Zo organiseer je een rivierzwemtocht
Begin een rivierzwemtocht niet met de inschrijving, maar met de route en de veiligheid. Leg eerst de zwemafstand, start- en finishlocatie en deelnemerslimiet vast. Controleer daarna de waterkwaliteit en regel vergunningen, hulpdiensten, verkeersmaatregelen en reddingsboten. Pas wanneer die basis staat, publiceer je het inschrijfformulier en werk je toe naar startgroepen, deelnemersinformatie en de inrichting van start en finish.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Evenementdatum vastleggen
- 2
Zwemroute bepalen
3 personen
- 3
Waterkwaliteit controleren
2 personen
- 4
Vergunning aanvragen
- 5
Melding bij hulpdiensten doen
- 6
Start- en finishlocatie reserveren
- 7
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 8
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 9
Ontruimingsplan maken
2 personen
- 10
Deelnemerslimiet vaststellen
2 personen
- 11
Inschrijfformulier publiceren
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Noodcontacten registreren
2 personen
- 16
Startgroepen indelen
2 personen
- 17
Deelnemersinformatie versturen
- 18
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
- 19
Reddingsboten reserveren
- 20
EHBO-bezetting vastleggen
- 21
Catering bestellen
2 personen
- 22
Huurmaterialen bevestigen
- 23
Weersverwachting volgen
- 24
Deelnemerslijst afdrukken
- 25
Startnummers sorteren
2 personen
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 29
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 30
Terrein inspecteren
3 personen
- 31
Partytenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 33
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 34
Finishzone afzetten
3 personen
- 35
Startlijn markeren
3 personen
- 36
Boeien in het water plaatsen
4 personen
- 37
Routeborden plaatsen
3 personen
- 38
Reddingsboten controleren
3 personen
- 39
EHBO-post inrichten
2 personen
- 40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 41
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 42
Vrijwilligers briefen
3 personen
Event
- 43
Inschrijvingen controleren
3 personen
- 44
Startnummers uitdelen
3 personen
- 45
Kleding en tassen innemen
3 personen
- 46
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
- 47
Veiligheidsinstructies geven
3 personen
- 48
Startgroepen laten vertrekken
4 personen
- 49
Zwemroute bewaken
8 personen
- 50
Finishers registreren
3 personen
- 51
Medische hulp verlenen
3 personen
- 52
Warme dranken serveren
2 personen
- 53
Eten serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Handdoeken uitdelen
2 personen
- 56
Kleding en tassen teruggeven
3 personen
- 57
Publiek informeren
2 personen
- 58
Muziek verzorgen
- 59
Deelnemers huldigen
3 personen
- 60
Laatste zwemmers controleren
4 personen
Nazorg
- 61
Boeien uit het water halen
4 personen
- 62
Routeborden verwijderen
3 personen
- 63
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
- 64
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 65
Partytenten afbreken
4 personen
- 66
Afval verzamelen
4 personen
- 67
Terrein schoonmaken
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Koelboxen legen
2 personen
- 70
Materialen inventariseren
2 personen
- 71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 72
Gevonden spullen registreren
- 73
Gevonden spullen terugbezorgen
- 74
Uitslagen publiceren
- 75
Bedankbericht versturen
- 76
Vergunningen afmelden
- 77
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Inschrijftafelsaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
- Kledingbakkenaantal 12
Sportmateriaal
- Routeboeienaantal 20
- Startlijn
- Finishboog
- Startnummersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Badmutsenaantal 150
- Stopwatchesaantal 4
- Megafonenaantal 3
Veiligheid
- Reddingsbotenaantal 3
- Reddingsboeienaantal 10
- Reddingslijnenaantal 6
- Zwemvestenaantal 15
- EHBO-koffersaantal 3
- AED
- Nooddekensaantal 20
- Zaklampenaantal 8
- Veiligheidsvestenaantal 25
- Afzethekkenaantal 20
- Afzetlintaantal 8
- Verkeerskegelsaantal 20
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- Bouwlampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbaar bestekaantal 200
- Koffiekopjesaantal 100
- Thermoskannenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Waterkannenaantal 10
- Handdoekenaantal 40
Decoratie
- Routepijlenaantal 25
- Informatiebordenaantal 8
- Prijslintjesaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilsetsaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de zwemroute vroeg vast en controleer meerdere punten langs het traject. Noteer ook waar reddingsboten, reddingsboeien en EHBO snel kunnen komen; een routewijziging vlak voor de tocht werkt door in vergunningen en deelnemersinformatie.
- Regel vergunningen, de melding bij hulpdiensten en verkeersmaatregelen voordat je inschrijvingen opent. Houd hiervoor enkele maanden voorbereiding aan, omdat toestemming en afstemming met meerdere partijen nodig kunnen zijn.
- Maak de deelnemerslimiet op basis van je veiligheidsbezetting, niet alleen op basis van de breedte van de rivier. Plan reddingsboten, EHBO, verkeersregelaars en portofoons vóór je een maximumaantal publiceert.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Vermeld daarin starttijd, startgroep, route, kledingwissel, noodprocedure en wat deelnemers bij de start moeten meenemen; zo voorkom je veel vragen op de dag zelf.
- Werk de startlocatie en finishlocatie afzonderlijk uit. Zet inschrijftafels, kledingrekken en kledingbakken klaar, sorteer startnummers vooraf en plan de geluidsinstallatie, megafonen en draadloze microfoons voordat de eerste groep aankomt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een rivierzwemtocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, waterkwaliteit controleren, vergunningen aanvragen, start- en finishlocaties reserveren en veiligheidsbezetting regelen.
- Welke vergunning heb je nodig voor een rivierzwemtocht?
- Dat hangt af van de route, gemeente en het gebruik van de rivier. Controleer minimaal 3 maanden vooraf welke vergunning nodig is en of daarnaast een melding bij hulpdiensten en een aanvraag voor verkeersmaatregelen vereist zijn.
- Hoe bepaal je het aantal deelnemers aan een rivierzwemtocht?
- Koppel de limiet aan je veiligheidsplan: het aantal reddingsboten, reddingslijnen, EHBO’ers, verkeersregelaars en beschikbare ruimte bij start en finish. Leg de limiet vast vóór je het inschrijfformulier publiceert.
- Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een rivierzwemtocht?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de tocht en werk de weersverwachting tot de laatste 48 uur bij. Verstuur een aanvullende update als startgroepen, route of veiligheidsmaatregelen veranderen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!