels reserveren
3
Evenement online aankondigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Ruilregels opstellen
2 personen
7
Deelnemers bevestigen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Tafelindeling maken
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Ruilkaarten en formulieren printen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
2 personen
17
Servies en glazen controleren
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
2 personen
20
Locatie openen
2 personen
21
Zaal controleren
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Tafelnummers plaatsen
2 personen
24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
25
Ruiltafels markeren
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Cateringpunt inrichten
2 personen
28
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Bezoekers registreren
2 personen
31
Deelnemers naar tafels verwijzen
2 personen
32
Ruilregels toelichten
33
Ruilbeurs begeleiden
3 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
38
Gevonden voorwerpen registreren
39
Laatste ruilronde aankondigen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Ruilmaterialen verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Materialen inpakken
2 personen
47
Locatie afsluiten
2 personen
48
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 85
Inschrijftafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Kassa
Geldkist
Rekenmachinesaantal 2

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Tangenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2
Thermometer

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 50
Tafelbordjesaantal 20
Pijlbordenaantal 10
Tafelnummersaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de zaal en tafels voordat je de ruilbeurs aankondigt. Tel per deelnemer hoeveel tafelruimte nodig is en houd extra ruimte vrij voor kledingrekken, stoelen en een aparte inschrijftafel.
Open het aanmeldformulier zodra datum en locatie vaststaan en vraag meteen naar dieetwensen en wat iemand wil ruilen. Bevestig deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je de tafelindeling en tafelnummers kunt afronden.
Stuur de ruilregels samen met de deelnemersinformatie, niet pas bij binnenkomst. Vermeld concreet hoeveel items iemand mag meenemen, wat wel en niet wordt geaccepteerd en hoe onverruilde spullen na afloop worden afgehandeld.
Maak minstens één week vooraf een boodschappen- en materialencontrole. Controleer niet alleen borden, glazen en bestek, maar ook verlengsnoeren, stekkerdozen, koffiezetapparaten, waterkokers, afvalbakken en voldoende ruilkaarten.
Open de locatie minimaal 60 minuten voor de start. Zet eerst tafels en stoelen neer, plaats daarna tafelnummers en pijlborden, richt de inschrijftafel in en markeer de ruiltafels voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tafels heb je nodig voor een ruilbeurs?: Reken per deelnemer op een eigen plek of afgesproken tafelruimte en tel daar minimaal 1 inschrijftafel en ruimte voor kledingrekken bij op. Maak de definitieve indeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 7 dagen voor de beurs.
Wanneer moet je een ruilbeurs aankondigen?: Kondig de beurs aan zodra datum, locatie en basisregels vaststaan, meestal 3 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de start, zodat je deelnemers, tafelnummers en materialen kunt controleren.
Wat moet je vooraf regelen voor een kledingruilbeurs?: Regel minimaal tafels, stoelen, kledingrekken, naamkaartjes, ruilkaarten en duidelijke ruilregels. Controleer daarnaast 3 tot 5 dagen vooraf de servies- en koffiebenodigdheden, stroompunten en afvalbakken.
Hoe laat moet je aanwezig zijn op een ruilbeurs?: Open de locatie minimaal 60 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor zaalcontrole en het opstellen van tafels en stoelen; reserveer daarna ongeveer 30 minuten voor inschrijving, tafelnummers en ruilmarkeringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.