Zo organiseer je een reünie zonder last-minute stress

Begin een reünie niet met versiering, maar met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen. Pas wanneer de definitieve gastenlijst bekend is, bereken je catering, maak je een tafelschikking en regel je naamkaartjes. Plan de laatste controle op de dag zelf ruim vóór aankomst: techniek voor de presentatie, koeling voor dranken en een duidelijke plek voor buffet, foto’s en allergeneninformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Herinnering aan genodigden sturen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
7
Tafelschikking bepalen
2 personen
8
Naamkaartjes maken
2 personen
9
Foto's en herinneringen verzamelen
3 personen
10
Muziekselectie samenstellen
11
Presentatie met oude foto's maken
2 personen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
3 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Allergenen bij gerechten markeren
18
Materialen naar locatie brengen
3 personen
19
Ruimte openen en controleren
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Buffettafels plaatsen
2 personen
22
Decoratie ophangen
3 personen
23
Fotohoek inrichten
2 personen
24
Presentatie en muziek testen
2 personen
25
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
26
Buffet en dranktafel inrichten
4 personen

Event

27
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
28
Gasten verwelkomen
3 personen
29
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Hapjes presenteren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Buffet aanvullen
3 personen
34
Presentatie met foto's verzorgen
2 personen
35
Groepsfoto maken
2 personen
36
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
37
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

38
Eten en drinken opruimen
3 personen
39
Servies en glazen afwassen
3 personen
40
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
43
Decoratie verwijderen
2 personen
44
Materialen terugbrengen
3 personen
45
Geleende spullen retourneren
2 personen
46
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptops
Beeldscherm
HDMI-kabel
Bluetoothspeakeraantal 2

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

Slingersaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Fotolijstenaantal 12
Vazenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare vaatdoekenaantal 12

Catering

Naamkaartjesaantal 90
Pennenaantal 12
Servettenaantal 200
Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 6 weken vooraf en vraag om een reactie uiterlijk 2 weken voor de reünie. Stuur daarna 7 dagen voor de bijeenkomst een herinnering; zo kun je de definitieve gastenlijst en cateringhoeveelheden op tijd afronden.
Maak de presentatie met oude foto’s uiterlijk 1 week vooraf en test laptop, beeldscherm en HDMI-kabel nogmaals op locatie. Zet ook de muziekselectie klaar en controleer het volume voordat de gasten binnenkomen.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor aanvang. Zet eerst tafels, stoelen en buffettafels neer, richt daarna de fotohoek in en leg als laatste naamkaartjes, servies en bestek op hun plaats.
Koel dranken minimaal 4 uur vooraf en gebruik koelboxen met koelelementen als er niet genoeg koelkastcapaciteit is. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen apart van het buffet, zodat de wachtrij niet door elkaar loopt.
Markeer allergenen vóór het buffet opengaat en houd gerechten met specifieke dieetwensen apart. Controleer ook of er per gast een dinerbord, dessertbord, glas, koffiekopje en bestekset beschikbaar is; tekorten vallen pas laat op als je pas tijdens het eten telt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een reünie organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Houd de laatste 2 weken voor bevestigde aantallen, dieetwensen, tafelschikking en de boodschappenplanning.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een reünie versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef 2 weken reactietijd. Stuur 7 dagen voor de reünie een herinnering naar mensen die nog niet hebben gereageerd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een reünie op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor het klaarzetten van tafels, stoelen, buffettafels, decoratie en de fotohoek. Test presentatie en muziek uiterlijk 30 minuten voordat de eerste gasten arriveren.
Wanneer bereid je eten en drinken voor een reünie?: Koel de dranken minimaal 4 uur vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag zelf. Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen zijn gesloten, bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de reünie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.