Hoe organiseer je een popfestival?

Een popfestival organiseren begint niet bij de line-up, maar bij datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de productie vast: artiesten, podium, geluid, stroom, catering, toiletten, beveiliging en EHBO moeten op elkaar aansluiten. Werk vanuit een plattegrond en een tijdschema, zodat je weet waar bezoekers, leveranciers en artiesten komen. Reserveer kritieke onderdelen ruim vooraf; techniek, vergunningen en beveiliging zijn lastig op het laatste moment te vervangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Festivalvergunning aanvragen
3
Geluidsmelding indienen
4
Artiesten contracteren
2 personen
5
Artiestenreizen bevestigen
6
Technische rider verzamelen
2 personen
7
Catering reserveren
2 personen
8
Beveiliging reserveren
9
EHBO reserveren
10
Toiletten reserveren
11
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
12
Podium en techniek reserveren
2 personen
13
Verzekering afsluiten
14
Plattegrond uitwerken
2 personen
15
Artiestenprogramma maken
2 personen
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Uitnodigingen versturen
2 personen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Parkeerplaatsen reserveren
21
Pendeldienst reserveren
22
Promotiecampagne starten
2 personen
23
Polsbandjes bestellen
24
Borden en bewegwijzering bestellen
25
Vrijwilligers indelen
2 personen
26
Draaiboek afdrukken
27
Artiënteninformatie versturen
28
Weersverwachting controleren
29
Boodschappen doen
4 personen
30
Materialen controleren
3 personen
31
Terrein afzetten
4 personen
32
Podium laten opbouwen
6 personen
33
Geluidsinstallatie plaatsen
5 personen
34
Lichtinstallatie plaatsen
4 personen
35
Stroom aansluiten
3 personen
36
Tenten opbouwen
5 personen
37
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
38
Bar en uitgiftepunten inrichten
5 personen
39
Koelingen vullen
4 personen
40
Hapjes voorbereiden
5 personen
41
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
42
Decoratie ophangen
4 personen
43
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
44
Toegangspoorten inrichten
4 personen
45
EHBO-punt inrichten
2 personen
46
Crewbriefing houden
8 personen

Event

47
Artiënten ontvangen
3 personen
48
Soundcheck begeleiden
4 personen
49
Bezoekers ontvangen
6 personen
50
Polsbandjes uitdelen
4 personen
51
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
52
Openingsact aankondigen
53
Dranken serveren
6 personen
54
Hapjes serveren
5 personen
55
Dranken bijvullen
3 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Afvalbakken legen
3 personen
58
Toiletten controleren
2 personen
59
Podiumwissels begeleiden
3 personen
60
Publieksveiligheid controleren
4 personen
61
Artiënten begeleiden
2 personen
62
Eindoptreden aankondigen
63
Uitstroom begeleiden
6 personen
64
Laatste bestellingen verwerken
4 personen
65
Muziek en stroom uitschakelen
3 personen

Nazorg

66
Servies verzamelen
4 personen
67
Bar en keuken schoonmaken
5 personen
68
Terrein opruimen
8 personen
69
Afval sorteren
4 personen
70
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
71
Contant geld veiligstellen
2 personen
72
Techniek laten afbouwen
5 personen
73
Podium laten afbouwen
6 personen
74
Tenten en meubels afbouwen
5 personen
75
Terrein schoonmaken
6 personen
76
Materialen inventariseren
2 personen
77
Huurmaterialen retourneren
3 personen
78
Servies afwassen
4 personen
79
Afval laten afvoeren
2 personen
80
Gevonden voorwerpen registreren
81
Artiënten uitchecken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Statafelsaantal 20
Biertafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 24
Podium
Barbaliesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 30

Apparatuur

Luidsprekersaantal 8
Mengtafel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Monitorspeakersaantal 4
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 20
Stroomhaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Aggregaat
Koelboxenaantal 8
Kassaterminalsaantal 4
Portofoonsaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 12
Podiumspotsaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Batterijlampenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Polsbandjesaantal 700
Naambadgesaantal 100
Pijlbordenaantal 20
Programmapostersaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koks messenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Schoonmaakemmersaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Bezemsaantal 8
Stoffer en blikaantal 6
Handzeepdispensersaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 12

Veiligheid

Dranghekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Brandblussersaantal 8
EHBO-koffersaantal 3
Hesjesaantal 30
Zaklampenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en festivalvergunning. Dien de geluidsmelding tegelijk in, omdat geluidsbeperkingen invloed kunnen hebben op de programmering en techniek.
Leg artiesten pas definitief vast nadat je hun technische riders hebt verzameld. Controleer per act microfoons, DI-boxen, monitorspeakers, podiumruimte en stroombehoefte.
Maak uiterlijk 8 weken vooraf een plattegrond met podium, bars, toiletten, EHBO, backstage, publieksroutes en nooduitgangen. Gebruik diezelfde kaart voor beveiliging, vrijwilligers, bewegwijzering en leveranciers.
Plan de publiekslogistiek apart van het programma. Reserveer parkeerplaatsen en een pendeldienst, bestel polsbandjes en borden en bepaal wie aanmeldingen, dieetwensen en toegang controleert.
Doe 48 uur voor opening een technische en operationele ronde. Test aggregaat, stroomhaspels, stekkerdozen, geluidsinstallatie, kassaterminals, portofoons en verlichting; controleer ook of elke vrijwilliger een dienst en contactpersoon heeft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een popfestival organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf; voor een groter festival is 9 tot 12 maanden praktischer. Vergunningen, artiesten, techniek en beveiliging hebben vaak de langste doorlooptijd.
Wanneer moet ik een festivalvergunning aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf. Controleer de lokale termijn, want zonder vergunning kun je productie en promotie niet veilig definitief plannen.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens zitten?: Plan meestal 15 tot 30 minuten tussen acts op één podium, afhankelijk van de benodigde ombouw. Zet daarnaast minimaal 30 minuten reserve in het dagschema voor vertraging, soundcheck of een technisch probleem.
Wanneer regel je beveiliging, EHBO en toiletten voor een popfestival?: Reserveer deze onderdelen bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zodra bezoekersaantal en locatie bekend zijn. Controleer 4 weken voor het festival de aantallen, aanrijroutes, bezetting en contactgegevens opnieuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.