Zo organiseer je een rugbytoernooi

Begin met de datum, het veld en het toernooiformat; die drie bepalen de rest van je planning. Reserveer daarna kleedkamers, leg scheidsrechters en EHBO vast en open de inschrijving met duidelijke regels. Zodra de teams binnen zijn, maak je het wedstrijdschema en verzamel je dieetwensen, contactgegevens en parkeerinformatie. Plan de wedstrijddag vervolgens per rol: registratie, veldbeheer, scores, catering en communicatie. Controleer in de laatste week het weer, de materialenvoorraad en de definitieve teamindeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toernooidatum bevestigen
2 personen
2
Sportveld reserveren
3
Kleedkamers reserveren
4
Scheidsrechters vastleggen
5
Toernooiformat bepalen
2 personen
6
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
7
Deelnameregels opstellen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Contactgegevens teams controleren
13
Aanmeldingen bevestigen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Fluitisten instrueren
16
EHBO-bezetting regelen
17
Catering reserveren
18
Prijzen en bekers bestellen
19
Wedstrijdshirts regelen
20
Parkeerinformatie versturen
21
Weersverwachting controleren
22
Definitieve teams indelen
2 personen
23
Definitief speelschema versturen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Materialenvoorraad controleren
2 personen
26
Ontbrekende materialen bestellen
27
Wedstrijdkaarten printen
28
Teamregistratie printen
29
Routeborden voorbereiden
2 personen
30
Boodschappen doen
3 personen
31
Dranken koelen
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Materialen naar locatie brengen
3 personen
34
Terrein controleren
2 personen
35
Veld afzetten
3 personen
36
Speelvelden uitzetten
4 personen
37
Tafels opstellen
3 personen
38
Stoelen plaatsen
3 personen
39
Partytenten opbouwen
4 personen
40
Wedstrijdmateriaal klaarleggen
2 personen
41
Registratiebalie inrichten
2 personen
42
Cateringbuffet inrichten
3 personen
43
EHBO-punt inrichten
2 personen
44
Routeborden plaatsen
2 personen
45
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

46
Teamregistratie openen
3 personen
47
Teams naar kleedkamers wijzen
2 personen
48
Scheidsrechtersbriefing geven
2 personen
49
Openingsuitleg geven
50
Wedstrijden begeleiden
6 personen
51
Uitslagen registreren
2 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Blessures registreren
2 personen
56
Finalewedstrijd begeleiden
5 personen
57
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
58
Laatste consumptieronde serveren
3 personen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
61
Veldmaterialen verwijderen
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Koelboxen leegmaken
2 personen
66
Cateringresten afvoeren
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
70
Materialen terugbrengen
3 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Registratiebalie
Kleedkamerbankenaantal 12

Sportmateriaal

Rugbyballenaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 40
Veldvlaggenaantal 16
Doelpalenaantal 4
Veldmarkeringsverfaantal 4
Teamhesjesaantal 40
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Klembordenaantal 6
Teamshirtsaantal 8
Reservevetersaantal 20
Trainingsballennetaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4
Lamineerapparaat
Printer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsblokkenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8
Tafelkleedrollenaantal 4
Boodschappen

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Coldpacksetsaantal 4
Reddingsdekensaantal 6
Nitrilhandschoenenaantal 4

Decoratie

Toernooibanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 10
Teamtafelnummersaantal 8
Prijzenbekersaantal 3
Medaillesaantal 40

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koekenpannenaantal 2
Keukenlepelsaantal 4
Koelcontainersaantal 4

Tips

Leg het format vast voordat je inschrijvingen opent. Noteer het aantal teams, de speelduur, rusttijden en het aantal velden; daarmee voorkom je dat het schema later niet past.
Reserveer veld en kleedkamers tegelijk. Controleer minstens 6 weken vooraf of er genoeg ruimte is voor warming-up, registratie, materiaalopslag en de verwachte teams.
Wacht niet met officials en EHBO tot de laatste weken. Regel scheidsrechters, fluitisten en EHBO-bezetting zodra de datum vaststaat en stuur hun instructies uiterlijk 7 dagen vooraf.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de inschrijving sluit. Verstuur de teamindeling, aanvangstijden, parkeerinformatie en contactgegevens uiterlijk 3 dagen voor het toernooi.
Doe 2 controles: één week vooraf voor boodschappen en materialen, en op de ochtend zelf voor ballen, pionnen, veldmarkering, scoreborden, portofoons en opgeladen apparatuur. Leg ook reserveveters, powerbanks en een geprinte planning klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een rugbytoernooi organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken het veld en de kleedkamers, leg scheidsrechters en EHBO vast en open daarna de inschrijving.
Hoe maak je een wedstrijdschema voor een rugbytoernooi?: Bepaal eerst het aantal teams, velden, wedstrijdduur en rusttijd. Plan vervolgens per veld alle wedstrijden en houd minimaal 10 minuten wisseltijd tussen twee wedstrijden aan.
Wanneer verstuur je het definitieve speelschema?: Stuur het definitieve schema 3 dagen voor het toernooi. Verwerk dan de definitieve teams, aanvangstijden, parkeerinformatie en eventuele wijzigingen door het weer.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een rugbytoernooi?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 registratievrijwilliger, 1 score- of wedstrijdsecretaris per veld, 1 materiaalbeheerder en 1 aanspreekpunt voor catering en EHBO. Bij meerdere velden heb je per extra veld minstens 2 extra vrijwilligers nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.