Regionaltag organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Ein Regionaltag braucht vor allem eine klare Reihenfolge: Erst legst du Datum, Programm und erwartete Teilnehmerzahl fest, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die praktische Planung. Plane Helfer, Spielleiter, Material und Verpflegung nicht erst für die letzte Woche. Besonders bei Zelten, Technik, Kühlung und Genehmigungen entstehen sonst Lücken. Mit einem festen Zeitplan erkennst du früh, was bestätigt, bestellt oder vor Ort geprüft werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Teilnehmerzahl schätzen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
7
Kontaktdaten prüfen
2 Personen
8
Programm veröffentlichen
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
3 Personen
10
Spielleiter bestimmen
2 Personen
11
Reservierung der Location bestätigen
12
Materialreservierung bestätigen
13
Genehmigungen prüfen
14
Schlüsselübergabe vereinbaren
15
Wettervorhersage prüfen
16
Programm an das Wetter anpassen
3 Personen
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Wegbeschreibung versenden
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Kühlprodukte abholen
2 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Lagerbestände sortieren
2 Personen
25
Spielmaterial sammeln
3 Personen
26
Technik testen
2 Personen
27
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
28
Ablaufplan bereitlegen
29
Gelände inspizieren
3 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Infopunkt einrichten
2 Personen
34
Anmeldebereich vorbereiten
2 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
36
Spielfelder abstecken
5 Personen
37
Spielmaterial pro Feld verteilen
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Soundsystem anschließen
2 Personen
40
Musik testen
2 Personen
41
Speisebuffet einrichten
4 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Snacks vorbereiten
4 Personen
44
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

48
Teilnehmende empfangen
4 Personen
49
Anwesenheit erfassen
3 Personen
50
Namensschilder verteilen
2 Personen
51
Eröffnungsprogramm begleiten
3 Personen
52
Gruppen einteilen
4 Personen
53
Spielrunde betreuen
12 Personen
54
Wasser verteilen
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Snacks servieren
3 Personen
57
Spielmaterial austauschen
4 Personen
58
Abendprogramm betreuen
8 Personen
59
Buffet auf Temperatur halten
3 Personen
60
Buffet servieren
5 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
63
Preisverleihung betreuen
3 Personen
64
Abendprogramm betreuen
6 Personen
65
Letzte Runde ankündigen
66
Teilnehmende verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

67
Abfall sammeln
5 Personen
68
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
4 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
71
Soundsystem ausschalten
2 Personen
72
Dekoration entfernen
3 Personen
73
Spielmaterial sammeln
5 Personen
74
Spielmaterial reinigen
3 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Toiletten reinigen
2 Personen
77
Partyzelte abbauen
6 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
80
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
83
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 4
Informationsstand
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 110
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ScherenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GasbrennerAnz. 4
GasflaschenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
Megafon
AkkusAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServiertablettsAnz. 10
LebensmittelbehälterAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 130
StifteAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8

Sportmaterial

FußbälleAnz. 6
VolleyballAnz. 4
FrisbeesAnz. 8
TauziehseileAnz. 2
StaffelstäbeAnz. 12
KegelAnz. 40
ReifenAnz. 20
SpringseileAnz. 12
WassereimerAnz. 8
SchwämmeAnz. 40
AugenbindenAnz. 12
AnzeigetafelnAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
MessbänderAnz. 3
AbsperrbandAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3
GummihandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und grobe Teilnehmerzahl mindestens 8 Wochen vorher fest. Davon hängen Einladungen, Sitzplätze, Geschirr, Getränke und die Einteilung der Freiwilligen ab.
Schließe Anmeldungen etwa 10 bis 14 Tage vor dem Regionaltag ab. Prüfe danach Kontaktdaten und Ernährungswünsche, bevor du Einkaufsmengen und Essensausgabe planst.
Bestätige Location, Materialreservierungen und Schlüsselübergabe spätestens 2 Wochen vorher. Genehmigungen solltest du ebenfalls zu diesem Zeitpunkt geprüft haben, weil kurzfristige Änderungen bei Zelten oder Gasbrennern schwierig werden.
Plane für den Veranstaltungstag eine sichtbare Informationsstelle und drucke die Teilnehmerliste sowie Namensschilder am Vortag aus. Eine verschickte Wegbeschreibung reduziert Rückfragen und verspätete Ankünfte.
Prüfe die Wettervorhersage 3 bis 5 Tage vorher und entscheide dann über die Anpassung des Programms. Kühlprodukte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; Getränke und empfindliche Speisen bleiben bis dahin gekühlt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Regionaltag organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmer-Schätzung. Reservierungen, Einladungen und Genehmigungen brauchen oft mehrere Abstimmungsschritte.
Wann verschickt man die Einladungen für einen Regionaltag?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Regionaltag, damit Einkauf und Sitzordnung verlässlich geplant werden können.
Wie viele Helfer braucht man für einen Regionaltag?: Teile die Helfer spätestens 2 Wochen vorher festen Aufgaben zu und benenne zusätzlich eine verantwortliche Person für Programm und Spiele. Die genaue Zahl hängt von Teilnehmerzahl und Programmpunkten ab; plane aber keine Schichten, die nur mit einer einzigen Person besetzt sind.
Wann sollte man das Wetter beim Regionaltag prüfen?: Prüfe die Vorhersage erstmals eine Woche vorher und entscheide 3 bis 5 Tage vor dem Termin über Zelte, Außenprogramm und Alternativen. Am Veranstaltungstag reicht eine letzte Kontrolle morgens, bevor Material und Programm aufgebaut werden.

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