Organiser une journée régionale sans rien laisser au dernier moment

Une journée régionale se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le programme, puis les inscriptions, les réservations et la répartition des rôles. Prévoyez rapidement le nombre de participants pour dimensionner les tables, les chaises, les repas et les badges. Les derniers jours servent surtout à confirmer les accès, la météo, les besoins alimentaires et le matériel. Ce plan vous aide à passer de la coordination générale à l’installation et à l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Estimer le nombre de participants
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Vérifier les coordonnées
2 personnes
8
Publier le programme
2 personnes
9
Répartir les bénévoles
3 personnes
10
Désigner les animateurs du jeu
2 personnes
11
Confirmer la réservation du lieu
12
Confirmer la réservation du matériel
13
Vérifier les autorisations
14
Fixer la remise des clés
15
Vérifier les prévisions météo
16
Adapter le programme à la météo
3 personnes
17
Imprimer la liste des participants
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Envoyer les indications d'accès
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les produits frais
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Trier les denrées non périssables
2 personnes
25
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
26
Tester la technique
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Préparer le déroulé
29
Inspecter le site
3 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Aménager le point d’information
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Délimiter les zones de jeu
5 personnes
37
Répartir le matériel de jeu par terrain
4 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
40
Tester la musique
2 personnes
41
Installer le buffet
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
4 personnes
44
Mettre en place le buffet du déjeuner
4 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

48
Accueillir les participants
4 personnes
49
Enregistrer la présence
3 personnes
50
Distribuer les badges
2 personnes
51
Accompagner le programme d'ouverture
3 personnes
52
Répartir les groupes
4 personnes
53
Animer le tour de jeu
12 personnes
54
Distribuer de l'eau
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Servir des en-cas
3 personnes
57
Changer le matériel de jeu
4 personnes
58
Encadrer le programme du soir
8 personnes
59
Maintenir le buffet à température
3 personnes
60
Servir le buffet
5 personnes
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Servir le café et le thé
3 personnes
63
Animer la remise des prix
3 personnes
64
Animer l’activité du soir
6 personnes
65
Annoncer le dernier tour
66
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

67
Rassembler les déchets
5 personnes
68
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
69
Faire la vaisselle
4 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
71
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Rassembler le matériel de jeu
5 personnes
74
Nettoyer le matériel de jeu
3 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Démonter les tentes de fête
6 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
80
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
83
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 110
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 130
Fourchettesqté 130
Cuillèresqté 130
Petites cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Ciseauxqté 4

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Brûleurs à gazqté 4
Bouteilles de gazqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes mobilesqté 2
Microphoneqté 2
Mégaphone
Batteries rechargeablesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 130
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Volley-ballqté 4
Frisbeesqté 8
Cordes de tir à la cordeqté 2
Témoins de relaisqté 12
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 12
Seaux d'eauqté 8
Épongesqté 40
Masquesqté 12
Panneaux de scoreqté 8
Chronomètresqté 6
Mètres rubansqté 3
Ruban de signalisationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une version suffisamment détaillée pour annoncer les horaires, les activités et les informations pratiques, puis publiez le programme dès qu’il est confirmé.
Lancez les inscriptions assez tôt pour obtenir un nombre exploitable de participants. Demandez en même temps les besoins alimentaires et vérifiez les coordonnées avant d’imprimer la liste et les badges nominatifs.
Réservez le lieu et le matériel avant de répartir les bénévoles. Confirmez notamment les tentes, tables, chaises, sonorisation, microphone et alimentation électrique, puis fixez la remise des clés avec le responsable du site.
Préparez un plan d’accueil distinct du programme. Installez un bureau d’information, les badges et les indications d’accès ; une personne doit pouvoir répondre aux questions pendant que les autres bénévoles s’occupent de l’installation.
Vérifiez la météo quelques jours avant, puis adaptez le programme si nécessaire. Refroidissez les boissons, récupérez les produits frais et rassemblez le matériel de jeu la veille afin de ne pas cumuler les courses et l’installation le matin même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée régionale ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les inscriptions, les besoins alimentaires et les corrections de coordonnées.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée régionale ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée des participants pour monter les tentes, placer les tables et les chaises, installer l’accueil et tester le microphone. Ajoutez une heure si les réservations de matériel arrivent en plusieurs fois.
Quand confirmer la météo pour une journée régionale ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant. Ce délai permet encore d’adapter le programme, les espaces sous tente et l’organisation des bénévoles.
Quand préparer les boissons et les produits frais ?: Triez les denrées non périssables et vérifiez la liste des courses 2 à 3 jours avant. Achetez ou récupérez les produits frais la veille et mettez les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’accueil.

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