Zo organiseer je een rondleiding door een kerk

Een goede kerkrondleiding begint niet bij de koffie, maar bij de inhoud en de route. Stem eerst de openingstijden af, controleer het verhaal en bepaal hoeveel bezoekers tegelijk meekunnen. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en rondleiders, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te ontvangen en af te vinken. Met een vrije, veilige route, duidelijke bewegwijzering en een korte teambriefing voorkom je de meeste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Rondleiding inhoud controleren
2 personen
2
Openingstijden afstemmen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bezoekerslijst opstellen
7
Route door kerk bepalen
2 personen
8
Rondleiders instrueren
2 personen
9
Reserveringen bevestigen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Programma's printen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Kerkzaal controleren
2 personen
14
Toiletten controleren
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen klaarzetten
3 personen
17
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
18
Koffiepunt inrichten
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Bewegwijzering ophangen
2 personen
21
Rondleidingsroute vrijmaken
2 personen
22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
23
Teambriefing houden
4 personen

Event

24
Bezoekers ontvangen
3 personen
25
Aanmeldingen afvinken
2 personen
26
Programma's uitdelen
2 personen
27
Rondleiding begeleiden
3 personen
28
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Hapjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
33
Avondbezoekers registreren
2 personen
34
Avondrondleiding begeleiden
3 personen
35
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

36
Servies verzamelen
2 personen
37
Koffiepunt afbreken
2 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Kerkruimtes schoonmaken
3 personen
41
Toiletten schoonmaken
2 personen
42
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
43
Materialen controleren
2 personen
44
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Lepeltjesaantal 50
Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Zaklampenaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20

Decoratie

Richtingsbordenaantal 10
Pijlenstickersaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Naambadgehoudersaantal 50
Programmafoldersaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Waterkannenaantal 4
Koffieroerstaafjeshouder
Drankdispensersaantal 2
Boodschappen

Tips

Bepaal de route voordat je bezoekers uitnodigt. Noteer per stop hoeveel mensen daar passen en plan bij meerdere groepen minimaal 10 minuten tussen twee vertrektijden.
Bevestig openingstijden en reserveringen uiterlijk 1 week vooraf. Een rondleiding die inhoudelijk klaar is maar niet op het juiste moment toegang heeft tot de kerk, loopt direct vast.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de bezoekerslijst 2 dagen vooraf. Zo kun je koffie, water en eventuele catering gericht klaarzetten in plaats van achteraf te improviseren.
Maak de ontvangsttafel compleet met bezoekerslijst, klemborden, pennen, naamkaartjes en programmafolders. Leg de materialen per groep klaar; dat bespaart tijd bij het afvinken en voorkomt zoeken bij binnenkomst.
Plan de teambriefing 30 minuten voor de ontvangst. Loop de route, veiligheidscontrole, taakverdeling en het gebruik van richtingsborden door; controleer ook toiletten, kerkzaal, verlengkabels en het koffiepunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerkrondleiding organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de openingstijden, route en rondleiders. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de rondleiding en bevestig reserveringen 1 week vooraf.
Hoeveel rondleiders heb je nodig voor een rondleiding door een kerk?: Reken op 1 rondleider per groep. Houd groepen bij voorkeur op maximaal 15 tot 20 bezoekers, zodat iedereen de uitleg kan horen en de route veilig kan volgen.
Wanneer maak je de bezoekerslijst voor een kerkrondleiding?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en sluit de lijst 2 dagen vooraf. Neem daarna dieetwensen, naamkaartjes en het aantal programmafolders mee in de voorbereiding.
Hoeveel tijd moet je vóór de rondleiding aanwezig zijn?: Zorg dat het team minimaal 60 minuten vóór de eerste groep aanwezig is. Gebruik de eerste 30 minuten voor zaal, route, koffie en bewegwijzering en houd daarna een briefing van 30 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.