Tag der offenen Tür bei der Polizeidienststelle planen

Ein Tag der offenen Tür bei der Polizeidienststelle braucht mehr als ein Programm und offene Türen. Legen Sie zuerst Datum, Führungen und Vorführungen fest, klären Sie Genehmigungen und planen Sie Besucherströme getrennt von internen Bereichen. Danach folgen Einladungen, Anmeldung, Personal, Technik und Verpflegung. Besonders häufig werden Beschilderung, Barrierefreiheit, Stromversorgung und die Erfassung von Ernährungswünschen zu spät bedacht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen einreichen
3
Besichtigungsroute festlegen
2 Personen
4
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Veranstaltung online veröffentlichen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Lieferanten reservieren
12
Catering bestellen
13
Barrierefreiheit prüfen
2 Personen
14
Verkehrsplan für Besucher erstellen
2 Personen
15
Parkschilder vorbereiten
16
Beschilderung für Führungen erstellen
2 Personen
17
Programmflyer drucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Anmeldeliste ausdrucken
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Materialien prüfen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Pakete und Werbematerial bereitlegen
2 Personen
25
Außengelände überprüfen
2 Personen
26
Eingang freimachen
2 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Absperrgitter aufstellen
3 Personen
31
Wegweiser aufhängen
2 Personen
32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
33
Infostände einrichten
4 Personen
34
Demonstrationsmaterial bereitstellen
4 Personen
35
Beschallungsanlage testen
2 Personen
36
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
37
Snacks und Geschirr bereitstellen
3 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
40
Briefing für Rundgangsleiter geben
2 Personen
41
Briefing für Demonstrationsteams geben
2 Personen

Event

42
Einlassmusik starten
43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Anmeldungen erfassen
3 Personen
45
Namensschilder verteilen
2 Personen
46
Programmflyer verteilen
2 Personen
47
Führungen begleiten
6 Personen
48
Verkehrsdemonstration durchführen
4 Personen
49
Forensische Demonstration durchführen
3 Personen
50
Spürhundedemo begleiten
3 Personen
51
Dienstfahrzeuge erläutern
3 Personen
52
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
53
Infostände besetzen
6 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Abfall sammeln
2 Personen
58
Toiletten zwischendurch kontrollieren
59
Besucherströme lenken
4 Personen
60
Letzte Führung ankündigen
61
Besucher verabschieden
3 Personen
62
Abschlusskontrolle der Publikumsbereiche durchführen
3 Personen
63
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
64
Abendgäste empfangen
3 Personen
65
Abendpräsentation begleiten
3 Personen
66
Abendpause organisieren
2 Personen
67
Abendgäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Außengelände abschließen
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Absperrgitter entfernen
3 Personen
72
Dekoration entfernen
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Material reinigen
3 Personen
75
Publikumsbereiche reinigen
3 Personen
76
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
77
Abfall entsorgen
2 Personen
78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
79
Übrig gebliebenes Catering verstauen
2 Personen
80
Verlorene Gegenstände erfassen
81
Anmeldedaten archivieren
82
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Empfangstresen
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
Mobile KartenterminalsAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 3
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 300
KaffeetassenAnz. 150
ServierplattenAnz. 150
TellerAnz. 200
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 200
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
TablettsAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
Niederländische FlaggenAnz. 6
BallonsAnz. 200
BallongewichteAnz. 12
InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
ProgrammständerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 150
ParkschilderAnz. 8
KreidetafelnAnz. 6

Sportmaterial

VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 6
KegelAnz. 20
KinderhelmeAnz. 20
LaufräderAnz. 6
Fingerabdruck-SetsAnz. 6
LupeAnz. 10
Handschuhe für VorführungenAnz. 50

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginnen Sie 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Genehmigungen. Für Führungen sollten Sie feste Zeitfenster einplanen und die maximale Gruppengröße festlegen, bevor das Anmeldeformular online geht.
Planen Sie die Besichtigungsroute so, dass Besucher nicht durch sensible oder unbesetzte Bereiche laufen. Markieren Sie Ein- und Ausgang, Wartebereiche sowie jede Führungsstation deutlich und testen Sie den Weg mindestens einmal mit einer vollständigen Gruppe.
Öffnen Sie die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Termin. Erfassen Sie dabei Namen, Gruppengröße, gewünschte Führungszeit und Ernährungswünsche; drucken Sie die Anmeldeliste am Vortag aus und halten Sie Änderungen vor Ort fest.
Prüfen Sie Technik und Stromversorgung nicht erst am Veranstaltungstag. Testen Sie Lautsprecher, Funkmikrofone, Projektor, Laptops und mobile Kartenterminals 1 bis 2 Tage vorher und verteilen Sie Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Powerbanks nach Einsatzort.
Bereiten Sie den Empfang, die Verpflegung und den Außenbereich am Vortag vor. Getränke sollten vor Beginn gekühlt sein, Namensschilder und Informationspakete griffbereit liegen und Parkschilder sowie Hinweise zur Barrierefreiheit bereits angebracht sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tag der offenen Tür bei der Polizei anmelden?: Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen und Meldungen. Einladungen und die Online-Anmeldung sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wie plant man Führungen durch eine Polizeidienststelle?: Legen Sie zuerst eine feste Route, die Stationen und die maximale Gruppengröße fest. Planen Sie pro Führungsgruppe meist 30 bis 45 Minuten ein und lassen Sie zwischen zwei Gruppen mindestens 10 Minuten Puffer.
Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Tür bei der Polizei?: Rechnen Sie mindestens mit einer Person am Empfang, einer Ansprechperson je Führungsgruppe und zusätzlicher Unterstützung für Technik, Verpflegung und Außenbereich. Bei 4 parallelen Gruppen benötigen Sie daher meist mindestens 8 bis 10 eingeteilte Kräfte.
Was wird bei einem Tag der offenen Tür bei der Polizei oft vergessen?: Häufig fehlen rechtzeitig geprüfte Genehmigungen, klare Besucherbeschilderung und ein Plan für Parken und Verkehrsführung. Prüfen Sie diese Punkte spätestens 2 Wochen vorher; Technik, Barrierefreiheit und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vorher geklärt sein.

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