Organiser une journée portes ouvertes au commissariat

Une journée portes ouvertes au commissariat se prépare d’abord comme une visite encadrée, puis comme un événement accueillant pour le public. Commencez par fixer la date, le programme et le circuit de visite avant de lancer les invitations. Les autorisations, la sécurité des déplacements et l’accessibilité doivent être traitées assez tôt, tout comme les démonstrations et les besoins alimentaires. Le jour venu, l’accueil, la signalétique et la circulation des visiteurs feront la différence entre une visite fluide et des groupes qui s’attendent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déposer les autorisations et déclarations
3
Définir l’itinéraire de la visite
2 personnes
4
Documenter les démonstrations
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l’événement en ligne
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver les fournisseurs
12
Commander le catering
13
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
14
Élaborer le plan de circulation pour les visiteurs
2 personnes
15
Préparer les panneaux de stationnement
16
Créer les panneaux de visite guidée
2 personnes
17
Imprimer les flyers du programme
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer la liste des inscriptions
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier le matériel
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Préparer les colis et le matériel promotionnel
2 personnes
25
Vérifier l’espace extérieur
2 personnes
26
Dégager l’entrée
2 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
31
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Aménager les stands d'information
4 personnes
34
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer les amuse-bouches et la vaisselle
3 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
40
Briefer les guides
2 personnes
41
Donner le briefing aux équipes de démonstration
2 personnes

Événement

42
Lancer la musique d’ambiance
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Distribuer les flyers du programme
2 personnes
47
Accompagner les visites guidées
6 personnes
48
Réaliser une démonstration de circulation
4 personnes
49
Réaliser une démonstration médico-légale
3 personnes
50
Encadrer la démonstration de chiens de recherche
3 personnes
51
Présenter les véhicules de service
3 personnes
52
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
53
Tenir les stands d'information
6 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler les déchets
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Orienter les flux de visiteurs
4 personnes
60
Annoncer la dernière visite guidée
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Effectuer la vérification finale des espaces publics
3 personnes
63
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
64
Accueillir les invités du soir
3 personnes
65
Animer la présentation du soir
3 personnes
66
Assurer la pause du soir
2 personnes
67
Accompagner les invités du soir
3 personnes

Suivi

68
Fermer le site extérieur
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer le matériel
3 personnes
75
Nettoyer les espaces publics
3 personnes
76
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
77
Évacuer les déchets
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Ranger le catering restant
2 personnes
80
Enregistrer les objets trouvés
81
Archiver les données d’inscription
82
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 120
Accueil
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 150
Plateauxqté 150
Assiettesqté 200
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 200
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateauxqté 8

Cuisine

Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballonsqté 200
Poids pour ballonsqté 12
Panneaux d’informationqté 12
Panneaux de directionqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Nappesqté 12
Supports de badges nominatifsqté 150
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 30
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 20
Casques pour enfantsqté 20
Draisiennesqté 6
Kits d'empreintes digitalesqté 6
Loupesqté 10
Gants pour les démonstrationsqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez des créneaux de visite, la durée de chaque étape et le nombre maximal de personnes par groupe. Cela évite de surcharger une démonstration ou un espace sensible.
Déposez les autorisations et déclarations au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Le circuit, les démonstrations et l’utilisation de l’espace extérieur peuvent nécessiter des validations distinctes.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est stabilisé et relancez les inscrits 7 jours avant l’événement. Demandez alors les besoins alimentaires et signalez clairement l’heure d’arrivée, le point d’accueil et les consignes d’accès.
Préparez la signalétique en fonction du circuit réel : stationnement, accueil, départ de la visite et sortie doivent être visibles sans explication orale. Imprimez aussi la liste des inscrits et les badges nominatifs avant le jour J.
Testez le matériel 24 heures avant l’ouverture, notamment les microphones, haut-parleurs, rallonges, tablettes et talkies-walkies. Refroidissez les boissons et préparez les encas le matin même, puis gardez une réserve pour les retards ou les groupes supplémentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée portes ouvertes au commissariat ?: Prévoyez au moins 8 semaines pour les autorisations, le programme et les fournisseurs. Lancez les invitations 3 à 4 semaines avant l’événement, puis clôturez les inscriptions quelques jours avant pour imprimer la liste et les badges.
Combien de visiteurs prévoir par groupe de visite ?: Limitez chaque groupe au nombre que le circuit et les espaces peuvent accueillir sans bloquer les accès. En pratique, des groupes de 10 à 15 personnes facilitent les explications et permettent de garder une circulation maîtrisée.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la journée portes ouvertes, avec le programme, les créneaux et le formulaire d’inscription. Faites une relance 7 jours avant et confirmez les informations pratiques aux personnes inscrites.
Que faut-il vérifier la veille de l’événement ?: La veille, contrôlez le circuit, la signalétique, l’accessibilité, les branchements et le fonctionnement du son. Vérifiez aussi les inscriptions, les badges, les boissons refroidies et la présence de tout le matériel prévu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.