Zo organiseer je een rolstoelrun
Begin met de datum, het parcours en de start- en finishlocatie. Controleer daarna niet alleen of de route vlak genoeg is, maar ook of deelnemers veilig kunnen draaien, passeren en rusten. Regel vroeg vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en medische ondersteuning; die onderdelen bepalen vaak de haalbaarheid. Daarna open je de inschrijving en werk je toe naar routeborden, startnummers, vrijwilligersinstructies en duidelijke deelnemersinformatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Evenementdatum vastleggen
2 personen
- 2
Parcours uitwerken
3 personen
- 3
Parcours toegankelijk controleren
3 personen
- 4
Vergunningen aanvragen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Start- en finishlocatie reserveren
- 7
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 8
Medische ondersteuning reserveren
- 9
Tijdregistratie regelen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen openen
- 13
Promotie online plaatsen
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Routekaart publiceren
- 17
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 18
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
- 19
Deelnemersinformatie versturen
- 20
Startnummers ontwerpen
- 21
Startnummers afdrukken
2 personen
- 22
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 23
Medaillelabels voorbereiden
2 personen
- 24
Catering bestellen
- 25
Materiaal reserveren
- 26
Verkeersposten indelen
2 personen
- 27
Weersverwachting controleren
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 30
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Event
- 31
Locatie vrijmaken
4 personen
- 32
Verkeersafzettingen plaatsen
6 personen
- 33
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
- 34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 35
Tent en infopunt opbouwen
4 personen
- 36
Routepijlen plaatsen
6 personen
- 37
Drinkposten inrichten
4 personen
- 38
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
- 39
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 40
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 41
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 42
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 44
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 45
Startpakketten uitdelen
4 personen
- 46
Parkeerplaatsen begeleiden
4 personen
- 47
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
- 48
Openingswoord verzorgen
- 49
Rolstoelrun starten
3 personen
- 50
Routeposten bemannen
12 personen
- 51
Tijdregistratie uitvoeren
3 personen
- 52
Deelnemers begeleiden
8 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Hapjes serveren
3 personen
- 55
Medaille-uitreiking begeleiden
3 personen
- 56
Finishers registreren
2 personen
- 57
Bezoekers informeren
2 personen
- 58
Afvalpunten legen
2 personen
- 59
Route afsluiten
6 personen
- 60
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 61
Catering opruimen
4 personen
- 62
Meubilair afbreken
5 personen
- 63
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
- 64
Routeborden ophalen
4 personen
- 65
Afval verzamelen
4 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Materialen terugbrengen
4 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 70
Deelnemersbedankje versturen
- 71
Uitslagen publiceren
- 72
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Inklaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Tafelkleedjesaantal 12
- Podiumblokkenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Finishlintenaantal 150
- Herinneringsmedaillesaantal 150
- Routepijlenaantal 40
- Kilometerbordenaantal 6
- Afzethekkenaantal 30
- Verkeerskegelsaantal 80
- Waarschuwingsbordenaantal 20
- Startmat
- Finishmat
- Drinkbekersaantal 600
- Drinkkrattenaantal 12
- Koelboxenaantal 6
- Thermodekensaantal 20
- Reservebandenaantal 10
- Handpompenaantal 4
- Rolstoelgereedschapssetsaantal 3
- Borgingsriemenaantal 12
- Stopwatchesaantal 6
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 40
Apparatuur
- Geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Laptop
- Printer
- Tijdregistratiescanneraantal 2
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
- Zaklampenaantal 12
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 100
- Herbruikbare glazenaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Herbruikbaar bestekaantal 150
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 6
- Scharenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalgrijpersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- EHBO-koffersaantal 3
- Brandblussersaantal 3
Decoratie
- Startfinishboog
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Evenementbannersaantal 6
- Pijlbannersaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop het parcours minimaal één keer volledig na met een rolstoel en controleer hellingen, smalle doorgangen, losse ondergrond en oversteekplaatsen. Leg knelpunten vast op de routekaart en plan waar ondersteuning nodig is.
- Vraag vergunningen, verkeersmaatregelen en medische ondersteuning ruim vóór de evenementdatum aan. Houd hiervoor bij voorkeur minstens 8 weken voorbereidingstijd aan, omdat één ontbrekende toestemming de route kan blokkeren.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 1 week vooraf definitief. Plan aparte mensen voor start, finish, routeposten, tijdregistratie, bevoorrading en technische hulp bij bijvoorbeeld een lekke band.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de run. Vermeld daarin de routekaart, starttijd, bereikbaarheid, parkeer- en uitstapinformatie, wat deelnemers zelf meenemen en hoe zij hulp kunnen krijgen.
- Test de tijdregistratie en geluidsset vóór de start met een volledige proef. Leg startnummers, veiligheidsspelden, routepijlen, kilometerborden, afzethekken, drinkpunten en reserveonderdelen per post klaar in afzonderlijke bakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rolstoelrun organiseren?
- Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Regel de datum, locatie, vergunningen, verzekering en medische ondersteuning in de eerste 8 weken; daarna kun je inschrijving, promotie en materiaal afronden.
- Waar moet een rolstoelrun aan voldoen?
- Het parcours moet toegankelijk en veilig controleerbaar zijn over de volledige afstand. Controleer ondergrond, hellingen, breedte, oversteekplaatsen en rustpunten minimaal 2 keer: eerst bij het uitwerken en nogmaals vlak voor de run.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een rolstoelrun?
- Het aantal hangt af van de route en het aantal kruisingen, maar plan per routepost minimaal 2 vrijwilligers. Voeg daarnaast aparte bezetting toe voor start en finish, tijdregistratie, medische ondersteuning en technische hulp.
- Wanneer stuur je deelnemersinformatie voor een rolstoelrun?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 5 dagen voor de start en herhaal belangrijke wijzigingen binnen 24 uur. Voeg de routekaart, starttijd, bereikbaarheid, parkeerinformatie, contactgegevens en instructies voor hulp toe.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!