Zo organiseer je een projectbijeenkomst zonder last-minute stress

Begin een projectbijeenkomst niet met de ruimte, maar met het doel en de deelnemers. Leg daarna het programma, de groepsindeling en de benodigde begeleiding vast voordat je catering, techniek en materialen reserveert. Verzamel dieetwensen en presentaties vroeg, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Een korte technische test en een duidelijk draaiboek voorkomen de meeste vertraging bij de start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Programma en tijden vastleggen
2 personen
6
Sprekers en begeleiders bevestigen
7
Ruimte reserveren
8
Catering reserveren
9
Techniek reserveren
10
Presentaties verzamelen
11
Draaiboek afdrukken
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Werkbladen afdrukken
14
Groepsindeling maken
15
Boodschappenlijst controleren
16
Materialen controleren
2 personen
17
Beamer en laptop testen
2 personen
18
Presentaties technisch testen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
21
Hapjes voorbereiden
2 personen
22
Catering per dieet labelen

Event

23
Locatie openen
2 personen
24
Leveringen aannemen
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Registratiebalie inrichten
2 personen
27
Presentatieruimte inrichten
3 personen
28
Werktafels klaarzetten
3 personen
29
Naamkaartjes klaarleggen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Buffet opbouwen
3 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Geluidsniveau controleren
34
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
35
Ontvangstteam briefen
2 personen
36
Sprekers ontvangen
2 personen
37
Deelnemers registreren
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Opening verzorgen
40
Projectpresentatie verzorgen
2 personen
41
Vragenronde begeleiden
42
Pauzehapjes serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Workshopgroepen begeleiden
5 personen
45
Werkresultaten verzamelen
2 personen
46
Dinerbuffet openen
3 personen
47
Diner serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Dessert serveren
2 personen
50
Afrondende presentatie verzorgen
51
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

52
Servies verzamelen
3 personen
53
Etensresten veilig opbergen
2 personen
54
Apparatuur uitschakelen
2 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Ruimte schoonmaken
3 personen
59
Techniek demonteren
2 personen
60
Materialen terugbrengen
2 personen
61
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
62
Deelnemers bedanken
63
Presentaties nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Opladersaantal 4
Powerbanksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8

Servies

Bordenaantal 55
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 55
Wijnglazenaantal 50
Vorkenaantal 55
Messenaantal 55
Lepelsaantal 55
Theelepelsaantal 50
Koffielepelsaantal 50
Serveertangenaantal 6

Catering

Koffiekannenaantal 2
Waterkaraffenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Tafellopersaantal 8
Koelelementenaantal 12
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Naambadgehoudersaantal 50
Tafelkaartjesaantal 12
Pennenbakjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Werkmateriaal

Flip-oversaantal 4
Flip-overblokkenaantal 6
Stiftenaantal 40
Post-itsaantal 12
Notitieblokkenaantal 50
Balpennenaantal 50
Werkbladenaantal 50
Plakbandrollenaantal 6
Scharenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12

Tips

Plan het programma eerst per blok en noteer begin- en eindtijden. Reserveer daarna de ruimte, sprekers en begeleiders op basis van die planning; houd per overgang 10 minuten ruimte aan.
Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en sluit dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Label catering per dieet, zodat deelnemers bij het buffet niet hoeven te zoeken of navraag te doen.
Test beamer, laptop, projectiescherm, HDMI-kabel en adapter minimaal 1 dag vooraf met alle presentaties. Controleer ook stekkerdozen, verlengkabels en opladers; een passende aansluiting ontbreekt vaak pas op het moment zelf.
Maak de groepsindeling vóór je naamkaartjes en werkbladen afdrukt. Leg materialen per groep klaar en zet de registratietafel bij de ingang, zodat de ontvangst niet door het programma heen loopt.
Open de locatie minstens 60 minuten vóór de eerste deelnemer arriveert. Plaats eerst tafels en stoelen, neem leveringen aan en controleer daarna koffie, water, hapjes en techniek in de volgorde waarin ze nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een projectbijeenkomst organiseren?: Leg ruimte, programma en begeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een projectbijeenkomst klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie en het plaatsen van tafels, stoelen en registratie. Reserveer daarnaast 30 minuten voor de technische test als presentaties, beamer en speaker worden gebruikt.
Wanneer moet je de catering voor een projectbijeenkomst regelen?: Reserveer de catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef de definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst door.
Wanneer test je de presentaties voor een projectbijeenkomst?: Verzamel de presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf en test ze samen op dezelfde laptop en beamer. Controleer op de dag zelf nog 15 minuten vóór de start of beeld, geluid en aansluitingen werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.