Ein Popfestival organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Popfestival entscheidet die Reihenfolge über Aufwand und Kosten. Lege zuerst Datum, Ort und Kapazität fest, bevor du Künstler, Technik und Infrastruktur verbindlich buchst. Danach folgen Genehmigungen, Sicherheitskonzept, Strom, Bühne, Toiletten und die Wege auf dem Gelände. Erst wenn diese Grundlagen stehen, planst du Programm, Werbung, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Festivalgenehmigung beantragen
3
Lärmhinweis einreichen
4
Künstler buchen
2 Personen
5
Künstlerreisen bestätigen
6
Technisches Rider zusammentragen
2 Personen
7
Catering reservieren
2 Personen
8
Sicherheit buchen
9
Erste Hilfe reservieren
10
Toiletten reservieren
11
Stromversorgung reservieren
2 Personen
12
Bühne und Technik reservieren
2 Personen
13
Versicherung abschließen
14
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
15
Künstlerprogramm erstellen
2 Personen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Einladungen verschicken
2 Personen
18
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
19
Ernährungswünsche erfassen
20
Parkplätze reservieren
21
Shuttleservice reservieren
22
Werbekampagne starten
2 Personen
23
Armbänder bestellen
24
Schilder und Wegweiser bestellen
25
Freiwillige einteilen
2 Personen
26
Drehbuch ausdrucken
27
Künstlerinformationen versenden
28
Wettervorhersage prüfen
29
Einkaufen gehen
4 Personen
30
Materialien prüfen
3 Personen
31
Gelände absperren
4 Personen
32
Bühne aufbauen lassen
6 Personen
33
Beschallungsanlage aufstellen
5 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
4 Personen
35
Strom anschließen
3 Personen
36
Zelte aufbauen
5 Personen
37
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
38
Bar und Ausgabestellen einrichten
5 Personen
39
Kühlboxen befüllen
4 Personen
40
Snacks vorbereiten
5 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
42
Dekoration aufhängen
4 Personen
43
Beschilderung anbringen
3 Personen
44
Zugänge einrichten
4 Personen
45
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
46
Crew-Briefing abhalten
8 Personen

Event

47
Künstler empfangen
3 Personen
48
Soundcheck begleiten
4 Personen
49
Besucher empfangen
6 Personen
50
Armbänder verteilen
4 Personen
51
Besucherströme lenken
4 Personen
52
Eröffnungsakt ankündigen
53
Getränke servieren
6 Personen
54
Snacks servieren
5 Personen
55
Getränke nachfüllen
3 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Mülleimer leeren
3 Personen
58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
59
Bühnenwechsel begleiten
3 Personen
60
Publikumssicherheit überprüfen
4 Personen
61
Künstler begleiten
2 Personen
62
Abschlussauftritt ankündigen
63
Abstrom begleiten
6 Personen
64
Letzte Bestellungen bearbeiten
4 Personen
65
Musik und Strom ausschalten
3 Personen

Nachbereitung

66
Geschirr sammeln
4 Personen
67
Bar und Küche reinigen
5 Personen
68
Gelände aufräumen
8 Personen
69
Abfall trennen
4 Personen
70
Fundsachen sammeln
2 Personen
71
Bargeld sichern
2 Personen
72
Technik abbauen lassen
5 Personen
73
Bühne abbauen lassen
6 Personen
74
Zelte und Möbel abbauen
5 Personen
75
Gelände reinigen
6 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
78
Geschirr abwaschen
4 Personen
79
Abfall abtransportieren lassen
2 Personen
80
Fundgegenstände registrieren
81
Künstler auschecken
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
StehtischeAnz. 20
BiertischeAnz. 20
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 24
Bühne
BarthekenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 800
TellerAnz. 600
BestecksetsAnz. 600
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 8
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
MonitorlautsprecherAnz. 4
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 12
Stromaggregat
KühlboxenAnz. 8
KassenterminalsAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 12
BühnenstrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 10
BatterielampenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Festival-BannerAnz. 8
TischdekorationAnz. 20
ArmbänderAnz. 700
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 20
Programmatische PosterAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KüchenmesserAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
PutzeimerAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
BesenAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 12
PapierhandtuchspenderAnz. 12

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 30
FeuerlöscherAnz. 8
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
WarnwestenAnz. 30
TaschenlampenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mit Datum, Ort und einem Lageplan, bevor du Angebote einholst. Zeichne Bühne, Stromversorgung, Toiletten, Parkplätze, Einlass und Fluchtwege ein; spätere Änderungen ziehen oft mehrere Dienstleister mit.
Beantrage Genehmigung und Lärmhinweis frühzeitig und rechne mit mehreren Wochen Bearbeitungszeit. Ohne diese Rückmeldungen solltest du Künstler, Bühne und Werbung nicht endgültig festlegen.
Sammle die technischen Rider aller Künstler in einer gemeinsamen Liste. Prüfe mindestens zwei Wochen vor dem Festival, ob Mischpult, Mikrofone, Monitorlautsprecher, DI-Boxen, XLR-Kabel und Stromanschlüsse zusammenpassen.
Plane Sicherheit, Erste Hilfe, Toiletten und Strom als eigenes Arbeitspaket. Besonders Stromaggregate, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel und LED-Baustrahler werden häufig zu spät bestellt oder am Gelände falsch positioniert.
Teile die Freiwilligen nicht nur nach Schichten, sondern nach Aufgaben ein: Einlass, Armbänder, Wegweiser, Künstlerbetreuung, Bar und Abbau. Gib jeder Schicht eine Ansprechperson und verteile Funkgeräte vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man ein Popfestival organisieren?: Beginne mindestens sechs Monate vorher, bei größeren Festivals besser neun bis zwölf Monate. Genehmigungen, Künstlerbuchungen, Versicherung und Technik brauchen Vorlauf; Helfer, Werbung und Anmeldungen kommen danach.
Was braucht man für ein Popfestival an Technik?: Zur Grundausstattung gehören Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und passende XLR-Kabel. Plane außerdem Stromaggregate, Kabeltrommeln und Verlängerungskabel ein und gleiche alles mit den technischen Ridern ab.
Wie viele Toiletten braucht ein Popfestival?: Die genaue Zahl hängt von Besucherzahl, Dauer und örtlichen Vorgaben ab. Hole die Berechnung beim Toilettenanbieter und der zuständigen Stelle ein, sobald Kapazität und Lageplan feststehen; mindestens mehrere Wochen Vorlauf sind sinnvoll.
Wann sollte man Künstler für ein Popfestival buchen?: Buche die Künstler idealerweise sechs bis neun Monate vor dem Termin und bestätige die Anreise spätestens zwei bis vier Wochen vorher. So bleiben genug Zeit für Rider, Bühnenplan, Catering und Änderungen im Programm.

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