Cómo organizar un campamento de robots sin improvisar

Un campamento de robots combina trabajo técnico, competición y supervisión, así que conviene organizarlo por fases. Empieza cerrando la fecha, el lugar y el horario; después controla las inscripciones, los permisos y la composición de los equipos. La semana anterior se prueban robots, tablets, portátiles y conexiones, y se separan los materiales por equipo. El día del campamento, la recepción, el control de seguridad y los puestos de trabajo deben estar listos antes de que llegue el primer participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear el programa y el horario
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar datos de contacto
2 personas
7
Recopilar los permisos
2 personas
8
Reunir los contactos de emergencia
9
Asignar equipos y acompañantes
2 personas
10
Preparar las tareas del robot
3 personas
11
Imprimir tarjetas de programación
12
Hacer etiquetas con nombres y tarjetas de equipo
13
Probar el equipo
2 personas
14
Confirmar las reservas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Clasificar materiales por equipo
3 personas
17
Cargar las baterías de los robots
2 personas
18
Enfriar comida y bebida
2 personas
19
Montar mesas y sillas
4 personas
20
Montar los puestos de trabajo
4 personas
21
Preparar la mesa de registro
2 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

24
Recepción de participantes
3 personas
25
Registrar la asistencia
2 personas
26
Repartir etiquetas con nombre
2 personas
27
Explicar el programa y las normas
2 personas
28
Formar equipos
3 personas
29
Repartir piezas de robots
4 personas
30
Acompañar la construcción de robots
6 personas
31
Repartir las bebidas del descanso
2 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Probar los programas del robot
5 personas
34
Preparar el bufé de cena
4 personas
35
Servir la cena
4 personas
36
Repartir comidas sin alérgenos
2 personas
37
Recoger la vajilla
3 personas
38
Coordinar el concurso de robots
5 personas
39
Registrar las puntuaciones finales
2 personas
40
Coordinar presentaciones
3 personas
41
Repartir premios y certificados
2 personas
42
Hacer que los participantes salgan con seguridad
3 personas

Seguimiento

43
Vaciar los puestos de trabajo
4 personas
44
Contar las piezas del robot
3 personas
45
Lavar la vajilla
3 personas
46
Recoger la basura
3 personas
47
Limpiar el espacio
4 personas
48
Apagar el equipo
2 personas
49
Guardar los materiales
3 personas
50
Devolver los objetos prestados
2 personas
51
Clasificar los objetos perdidos
52
Enviar un mensaje de agradecimiento a los padres

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 36
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Equipo

Kits de construcción de robotscant. 10
Tabletscant. 10
Portátilescant. 4
Cargadores USBcant. 12
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz inalámbrico
Micrófono

Material deportivo

Alfombra de competición
Conoscant. 20
Cintas métricascant. 4
Cronómetroscant. 4
Cinta de balizamientocant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Pinzas de serviciocant. 4
Cucharonescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Tazas de cafécant. 20
Bandejas de servircant. 8

Decoración

Etiquetas con nombrescant. 40
Tarjetas de equipocant. 12
Mantelescant. 8
Globoscant. 30
Guirnalda de banderinescant. 3
Certificadoscant. 35
Premioscant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Catering

Termoscant. 3
Jarras de aguacant. 4
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Usa ese mismo plazo para comprobar teléfonos, contactos de emergencia y permisos de cada participante.
Prepara los equipos antes de imprimir las tarjetas de programación y las tarjetas con nombres. Así puedes asignar acompañantes y repartir los kits sin rehacer etiquetas el mismo día.
Prueba cada robot, tablet y portátil entre 2 y 3 días antes. Comprueba también cargadores USB, regletas, alargadores, proyector, altavoz y micrófono en el lugar donde se utilizarán.
Carga las baterías la noche anterior y clasifica los materiales por equipo en bandejas o zonas identificadas. Deja una reserva de cables y componentes para resolver fallos sin detener la actividad.
Monta los puestos de trabajo, la mesa de registro y la zona de competición con tiempo suficiente para hacer un control de seguridad. Deja libres los pasillos y fija los cables antes de abrir la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un campamento de robots?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el programa y enviar las invitaciones. Deja la última semana para inscripciones, permisos, equipos y compras.
¿Cuándo se deben probar los robots y los ordenadores?: Haz una primera prueba entre 2 y 3 días antes y repítela la víspera si el equipo se ha transportado. Comprueba baterías, cargadores, conexiones y el software de cada puesto.
¿Cuándo hay que pedir los permisos y los contactos de emergencia?: Solicítalos al confirmar la inscripción y fija una fecha límite de 7 días antes del campamento. No cierres la asignación de equipos hasta saber qué participantes tienen la documentación completa.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el espacio?: Reserva al menos 2 horas antes de la llegada para montar mesas, sillas, puestos de trabajo, registro y competición. Añade 30 minutos para la revisión de seguridad y una prueba rápida del sonido y la proyección.

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