Zo organiseer je een robotkamp zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en de groepsgrootte; die bepalen hoeveel teams, begeleiders en werkstations je nodig hebt. Werk daarna terug vanaf de starttijd: regel inschrijvingen, toestemmingen en noodcontacten voordat je programma definitief maakt. Test robots, tablets en laptops vooraf en sorteer alle materialen per team. Op de dag zelf draait alles om een korte registratie, duidelijke teamindeling en een werkplek waar kabels, accu’s en opdrachten direct klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Contactgegevens controleren
2 personen
7
Toestemmingen verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten bundelen
9
Teams en begeleiders indelen
2 personen
10
Robotopdrachten voorbereiden
3 personen
11
Programmeerkaarten printen
12
Naamlabels en teamkaarten maken
13
Apparatuur testen
2 personen
14
Reserveringen bevestigen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen per team sorteren
3 personen
17
Robotaccu's opladen
2 personen
18
Eten en drinken koelen
2 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
20
Werkstations inrichten
4 personen
21
Registratietafel klaarzetten
2 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

24
Deelnemers ontvangen
3 personen
25
Aanwezigheid registreren
2 personen
26
Naamlabels uitdelen
2 personen
27
Programma en regels uitleggen
2 personen
28
Teams samenstellen
3 personen
29
Robotonderdelen uitdelen
4 personen
30
Robotbouw begeleiden
6 personen
31
Pauzedrankjes uitdelen
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Robotprogramma's testen
5 personen
34
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
35
Diner serveren
4 personen
36
Allergievrije maaltijden uitdelen
2 personen
37
Servies verzamelen
3 personen
38
Robotwedstrijd begeleiden
5 personen
39
Finalescores registreren
2 personen
40
Presentaties begeleiden
3 personen
41
Prijzen en certificaten uitdelen
2 personen
42
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

43
Werkstations leegmaken
4 personen
44
Robotonderdelen tellen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Ruimte schoonmaken
4 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Materialen opbergen
3 personen
50
Geleende spullen retourneren
2 personen
51
Verloren voorwerpen sorteren
52
Ouders een bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Robotbouwsetsaantal 10
Tabletsaantal 10
Laptopsaantal 4
USB-opladersaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Beamer
Projectiescherm
Draadloze speaker
Microfoon

Sportmateriaal

Wedstrijdmat
Pionnenaantal 20
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Afzetlintaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmessenaantal 3
Sserveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Koffiekopjesaantal 20
Serveerschalenaantal 8

Decoratie

Naamlabelsaantal 40
Teamkaartenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 30
Vlaggenlijnaantal 3
Certificatenaantal 35
Prijzenaantal 10

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Catering

Thermoskannenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan het programma in blokken van 45 tot 60 minuten. Zet tussen robotopdrachten 10 minuten voor uitleg, testen en het oplossen van materiaalproblemen.
Verzamel toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer de contactgegevens nog een keer voordat je de deelnemerslijst afdrukt.
Maak per team een eigen bak of stapel met een robotbouwset, programmeerkaarten, naamlabels en teamkaart. Zo hoef je bij de start niet 41 losse spullen over tafels te verdelen.
Laad alle robotaccu’s de avond ervoor op en test elke tablet, laptop, USB-oplader, stekkerdoos en verlengkabel. Houd minimaal één vrije stroomaansluiting per werkstation over.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor ontvangst in met de deelnemerslijst, naamlabels en noodcontacten. Controleer daarna de wedstrijdmat, pionnen, afzetlinten en looproutes op struikelgevaar.

Veelgestelde vragen

Hoeveel begeleiders heb je nodig voor een robotkamp?: Reken op minimaal één begeleider per 6 tot 8 deelnemers, afhankelijk van hun leeftijd en ervaring. Wijs daarnaast één persoon aan voor registratie en één persoon die techniek en veiligheid bewaakt.
Wanneer moet je de uitnodigingen voor een robotkamp versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding, dieetwensen, toestemming en noodcontacten en sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor het kamp.
Hoe lang duurt een robotkamp?: Plan voor een compact robotkamp 4 tot 6 uur, inclusief ontvangst, pauze en afsluiting. Houd per robotopdracht 45 tot 60 minuten aan en reserveer minstens 30 minuten voor opbouw en testen.
Wat moet je de avond voor een robotkamp controleren?: Controleer alle robots, accu’s, tablets en laptops en laad de accu’s volledig op. Sorteer de materialen per team, koel eten en drinken en leg het programma, de deelnemerslijst en noodcontacten klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.