Zo organiseer je een Regiodag zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, het programma en een realistische schatting van het aantal deelnemers. Daarna regel je de locatie, uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers, zodat je tijdig weet hoeveel mensen komen en wie welke rol heeft. Verzamel dieetwensen en controleer contactgegevens voordat je het programma publiceert. In de laatste week draait het om materiaal, boodschappen, route-informatie en een plan voor slecht weer. Zo voorkom je dat naamkaartjes, koeling of sleuteloverdracht pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Deelnemersaantal inschatten
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Contactgegevens controleren
2 personen
8
Programma publiceren
2 personen
9
Vrijwilligers indelen
3 personen
10
Spelbegeleiders aanwijzen
2 personen
11
Reservering locatie bevestigen
12
Reservering materialen bevestigen
13
Vergunningen controleren
14
Sleuteloverdracht afspreken
15
Weersverwachting controleren
16
Programma aanpassen aan weer
3 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Routebeschrijving versturen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Koelproducten ophalen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
25
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
26
Techniek testen
2 personen
27
EHBO-materialen controleren
28
Draaiboek klaarleggen
29
Terrein inspecteren
3 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen plaatsen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Infopunt inrichten
2 personen
34
Inschrijfbalie klaarzetten
2 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
36
Spelvelden uitzetten
5 personen
37
Spelmateriaal per veld verdelen
4 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Geluidsset aansluiten
2 personen
40
Muziek testen
2 personen
41
Eetbuffet inrichten
4 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
4 personen
44
Lunchbuffet klaarzetten
4 personen
45
Afvalpunten plaatsen
2 personen
46
Toiletten controleren
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

48
Deelnemers ontvangen
4 personen
49
Aanwezigheid registreren
3 personen
50
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
51
Openingsprogramma begeleiden
3 personen
52
Groepen indelen
4 personen
53
Spelronde begeleiden
12 personen
54
Water uitdelen
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Tussendoortjes serveren
3 personen
57
Spelmateriaal wisselen
4 personen
58
Avondprogramma begeleiden
8 personen
59
Buffet op temperatuur houden
3 personen
60
Buffet serveren
5 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Koffie en thee serveren
3 personen
63
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
64
Avondactiviteit begeleiden
6 personen
65
Laatste ronde aankondigen
66
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

67
Afval verzamelen
5 personen
68
Eten en drinken opruimen
4 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
71
Geluidsset uitschakelen
2 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Spelmateriaal verzamelen
5 personen
74
Spelmateriaal schoonmaken
3 personen
75
Terrein schoonmaken
5 personen
76
Toiletten schoonmaken
2 personen
77
Partytenten afbreken
6 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende materialen retourneren
2 personen
80
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
83
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Informatiebalie
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 110
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 130
Vorkenaantal 130
Lepelsaantal 130
Koffielepeltjesaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Gasbrandersaantal 4
Gasflessenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Megaphone
Oplaadbare accu'saantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Serveerbladenaantal 10
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 130
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 8

Sportmateriaal

Voetballenaantal 6
Volleybalaantal 4
Frisbeesaantal 8
Touwtrektouwenaantal 2
Estafettestokkenaantal 12
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 12
Wateremmersaantal 8
Sponzenaantal 40
Blinddoekenaantal 12
Scorebordenaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 3
Pionnenlintaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met drie momenten: eerst datum en programma, daarna uitnodigingen en aanmeldingen, en in de laatste week de locatie, boodschappen en materialen. Plan de definitieve deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je catering en naamkaartjes niet op giswerk baseert.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en zet de antwoorden op één overzicht. Controleer ook telefoonnummers en e-mailadressen voordat je de routebeschrijving en het programma verstuurt.
Wijs vrijwilligers en spelbegeleiders vooraf per onderdeel toe en noteer wie de sleutel ontvangt. Reserveer locatie en materialen niet alleen mondeling: bevestig beide uiterlijk een week voor de Regiodag.
Maak naast het hoofdprogramma een weerplan. Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en bepaal waar partytenten, tafels en activiteiten komen als onderdelen naar binnen of onder overkapping moeten.
Koel dranken pas wanneer de opslag en stroomvoorziening geregeld zijn. Controleer vooraf of koelboxen, warmhoudbakken, koffiezetapparaten, verlengkabels en stekkerdozen samen op de locatie gebruikt kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Regiodag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de Regiodag, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een Regiodag?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, programma en locatie voldoende vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Geef een aanmeldtermijn van ongeveer 2 weken en stuur daarna het definitieve programma en de routebeschrijving.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Regiodag?: Maak per programmaonderdeel minimaal 1 verantwoordelijke en wijs daarnaast iemand aan voor ontvangst en praktische zaken. Bij meerdere spellen of gelijktijdige onderdelen heb je dus al snel 1 begeleider per activiteit plus 1 coördinator nodig.
Wanneer controleer je het weer voor een Regiodag?: Controleer de verwachting 5 tot 7 dagen vooraf en nogmaals de avond ervoor. Pas dan de indeling aan, bevestig de opstelling van partytenten of binnenruimtes en informeer deelnemers alleen als het programma daadwerkelijk verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.