Organiser une course en fauteuil roulant, étape par étape

Une course en fauteuil roulant se prépare d’abord sur le terrain, pas dans le logiciel d’inscription. Commencez par un parcours praticable, vérifiez chaque passage avec des utilisateurs de fauteuil et obtenez les autorisations nécessaires. Ensuite, sécurisez le départ et l’arrivée, prévoyez le suivi médical et le chronométrage, puis recrutez assez de bénévoles pour les points sensibles. Les informations envoyées aux participants doivent préciser les obstacles, les horaires, l’accès et les besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l'événement
2 personnes
2
Concevoir le parcours
3 personnes
3
Vérifier l’accessibilité du parcours
3 personnes
4
Demander les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
7
Demander des mesures de circulation
8
Réserver un soutien médical
9
Gérer le suivi du temps
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir les inscriptions
13
Publier la promotion en ligne
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
2 personnes
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Publier la carte du parcours
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
19
Envoyer les informations aux participants
20
Concevoir les dossards
21
Imprimer les dossards
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
24
Commander le catering
25
Réserver le matériel
26
Répartir les postes de circulation
2 personnes
27
Vérifier les prévisions météo
28
Faire les courses
3 personnes
29
Composer les kits de démarrage
4 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes

Événement

31
Dégager le lieu
4 personnes
32
Mettre en place des barrières de circulation
6 personnes
33
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Monter la tente et le point d’information
4 personnes
36
Installer les flèches d'orientation
6 personnes
37
Installer les points d’eau
4 personnes
38
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
39
Tester le matériel sonore
2 personnes
40
Préparer les dossards
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Accueillir les participants
4 personnes
45
Distribuer les kits de départ
4 personnes
46
Encadrer les places de parking
4 personnes
47
Guider le public vers les tribunes
4 personnes
48
Faire le discours d’ouverture
49
Lancer la course en fauteuil roulant
3 personnes
50
Doter les postes du parcours en personnel
12 personnes
51
Effectuer le chronométrage
3 personnes
52
Accompagner les participants
8 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Assurer la remise des médailles
3 personnes
56
Enregistrer les arrivants
2 personnes
57
Informer les visiteurs
2 personnes
58
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
59
Fermer le parcours
6 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Démonter le mobilier
5 personnes
63
Retirer les matériaux de signalisation
6 personnes
64
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Rapporter le matériel
4 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Envoyer un message de remerciement aux participants
71
Publier les résultats
72
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 40
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 12
Blocs de podiumqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Rubans d’arrivéeqté 150
Médailles souvenirqté 150
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 6
Barrières de sécuritéqté 30
Cônes de signalisationqté 80
Panneaux d'avertissementqté 20
Tapis de départ
Tapis d'arrivée
Gobeletsqté 600
Cagettes de boissonsqté 12
Glacièresqté 6
Marqueurs thermiquesqté 20
Pneus de secoursqté 10
Pompes à mainqté 4
Kits d’outils pour fauteuil roulantqté 3
Sangles d'arrimageqté 12
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Ordinateur portable
Imprimante
Scanner de chronométrageqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 3

Décoration

Arche de départ et d'arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières de l’événementqté 6
Bannières fléchéesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Testez le parcours avec un fauteuil avant d’ouvrir les inscriptions : vérifiez notamment la largeur des passages, les pentes, les revêtements et les zones où un accompagnement peut être nécessaire.
Traitez les autorisations et l’assurance plusieurs semaines avant l’épreuve. Les mesures de circulation, les barrières et les panneaux d’avertissement ne se règlent pas la veille.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que de les placer uniquement au départ et à l’arrivée. Chaque point de direction, ravitaillement ou difficulté doit avoir un responsable identifiable et un moyen de communication.
Envoyez la carte du parcours et les consignes au moins 7 jours avant la course. Demandez à l’inscription les besoins alimentaires et les adaptations nécessaires afin de ne pas improviser le jour même.
Préparez le matériel de dépannage avant l’installation : pompes, pneus de secours, sangles d’arrimage et kits d’outils doivent être accessibles, tandis que les tapis de départ et d’arrivée doivent être posés sans créer de ressaut.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course en fauteuil roulant ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un parcours public. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, le soutien médical, les bénévoles et la communication.
Comment vérifier qu’un parcours est accessible en fauteuil roulant ?: Faites un repérage complet, puis un test réel avec un fauteuil au moins 4 semaines avant l’événement. Contrôlez les pentes, la largeur, les sols, les bordures, les toilettes et chaque changement de direction.
Combien de bénévoles faut-il pour une course en fauteuil roulant ?: Le nombre dépend des points de sécurité, mais prévoyez au minimum un bénévole par point de direction ou zone à risque, plus une équipe au départ, à l’arrivée et au ravitaillement. Finalisez la répartition 7 jours avant la course.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les horaires, la carte, l’accès au départ, les consignes de sécurité et les coordonnées utiles entre 7 et 10 jours avant l’événement. Faites un rappel 24 à 48 heures avant si des changements sont possibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.