Organiser une Journée du public sans rien laisser au dernier moment

Une Journée du public se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions et répartir les responsabilités. Les oublis apparaissent surtout dans les dernières semaines : autorisations, besoins alimentaires, paiements, branchements et signalétique. Prévoyez aussi un plan du site pour placer les tentes, l’accueil, les tables de buffet et les activités. Le jour venu, chaque bénévole doit savoir où aller et qui appeler.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer le programme et les activités
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion en ligne
7
Distribuer les affiches
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Vérifier le stock de produits non périssables
15
Confirmer les tables et les chaises
16
Prévoir la réfrigération et le matériel de cuisine
17
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
18
Créer le plan du site
19
Concevoir la signalétique
20
Imprimer les formulaires d’inscription
21
Imprimer les listes de prix
22
Préparer la caisse en espèces
23
Tester le terminal de paiement
24
Imprimer les consignes des bénévoles
25
Collecter les numéros de téléphone
26
Vérifier les prévisions météo
27
Faire les courses
3 personnes
28
Trier les courses non périssables
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Emballer séparément les allergènes
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Monter le stand d’information
2 personnes
36
Monter le stand de dons
2 personnes
37
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
38
Installer le point café et thé
2 personnes
39
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer la signalisation
2 personnes
42
Tester le son et le micro
2 personnes
43
Préparer la table d'inscription
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
45
Accueillir les bénévoles
2 personnes
46
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

47
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
48
Accueillir les visiteurs
2 personnes
49
Fournir les informations
2 personnes
50
Enregistrer les dons
2 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
52
Encadrer les démonstrations
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Distribuer les boissons
2 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Dégager les tables
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
62
Traiter les derniers dons
2 personnes

Suivi

63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
67
Trier les matériaux
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Déposer les recettes en sécurité
2 personnes
73
Archiver les données d’inscription
74
Envoyer des messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Paravent de loge

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Pains de glaceqté 24

Équipement

Terminal de paiement
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Caissesqté 2
Calculatricesqté 2
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 6

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Assiettes décorativesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Étiquettes nominativesqté 250
Braceletsqté 250
Bannières d’informationqté 4
Boîtes à donsqté 3

Matériel de sport

Ballonsqté 12
Cerceauxqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Chemins de table pour tables de bricolageqté 4
Crayons de couleurqté 60
Classeurs de bricolageqté 30
Ciseauxqté 12
Bâtons de colleqté 24
Pinceauxqté 24
Bacs à peintureqté 12
Corde de tir à la corde
Cônesqté 12
Coloriagesqté 150
Papier de couleurqté 500
Marqueursqté 60
Ruban adhésifqté 12
Tabliersqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le programme, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant de publier les invitations. Gardez une marge d’au moins 4 semaines pour les déclarations ou demandes administratives.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et transformez les réponses en chiffres : participants attendus, besoins alimentaires, bénévoles disponibles et numéros de téléphone à joindre.
Calculez la restauration après le décompte des inscrits, puis contrôlez séparément les produits non périssables, le froid et le maintien au chaud. Les glacières, pains de glace, bacs chauffants et thermos sont souvent vérifiés trop tard.
Faites un plan du site au moins une semaine avant : emplacement des tentes, tables, chaises, accueil, buffet, activités et circulation. Testez les rallonges, multiprises, machines à café et le terminal de paiement avant l’installation.
Préparez les documents de terrain la veille : listes de prix, formulaires d’inscription et consignes des bénévoles. Désignez une personne responsable de la caisse et une autre des urgences, avec les contacts imprimés et enregistrés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée du public ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, promouvoir l’événement, traiter les inscriptions et réserver le mobilier ou le matériel manquant.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une Journée du public ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date et relancez les personnes inscrites 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 jours avant pour calculer la restauration et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par fonction au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable des paiements, 1 référent restauration et 1 personne par activité. Ajoutez une personne de réserve si la fréquentation attendue dépasse 50 visiteurs.
Quand tester le terminal de paiement et préparer la caisse ?: Testez le terminal 2 à 3 jours avant, puis à nouveau lors de l’installation. Préparez la caisse en espèces la veille, imprimez les listes de prix et vérifiez que les responsables savent où conserver l’argent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.