Zo organiseer je een poëzieworkshop

Begin met de locatie, de begeleider en het aantal deelnemers. Daarna leg je de volgorde van de workshop vast, selecteer je schrijfoefeningen en maak je de praktische informatie compleet. Bij een poëzieworkshop gaat het vaak mis doordat werkbladen, naamkaartjes en techniek pas op de dag zelf worden geregeld. Plan daarom een aparte voorbereidingsronde voor printwerk, materialen, catering en de inrichting van de schrijftafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Aanmeldformulier maken
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Workshopbegeleider bevestigen
7
Programma uitwerken
8
Schrijfoefeningen selecteren
9
Praktische informatie versturen
10
Werkbladen samenstellen
2 personen
11
Werkbladen printen
12
Naamkaartjes voorbereiden
13
Deelnemerslijst maken
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Ruimte en toegang controleren
17
Materialen inpakken
2 personen
18
Groenten en fruit wassen
2 personen
19
Broodjes en beleg voorbereiden
3 personen
20
Dranken koud zetten
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen neerzetten
3 personen
23
Schrijftafels inrichten
2 personen
24
Registratietafel klaarzetten
25
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
26
Projector en laptop testen

Event

27
Deelnemers ontvangen
2 personen
28
Programma toelichten
29
Schrijfoefeningen begeleiden
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Gedichten bespreken
2 personen
33
Buffet klaarzetten
3 personen
34
Buffet serveren
3 personen
35
Avondprogramma begeleiden
2 personen
36
Open podium begeleiden
2 personen
37
Workshop afsluiten

Nazorg

38
Overgebleven eten verpakken
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugzetten
3 personen
43
Materialen inpakken
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 32
Registratietafel
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6

Kantoor

Notitieboekenaantal 35
Balpennenaantal 45
Potlodenaantal 40
Gumaantal 35
Flip-overblokaantal 2
Flip-overstiftenaantal 2
Plakbriefjesaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 35
Ordnersaantal 4
Scharenaantal 6
Plakbandrollenaantal 4
Nietmachinesaantal 2
Paperclipsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Houd de inschrijving overzichtelijk: vraag direct naar dieetwensen en verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst. Verstuur de praktische informatie uiterlijk een week voor de workshop, met begin- en eindtijd, bereikbaarheid en wat deelnemers zelf meenemen.
Werk het programma uit voordat je oefeningen kiest. Plan per schrijfoefening een duidelijke tijdsduur en reserveer minstens 10 minuten voor uitleg en overgang, zodat deelnemers niet gehaast aan hun tekst beginnen.
Maak werkbladen en naamkaartjes uiterlijk twee dagen vooraf klaar. Print enkele extra werkbladen en leg pennen, potloden, gum en notitieboeken per schrijftafel neer in plaats van alles bij de registratietafel te stapelen.
Test laptop, projector, projectiescherm en draagbare speaker vooraf in de ruimte. Controleer ook of verlenghaspels en stekkerdozen lang genoeg zijn en laat de techniek minstens 30 minuten vóór de ontvangst aangesloten staan.
Richt de ruimte eerst functioneel in: registratietafel bij de ingang, schrijftafels met voldoende loopruimte en een apart koffie- en theepunt. Zet dranken koud en bereid groenten, fruit, broodjes en beleg pas zo laat mogelijk voor, zodat ze vers blijven.

Veelgestelde vragen

Hoeveel deelnemers zijn geschikt voor een poëzieworkshop?: Plan bij voorkeur 8 tot 16 deelnemers per begeleider. Bij meer dan 16 deelnemers wordt persoonlijke feedback lastiger; voeg dan een tweede begeleider toe of werk met kleinere groepen.
Wanneer moet ik een poëzieworkshop voorbereiden?: Bevestig locatie en begeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Rond programma, oefeningen en praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf af en maak werkbladen en naamkaartjes uiterlijk 2 dagen voor de workshop klaar.
Hoeveel schrijfoefeningen plan je in een poëzieworkshop?: Plan meestal 3 tot 5 oefeningen voor een workshop van ongeveer 3 uur. Reken per oefening 20 tot 30 minuten, plus tijd voor uitleg, schrijven en eventueel kort delen.
Hoe vroeg moet ik op de locatie zijn voor een poëzieworkshop?: Kom minimaal 90 minuten vooraf als je tafels, schrijftafels, catering en registratietafel nog moet opbouwen. Test apparatuur uiterlijk 30 minuten voor de ontvangst en houd daarna tijd over voor onverwachte problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.