Zo organiseer je een publieksdag zonder last-minute chaos

Een publieksdag organiseren begint niet met posters of boodschappen, maar met een vast programma, een geschikte locatie en een realistische planning. Leg eerst vast hoeveel bezoekers je verwacht en welke activiteiten plaatsvinden. Controleer daarna vergunningen, meldingen en voorzieningen op het terrein. Pas wanneer de inschrijvingen binnenkomen, kun je vrijwilligers, catering, stoelen en materialen precies verdelen. Zo voorkom je lege tafels, te weinig koeling en een registratietafel waar niemand staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en activiteiten vastleggen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie online plaatsen
7
Posters verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Reserveringen maken
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Voorraad houdbare producten controleren
15
Tafels en stoelen bevestigen
16
Koeling en keukenmateriaal regelen
17
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
18
Plattegrond van het terrein maken
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Inschrijfformulieren afdrukken
21
Prijslijsten afdrukken
22
Contantgeld voorbereiden
23
Betaalapparaat testen
24
Vrijwilligersinstructies afdrukken
25
Telefoonnummers verzamelen
26
Weersverwachting controleren
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Groenten en fruit wassen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Allergenen apart verpakken
2 personen
33
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Informatiestand opbouwen
2 personen
36
Kraam voor donaties opbouwen
2 personen
37
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
38
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
39
Activiteitenhoeken inrichten
4 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
42
Geluid en microfoon testen
2 personen
43
Registratietafel klaarzetten
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
46
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

47
Registratiebalie bemannen
2 personen
48
Bezoekers welkom heten
2 personen
49
Informatie verstrekken
2 personen
50
Donaties registreren
2 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
52
Demonstraties begeleiden
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken uitgeven
2 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Buffet aanvullen
2 personen
58
Tafels afruimen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten controleren
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
62
Laatste donaties verwerken
2 personen

Nazorg

63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
67
Materialen sorteren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Afval afvoeren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Opbrengst veilig afstorten
2 personen
73
Aanmeldgegevens archiveren
74
Dankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 6
Kleedkamerscherm

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Betaalapparaat
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Decoratieve bordjesaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Informatiebannersaantal 4
Donatieboxenaantal 3

Sportmateriaal

Ballenaantal 12
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 8
Spelkaartenaantal 6
Bordspellenaantal 8
Knutseltafellopersaantal 4
Kleurpotlodenaantal 60
Knutselmappenaantal 30
Scharenaantal 12
Lijmsticksaantal 24
Verfkwastenaantal 24
Verfbakjesaantal 12
Touwtrektouw
Kegelsaantal 12
Kleurplatenaantal 150
Gekleurd papieraantal 500
Stiftenaantal 60
Plakbandaantal 12
Schortenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handvegersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
IJslepelsaantal 4
Serveertangenaantal 8

Tips

Werk met drie planningsmomenten: zes tot acht weken vooraf voor datum, locatie en vergunningen, twee tot drie weken vooraf voor promotie en reserveringen, en in de laatste week voor aantallen, boodschappen en instructies. Zo blijven wijzigingen beheersbaar.
Maak de terreinplattegrond voordat je tafels en tenten definitief bevestigt. Zet registratie bij de ingang, activiteiten op goed bereikbare plekken en houd minstens één vrije doorgang voor bezoekers en vrijwilligers.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en contactgegevens uit. Sluit de inventaris ongeveer vijf dagen vooraf af, zodat je cateringhoeveelheden, servies en vrijwilligersdiensten nog kunt aanpassen.
Test het betaalapparaat en controleer contantgeld uiterlijk één dag vooraf. Leg ook prijslijsten, inschrijfformulieren en telefoonnummers klaar; juist deze kleine papieren ontbreken vaak op de ochtend zelf.
Plan voor de opbouw minimaal twee uur en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Controleer vóór opening de partytenten, stroom met verlengkabels en stekkerdozen, koeling, bewegwijzering en de registratietafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een publieksdag organiseren?: Begin bij voorkeur zes tot acht weken vooraf. Dan is er tijd om datum en locatie te bevestigen, vergunningen of meldingen te controleren, promotie te starten en vrijwilligers in te delen. Houd de laatste week vrij voor aantallen en controles.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een publieksdag?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de registratie, één bij betalingen of verkoop en één per gelijktijdige activiteit. Bij een programma met vier activiteiten kom je dus al snel op zes tot acht mensen, exclusief opbouw en catering.
Wanneer moet je de catering voor een publieksdag bestellen?: Bereken de hoeveelheden ongeveer vijf tot zeven dagen vooraf op basis van de aanmeldingen. Controleer daarna nog één keer dieetwensen, houdbare voorraad, koeling en warmhoudbakken. Verse producten haal je zo laat mogelijk binnen de afgesproken levertijd.
Hoeveel tijd heb je nodig om een publieksdag op te bouwen?: Reserveer minimaal twee uur voor tafels, stoelen, tenten, registratie, bewegwijzering, activiteitenmateriaal en catering. Plan daarnaast minstens dertig minuten voor een gezamenlijke veiligheids- en betaalcontrole voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.