Ein Pop-up-Dinner Schritt für Schritt organisieren

Ein Pop-up-Dinner steht und fällt mit einer festen Reihenfolge: Erst Gästezahl und Ernährungswünsche klären, dann Menü, Ort und Ausstattung festlegen. Plane nicht nur die Sitzplätze, sondern auch Kühlfläche, Vorbereitungszeit und den Weg vom Einkauf bis zum Servieren. Besonders häufig fehlen am Ende Gläser, Serviergeschirr oder Platz zum Kühlen. Mit dem passenden Ablauf erledigst du haltbare Einkäufe früh und bereitest frische Bestandteile so vor, dass am Veranstaltungstag nur noch wenige Arbeitsschritte bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Endgültige Gästeliste erstellen
6
Menü festlegen
2 Personen
7
Diätmenü zusammenstellen
2 Personen
8
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
9
Kühlkapazität prüfen
10
Tischanordnung festlegen
2 Personen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkäufe bestellen
13
Geschirr und Glasware zählen
14
Möbel überprüfen
2 Personen
15
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Frische Zutaten sortieren
2 Personen
18
Vorräte gekühlt lagern
2 Personen
19
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
20
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
21
Dessert vorbereiten
2 Personen
22
Fleisch marinieren
23
Geschirr bereitstellen
2 Personen
24
Location reinigen
3 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
2 Personen
27
Tische eindecken
3 Personen
28
Dekoration aufhängen
2 Personen
29
Beleuchtung anbringen
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
2 Personen
31
Vorrat und Diätetiketten prüfen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
3 Personen
33
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen

Event

34
Gäste empfangen
2 Personen
35
Aperitif servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Vorspeise servieren
4 Personen
38
Hauptgericht fertigstellen
4 Personen
39
Hauptgericht servieren
4 Personen
40
Geschirr abräumen
3 Personen
41
Geschirr abwaschen
3 Personen
42
Dessert servieren
3 Personen
43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
44
Letzte Runde Getränke servieren
2 Personen
45
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

46
Abfall sammeln
3 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
48
Küche reinigen
3 Personen
49
Location reinigen
3 Personen
50
Geschirr und Gläser abtrocknen
2 Personen
51
Geräte ausschalten
2 Personen
52
Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 48
Buffet-TischAnz. 2
KleiderbügelAnz. 20

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 50
DesserttellerAnz. 50
SuppenschalenAnz. 50
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60
KaffeelöffelAnz. 50
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Textilien

TischdeckenAnz. 6
ServiettenAnz. 60

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
InduktionskochplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
BackblecheAnz. 6
AuflaufformenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
Küchenwaage
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

TischdekorationAnz. 12
SpeisekartenAnz. 50
NamensschilderAnz. 50

Beleuchtung

LichtergirlandeAnz. 4
StumpenkerzenAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischsetAnz. 2
SchwämmeAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vorher und frage dabei Allergien, Unverträglichkeiten und vegetarische Wünsche ab. Erst danach legst du die endgültigen Mengen und ein passendes Diätmenü fest.
Plane das Menü so, dass mindestens 2 Gänge am Vortag vorbereitet werden können. Saucen, Dressings und Dessert lassen sich meist früher erledigen, während frische Zutaten erst am Veranstaltungstag geschnitten werden.
Prüfe den Veranstaltungsort mindestens 5 Tage vorher: Zugang, Kühlkapazität, Stromanschlüsse und Stellflächen für Tische, Buffet und Warmhaltebehälter. Miss Engstellen aus, bevor du Möbel oder Geräte transportierst.
Zähle Geschirr und Gläser pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 20 Gästen bedeutet das beispielsweise 22 Dinner-Teller, 22 Wassergläser und genügend Besteck, auch wenn ein Teil zwischendurch gespült wird.
Sortiere den Einkauf in drei Zeitfenster: haltbare Vorräte früh bestellen, gekühlte Produkte 1 bis 2 Tage vorher besorgen und frische Zutaten am Veranstaltungstag einkaufen. Richte Kühlboxen und freie Kühlschrankflächen vor dem Einkauf ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Pop-up-Dinner planen?: Beginne mindestens 3 bis 4 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Menüidee. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Dinner feststehen.
Wie viel Essen brauche ich für ein Pop-up-Dinner?: Kalkuliere jede Menükomponente zunächst für die bestätigte Gästezahl und ergänze bei Beilagen und Dessert etwa 10 Prozent Reserve. Bei verderblichen Zutaten ist eine kleinere Reserve sinnvoller als ein ungeplanter Einkauf am Veranstaltungstag.
Was kann man bei einem Pop-up-Dinner am Vortag vorbereiten?: Bereite am Vortag Saucen, Dressings, Dessert, Marinaden und geschnittenes Gemüse vor, sofern es das Menü erlaubt. Plane dafür 3 bis 5 Stunden ein und lagere alles beschriftet und gekühlt.
Wie viele Gläser und Teller braucht man pro Gast?: Rechne pro Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und je nach Menü ein Weinglas. Für 20 Gäste solltest du jeweils etwa 22 Stück einplanen, damit Bruch oder zusätzlicher Bedarf nicht den Ablauf stört.

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