Zo organiseer je een politiebureau open dag

Begin met het programma en de bezoekersstroom, niet met de uitnodiging. Leg eerst de datum, demonstraties, rondleidingsroute en maximale groepsgrootte vast. Regel daarna vergunningen en meldingen, open het aanmeldformulier en reserveer catering en techniek. In de laatste week controleer je toegankelijkheid, parkeerbewegwijzering, materialen en het buitenterrein. Zo voorkom je dat bezoekers zich ophopen bij de ontvangstbalie of tijdens een rondleiding op een afgesloten plek terechtkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen indienen
3
Rondleidingsroute bepalen
2 personen
4
Demonstraties vastleggen
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Leveranciers reserveren
12
Catering bestellen
13
Toegankelijkheid controleren
2 personen
14
Verkeersplan voor bezoekers maken
2 personen
15
Parkeerborden voorbereiden
16
Rondleidingsborden maken
2 personen
17
Programmaflyers drukken
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Aanmeldlijst afdrukken
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Materialen controleren
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Pakketten en promotiemateriaal klaarzetten
2 personen
25
Buitenterrein controleren
2 personen
26
Entree vrijmaken
2 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Stoelen plaatsen
3 personen
29
Partytenten opbouwen
4 personen
30
Afzethekken plaatsen
3 personen
31
Routepijlen ophangen
2 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Infostands inrichten
4 personen
34
Demonstratiemateriaal klaarzetten
4 personen
35
Geluidsinstallatie testen
2 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Hapjes en servies klaarzetten
3 personen
38
Toiletten controleren
39
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
40
Briefing rondleiders geven
2 personen
41
Briefing demonstratieteams geven
2 personen

Event

42
Inloopmuziek starten
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
3 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Programmaflyers uitdelen
2 personen
47
Rondleidingen begeleiden
6 personen
48
Verkeersdemonstratie uitvoeren
4 personen
49
Forensische demonstratie uitvoeren
3 personen
50
Speurhondendemo begeleiden
3 personen
51
Dienstvoertuigen toelichten
3 personen
52
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
53
Infostands bemannen
6 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Afval verzamelen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Bezoekersstromen begeleiden
4 personen
60
Laatste rondleiding aankondigen
61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
62
Eindcontrole publieksruimtes uitvoeren
3 personen
63
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
64
Avondgasten ontvangen
3 personen
65
Avondpresentatie begeleiden
3 personen
66
Avondpauze verzorgen
2 personen
67
Avondgasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

68
Buitenterrein afsluiten
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Partytenten afbreken
4 personen
71
Afzethekken verwijderen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Materiaal schoonmaken
3 personen
75
Publieksruimtes schoonmaken
3 personen
76
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
77
Afval afvoeren
2 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Overgebleven catering opbergen
2 personen
80
Verloren voorwerpen registreren
81
Aanmeldgegevens archiveren
82
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Mobiele pinautomatenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 2
Projector
Projectiescherm
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 300
Koffiekopjesaantal 150
Schotelsaantal 150
Bordenaantal 200
Vorkenaantal 200
Messenaantal 100
Lepelsaantal 200
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Dienbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 200
Ballongewichtenaantal 12
Infobordenaantal 12
Routebordenaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 150
Parkeerbordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6

Sportmateriaal

Verkeerskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 12
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 20
Kinderhelmenaantal 20
Loopfietsenaantal 6
Vingerafdruksetsaantal 6
Vergrootglazenaantal 10
Handschoenen voor demonstratiesaantal 50

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en geef per groep een beginuur. Houd ruimte tussen twee rondes voor uitloop, vragen en het terugbrengen van bezoekers naar de ontvangstbalie.
Regel vergunningen en meldingen direct nadat datum en programma vaststaan. Neem ook het verkeersplan en tijdelijke parkeerborden mee; die worden vaak pas te laat opgemerkt.
Open het aanmeldformulier zodra het programma definitief is en vraag dieetwensen meteen uit. Druk de aanmeldlijst uiterlijk de dag ervoor af en bereid naambadges op volgorde van binnenkomst voor.
Test laptops, tablets, pinautomaten, luidsprekers en draadloze microfoons vooraf op de echte locatie. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en powerbanks klaar, zodat een lege accu of onbereikbaar stopcontact het programma niet stillegt.
Zet ontvangst, catering en promotiemateriaal vóór opening op vaste plekken klaar. Koel dranken op tijd, controleer servies en loop het buitenterrein en de route nog één keer na op obstakels en ontbrekende borden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een politiebureau open dag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, rondleidingen en vergunningen. Open het aanmeldformulier zodra die onderdelen vaststaan en plan de laatste materiaal- en locatieronde in de week voor de open dag.
Hoeveel bezoekers kan ik per rondleiding toelaten?: Kies de groepsgrootte op basis van de route, ruimtes en begeleiding; plan liever meerdere groepen dan één grote stroom. Houd tussen rondleidingen minstens 10 tot 15 minuten vrij voor uitloop en het wisselen van bezoekers.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een politiebureau open dag?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, programma en aanmeldwijze definitief zijn. Plaats het evenement online tegelijk met het openen van het aanmeldformulier, zodat bezoekers direct kunnen reserveren.
Wat moet je de dag voor een politiebureau open dag controleren?: Controleer de aanmeldlijst, naambadges, flyers, rondleidingsborden, parkeerborden, catering en alle techniek. Test microfoons en luidsprekers opnieuw, laad tablets en portofoons op en loop het buitenterrein en de toegankelijke route na.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.