Cómo organizar una jornada de puertas abiertas sin improvisar

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el recorrido del visitante está decidido antes de empezar a promocionarla. Primero confirma la fecha, el lugar, los permisos y el programa; después abre las inscripciones y asigna responsables. En la última semana se cierran las cantidades de catering, el plano, la señalización y los medios de pago. Así evitas que el registro, las actividades o la comida se conviertan en puntos de espera.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Definir el programa y las actividades
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción en línea
7
Distribuir carteles
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Hacer reservas
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Comprobar el stock de productos no perecederos
15
Asegurar las mesas y sillas
16
Organizar la refrigeración y el material de cocina
17
Comprobar el material de actividades
2 personas
18
Hacer el plano del recinto
19
Diseñar la señalización
20
Imprimir los formularios de inscripción
21
Imprimir listas de precios
22
Preparar dinero en efectivo
23
Probar el dispositivo de pago
24
Imprimir las instrucciones para voluntarios
25
Recopilar números de teléfono
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Hacer la compra
3 personas
28
Clasificar los alimentos no perecederos
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Lavar frutas y verduras
2 personas
31
Preparar aperitivos
3 personas
32
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
33
Montar mesas y sillas
4 personas
34
Montar las carpas
4 personas
35
Montar el punto de información
2 personas
36
Montar el puesto de donaciones
2 personas
37
Montar el bufé y el punto de recogida
3 personas
38
Montar el punto de café y té
2 personas
39
Montar rincones de actividades
4 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colocar la señalización
2 personas
42
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
43
Preparar la mesa de registro
2 personas
44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
45
Recibir a los voluntarios
2 personas
46
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

47
Atender la mesa de registro
2 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
49
Proporcionar información
2 personas
50
Registrar donaciones
2 personas
51
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
52
Coordinar demostraciones
3 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Repartir bebidas
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer el bufé
2 personas
58
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños
61
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
62
Procesar las donaciones finales
2 personas

Seguimiento

63
Apagar el equipo
2 personas
64
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
67
Clasificar los materiales
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Retirar los residuos
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Depositar los ingresos de forma segura
2 personas
73
Archivar datos de inscripción
74
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 6
Biombo para vestuario

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharascant. 150
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Termoscant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Acumuladores de fríocant. 24

Equipo

Terminal de pago
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Micrófono
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Cajas de cajacant. 2
Calculadorascant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 6

Decoración

Mantelescant. 16
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Platos decorativoscant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12
Pegatinas con nombrecant. 250
Pulserascant. 250
Banners informativoscant. 4
Cajas de donacionescant. 3

Material deportivo

Pelotascant. 12
Aroscant. 6
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Cartas de juegocant. 6
Juegos de mesacant. 8
Manteles de manualidadescant. 4
Lápices de colorescant. 60
Carpetas de manualidadescant. 30
Tijerascant. 12
Barras de pegamentocant. 24
Pincelescant. 24
Bandejas de pinturacant. 12
Cuerda para tira y afloja
Conoscant. 12
Libros para colorearcant. 150
Papel de colorescant. 500
Rotuladorescant. 60
Cinta adhesivacant. 12
Delantalescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4
Limpiacristalescant. 2

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Cucharillas para heladocant. 4
Pinzas de servircant. 8

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Indica la hora de llegada, la duración de cada actividad y si hace falta reservar plaza; cambiar los horarios después obliga a rehacer carteles y publicaciones.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para calcular el catering. Recoge las preferencias dietéticas junto con el nombre y el teléfono, y fija una fecha límite al menos 3 días antes del evento.
Asigna voluntarios por puesto, no solo por turno. El registro necesita formularios, listas y una mesa propia; la zona de actividades y el catering deben tener responsables identificables y un número de contacto.
Dibuja el plano antes de colocar el mobiliario. Sitúa la mesa de registro en la entrada, deja pasillos despejados y comprueba que carpas, mesas, sillas, refrigeración y cables alargadores caben sin bloquear el recorrido.
Haz una prueba de cobro y prepara el efectivo el día anterior. Imprime las listas de precios, las instrucciones para voluntarios y los formularios de inscripción; depender de una impresora o de un terminal sin probar el mismo día suele causar retrasos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y programa. Deja la última semana para cerrar inscripciones, cantidades, voluntarios, plano y señalización.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para calcular la comida?: Fija el cierre entre 3 y 5 días antes de la jornada. Ese margen permite sumar asistentes, revisar preferencias dietéticas y comprobar compras, bebidas, refrigeración y material de cocina.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos una persona para el registro, una para coordinar las actividades y una para el catering por cada zona activa. Añade una persona de apoyo si esperas grupos que lleguen a la vez.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Prepara formularios, listas de precios, instrucciones, teléfonos de contacto, efectivo y el terminal de pago el día anterior. También comprueba el material de actividades, los cables y las regletas para no resolver fallos durante la apertura.

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