Zo organiseer je een regionale kerstmarkt

Begin met datum en locatie en werk daarna in vaste blokken: vergunningen, kraamhouders, bezoekerswerving en uitvoering. Een regionale kerstmarkt vraagt vooral om vroeg inzicht in kramen, stroompunten, vrijwilligers en weersrisico’s. Leg afspraken schriftelijk vast en maak de kraamindeling voordat je apparatuur en bewegwijzering regelt. In de laatste week draait alles om testen, informeren en klaarzetten, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Inschrijvingen van kramen verwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Posters verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamindeling maken
2 personen
11
Stroompunten inventariseren
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Kraamhouders informeren
2 personen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Contactlijst afdrukken
17
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
18
Naamkaartjes maken
2 personen
19
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Kerstverlichting testen
2 personen
24
Weersverwachting controleren

Event

25
Terrein markeren
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Kramen plaatsen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Stroomkabels aansluiten
2 personen
30
Kerstverlichting ophangen
3 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Cateringkraam inrichten
3 personen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Hapjes uitstallen
3 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
38
Kassa controleren
2 personen
39
Vrijwilligers instrueren
2 personen
40
Kraamhouders ontvangen
2 personen
41
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
3 personen
43
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
44
Warme dranken serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Servies verzamelen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Koffiepunt schoonhouden
50
Bezoekersstromen controleren
2 personen
51
Verloren voorwerpen verzamelen
52
Verlichting controleren
53
Laatste bezoekers informeren
2 personen
54
Kassa afsluiten
2 personen
55
Kraamhouders laten uitladen
3 personen

Nazorg

56
Kramen afbouwen
4 personen
57
Partytenten afbreken
4 personen
58
Meubilair verzamelen
4 personen
59
Decoratie verwijderen
3 personen
60
Stroom uitschakelen
2 personen
61
Afval sorteren
3 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Sanitair schoonmaken
2 personen
65
Materialen controleren
2 personen
66
Materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
68
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
69
Kassaopbrengst afstorten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 8
Tafelkleedhoezenaantal 16
Kraamafscheidingenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Warmhoudketelsaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 6
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soeppannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerbladenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiebekersaantal 200
Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 180
Theelepelsaantal 100
Suikerbakjesaantal 4

Decoratie

Kerstballenaantal 100
Kerstslingersaantal 12
Kerstbomenaantal 4
Kerstboomrokkenaantal 4
Decoratieve cadeaudozenaantal 12
Kunstsneeuwaantal 6
Kerstkransenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 16
Naamkaartjesaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Infobordenaantal 6
Afbaklintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel vergunningen en terreinindeling minimaal 8 weken vooraf. Controleer tegelijk waar partytenten, marktkramen en kabelmatten mogen staan en houd ruimte vrij voor looproutes en hulpdiensten.
Benader kraamhouders vroeg en sluit de inschrijvingen uiterlijk 3 weken voor de markt. Vraag per kraam naar stroombehoefte, verkoopmateriaal en dieetwensen, zodat je de indeling en catering daarop kunt afstemmen.
Maak de kraamindeling pas definitief nadat je alle stroompunten hebt geïnventariseerd. Apparatuur zoals koffiezetapparaten, waterkokers en warmhoudketels kan niet zonder controle op één stekkerdoos worden aangesloten.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef iedere coördinator een contactlijst. Gebruik portofoons voor terreinvragen en druk het draaiboek uiterlijk één dag vooraf af.
Test kerstverlichting, pinapparaat, kassa en verlengkabels uiterlijk de dag vóór de markt. Controleer die ochtend opnieuw de weersverwachting en zet verlichting, batterijlantaarns en partytenten klaar voor vroeg donker of slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een regionale kerstmarkt organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Kraamhouders, vrijwilligers en promotie regel je daarna uiterlijk 3 tot 8 weken voor de markt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een regionale kerstmarkt?: Reken per gelijktijdige zone minimaal 2 vrijwilligers: één voor bezoekers en één voor praktische vragen. Plan daarnaast een coördinator en wissel de vrijwilligers elke 2 tot 3 uur.
Wanneer maak je de kraamindeling van een kerstmarkt?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste kramen zijn bevestigd en leg haar uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer daarna nog één keer stroom, looproutes en ruimte voor partytenten.
Wat moet je de dag voor een kerstmarkt controleren?: Test verlichting, kassa, pinapparaat, kabels en apparatuur één dag vooraf. Zet ook bewegwijzering, naamkaartjes, wisselgeld en het afgedrukte draaiboek klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.