Organiser une réunion de projet, étape par étape
Une réunion de projet réussie se prépare dans un ordre précis : participants, programme, lieu, intervenants, restauration, puis matériel. Commence par cadrer les inscriptions et les besoins alimentaires avant de réserver la salle et les prestataires. La dernière semaine sert surtout à rassembler les présentations, répartir les groupes et vérifier les équipements. Le jour même, prévois assez de temps pour les livraisons, l’installation des tables et le test du projecteur.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des participants
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
- 6
Confirmer les intervenants et accompagnateurs
- 7
Réserver la salle
- 8
Réserver le catering
- 9
Réserver la technique
- 10
Rassembler les présentations
- 11
Imprimer le déroulé
- 12
Préparer les badges nominatifs
- 13
Imprimer les feuilles de travail
- 14
Faire la répartition des groupes
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Vérifier le matériel
2 personnes
- 17
Tester le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
- 18
Tester techniquement les présentations
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Refroidir les boissons
- 21
Préparer les en-cas
2 personnes
- 22
Étiqueter la restauration par régime
Événement
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 27
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
- 28
Installer les tables de travail
3 personnes
- 29
Préparer les badges nominatifs
- 30
Mettre en place le point café
2 personnes
- 31
Monter le buffet
3 personnes
- 32
Brancher la technique
2 personnes
- 33
Vérifier le niveau sonore
- 34
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
- 35
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
- 36
Accueillir les intervenants
2 personnes
- 37
Enregistrer les participants
2 personnes
- 38
Servir le café et le thé
2 personnes
- 39
Assurer l’ouverture
- 40
Assurer la présentation du projet
2 personnes
- 41
Animer la séance de questions-réponses
- 42
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Accompagner les groupes d’atelier
5 personnes
- 45
Rassembler les travaux réalisés
2 personnes
- 46
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
- 47
Servir le dîner
4 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Servir le dessert
2 personnes
- 50
Assurer la présentation de clôture
- 51
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
- 54
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Rassembler les déchets
3 personnes
- 57
Faire la vaisselle
3 personnes
- 58
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 59
Démonter l'équipement technique
2 personnes
- 60
Rapporter le matériel
2 personnes
- 61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 62
Remercier les participants
- 63
Renvoyer les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 48
- Tables de buffetqté 3
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Enceinte portable
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Chargeursqté 4
- Batteries externesqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Saladiers de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
Vaisselle
- Assiettesqté 55
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 55
- Verres à vinqté 50
- Fourchettesqté 55
- Couteauxqté 55
- Cuillèresqté 55
- Cuillères à caféqté 50
- Cuillères à caféqté 50
- Pinces de serviceqté 6
Catering
- Pichets à caféqté 2
- Carafes d'eauqté 8
- Corbeilles à painqté 4
- Chemins de tableqté 8
- Pains de glaceqté 12
- Courses
Décoration
- Badges nominatifsqté 50
- Supports de badges nominatifsqté 50
- Marque-placesqté 12
- Pots à stylosqté 8
- Compositions floralesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 4
Matériel de travail
- Chevaletsqté 4
- Blocs pour chevaletqté 6
- Marqueursqté 40
- Post-itqté 12
- Blocs-notesqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Feuilles de travailqté 50
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Ciseauxqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons de nettoyageqté 12
Conseils
- Commence 4 à 6 semaines avant la réunion par la liste des participants, les invitations et le programme provisoire. Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement pour connaître les régimes alimentaires et les besoins particuliers.
- Réserve la salle, le catering et la technique dès que la date est confirmée, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifie que la salle permet à la fois l’installation des tables, des chaises, de l’espace buffet et de la table d’inscription.
- Demande les présentations au plus tard 5 jours avant la réunion et teste-les sur l’ordinateur portable utilisé sur place. Un adaptateur HDMI, une rallonge ou une multiprise manquante peut bloquer une présentation pourtant prête.
- Prépare les badges, le déroulé imprimé, les feuilles de travail et la répartition des groupes 2 jours avant. Imprime quelques exemplaires supplémentaires et étiquette la restauration par régime avant l’arrivée des participants.
- Le matin même, ouvre le lieu au moins 90 minutes avant le début pour recevoir les livraisons, installer les tables et les chaises, refroidir les boissons et tester le projecteur, l’écran, le microphone et l’enceinte.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une réunion de projet ?
- Commence 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être clôturés environ 10 jours avant, afin de confirmer le catering et la répartition des groupes.
- Quand réserver la salle et le traiteur pour une réunion de projet ?
- Réserve la salle, le catering et la technique 3 à 4 semaines à l’avance. Attendre la dernière semaine réduit les possibilités de modification et complique la gestion des régimes alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une réunion de projet ?
- Prévois au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’ouverture du lieu, les livraisons, l’installation du mobilier, le buffet et les tests techniques.
- Quand tester les présentations et le vidéoprojecteur ?
- Rassemble les présentations 5 jours avant et effectue un premier test technique à ce moment-là. Refais un test complet le jour même, avec l’ordinateur portable, le câble HDMI, l’adaptateur et l’écran réellement utilisés.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !