Zo organiseer je een repaircafé

Begin niet met gereedschap inkopen, maar met de capaciteit van je repaircafé. Bepaal hoeveel bezoekers je per uur kunt ontvangen, welke reparatiecategorieën je aankunt en hoeveel vrijwilligers daarvoor nodig zijn. Reserveer daarna de locatie en zet de aanmeldingen op, zodat je het rooster, de tafels en de materialen op werkelijke aantallen afstemt. De meeste problemen ontstaan wanneer apparaten, stroompunten en onderdelen pas op de dag zelf worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vrijwilligers werven
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Reparatiecategorieën inventariseren
2 personen
7
Vrijwilligersrooster maken
8
Gereedschap controleren
3 personen
9
Elektrische apparaten testen
2 personen
10
Verbruiksartikelen inkopen
2 personen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Aanmeldlijst afdrukken
13
Reparatietafels indelen
2 personen
14
Materialen naar locatie brengen
3 personen
15
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
16
Gereedschap per tafel klaarzetten
4 personen
17
Stroompunten veilig aansluiten
2 personen
18
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
19
Koffiepunt inrichten
2 personen
20
Veiligheidsmiddelen klaarleggen
2 personen
21
Bewegwijzering ophangen
2 personen
22
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

23
Inlooptafel bemensen
2 personen
24
Reparaties registreren
2 personen
25
Reparaties triëren
2 personen
26
Reparaties uitvoeren
10 personen
27
Wachtrij begeleiden
28
Koffie en thee serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Hapjes aanvullen
31
Werkplekken veilig houden
2 personen
32
Afval gescheiden verzamelen
33
Afgeronde reparaties uitgeven
2 personen

Nazorg

34
Gereedschap sorteren
3 personen
35
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Werkruimte schoonmaken
3 personen
38
Afval wegbrengen
2 personen
39
Materialen terugbrengen
3 personen
40
Geleende spullen retourneren
2 personen
41
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 24
Ontvangsttafel
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Gereedschapskoffersaantal 6
Multimetersaantal 4
Soldeerstationsaantal 4
Naaimachinesaantal 2
Strijkijzersaantal 2
Lijmpistolenaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Bureaulampenaantal 8
Batterijladersaantal 2
Stofzuiger
Kabelhaspel

Werkmateriaal

Werkmattenaantal 8
Bankschroevenaantal 4
Klemmenaantal 8
Sorteerbakkenaantal 12
Onderdelenbakkenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Stofmaskersaantal 20
Kabelmattenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 30
Glazenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Decoratie

Informatiebordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Nummerkaartjesaantal 100
Etikettenvellenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Printpapier

Catering

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Koelboxenaantal 2
Theedoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan per reparatietafel één duidelijke categorie en koppel daar een vaste vrijwilliger aan. Houd daarnaast minstens één persoon vrij voor triage en ontvangst, zodat reparateurs niet steeds worden onderbroken.
Test elektrische apparaten en gereedschap uiterlijk één week vooraf. Controleer vooral multimeters, soldeerstations, verlenghaspels en stekkerdozen; op de dag zelf hoort alleen een korte laatste controle over te blijven.
Maak de aanmeldlijst met naam, reparatiecategorie en eventuele bijzonderheden uiterlijk één dag vooraf definitief. Reserveer per bezoeker een realistisch tijdsblok en laat ruimte voor uitloop bij ingewikkelde reparaties.
Richt de ruimte in met een aparte ontvangstbalie, koffiepunt en werkzone. Leg veiligheidsbrillen, handschoenen en stofmaskers per werktafel klaar en werk kabels weg met kabelmatten voordat bezoekers binnenkomen.
Geef vrijwilligers vóór de opening een briefing van 15 minuten. Spreek af wie reparaties registreert, wie bepaalt of iets veilig te testen is en wanneer een apparaat wordt doorverwezen in plaats van verder gedemonteerd.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een repaircafé?: Reken voor een kleinschalig repaircafé op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor triage en 1 reparateur per actieve tafel. Bij vier reparatietafels kom je dus uit op ongeveer 6 vrijwilligers, exclusief opbouw en koffiepunt.
Hoe lang van tevoren moet je een repaircafé organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie en vrijwilligers. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en leg het rooster, de boodschappen en de materiaalcontrole uiterlijk 1 week vooraf vast.
Hoeveel reparaties kan een repaircafé per uur aannemen?: Plan gemiddeld 2 tot 3 eenvoudige reparaties per tafel per uur. Voor elektrische apparaten of naaiwerk is 1 tot 2 reparaties per tafel per uur realistischer, omdat testen, diagnose en registratie extra tijd kosten.
Hoe richt je de tafels in voor een repaircafé?: Zet per reparatietafel het passende gereedschap, een werkmat, onderdelenbakken en veiligheidsmiddelen klaar. Houd minimaal één vrije doorgang en plaats stroompunten zo dat verlenghaspels en kabels niet over looproutes liggen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.