Zo organiseer je een pleinfeest zonder last-minute chaos

Een pleinfeest begint niet met boodschappen doen, maar met de indeling van het plein en een haalbaar programma. Leg eerst datum, tijden, vergunningen, stroompunten en reserveringen vast. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers, zodat je aantallen en taken kunt plannen. In de laatste week controleer je het weer, de materialen en de leveranciers. Op de dag zelf bepalen een duidelijke plattegrond, gekoelde dranken en één aanspreekpunt of alles soepel verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Locatie en stroompunten bekijken
2 personen
4
Reserveringen maken
5
Leveranciers bevestigen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
12
Draaiboek en plattegrond maken
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Definitieve aantallen bepalen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
17
Ontbrekende materialen reserveren
18
Programma en tijden publiceren
19
Buren informeren
20
EHBO- en veiligheidsplan maken
2 personen
21
Contantgeld en betaalmiddelen regelen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Groenten en fruit wassen
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
4 personen
26
Sauzen en dressings klaarzetten
2 personen
27
Allergenen apart verpakken
2 personen
28
Servies en glaswerk controleren
2 personen
29
Naamkaartjes en bewegwijzering maken
2 personen
30
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Terrein afzetten
2 personen
33
Partytenten opbouwen
6 personen
34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
35
Buffet- en baropstelling maken
3 personen
36
Stroom aansluiten
2 personen
37
Geluidsapparatuur installeren
2 personen
38
Verlichting ophangen
3 personen
39
Versiering ophangen
3 personen
40
Afvalpunten inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Buffet vullen
4 personen
43
Bar bevoorraden
3 personen
44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
45
Betaalpunt inrichten
2 personen
46
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
47
Teambriefing houden
8 personen

Event

48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Programma aankondigen
50
Muziek verzorgen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
54
Dranken uitgeven
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Tafels afruimen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten tussentijds controleren
60
Allergeneninformatie beantwoorden
61
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
62
Avondmaaltijd serveren
4 personen
63
Koffie en thee bijvullen
2 personen
64
Lichtniveau controleren
65
Laatste ronde aankondigen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
68
Voedsel veilig verpakken
3 personen
69
Bar en buffet leeghalen
3 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Afval sorteren
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Versiering verwijderen
2 personen
74
Partytenten afbreken
6 personen
75
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Terrein schoonmaken
4 personen
78
Materialen inventariseren
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Overgebleven drank opslaan
2 personen
81
Afval afvoeren
2 personen
82
Betalingen en bonnetjes archiveren
83
Gevonden voorwerpen bewaren
84
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 10
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Barbladenaantal 2
Parasolsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Soepkommenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Handtruck
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 16
Bloemstukkenaantal 10
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Sportmateriaal

Ringwerpsetsaantal 2
Ballenaantal 8
Krijtaantal 6
Springtouwenaantal 6
Spelmattenaantal 4
Pionnenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en geluidsregels minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Stem het programma af op de toegestane eindtijd en informeer buren uiterlijk een week van tevoren.
Maak de plattegrond voordat je materialen reserveert. Houd aparte zones vrij voor partytenten, buffettafels, bar, kabelgoten en een doorgang voor de handtruck.
Plan per vrijwilliger een concrete dienst van 2 tot 3 uur. Wijs daarnaast één coördinator aan die leveranciers, programmawijzigingen en veiligheidsvragen opvangt.
Bepaal de definitieve aantallen 3 tot 5 dagen vooraf en pas boodschappen, servies en zitplaatsen daarop aan. Verzamel dieetwensen vóór je het menu en de hapjes definitief maakt.
Controleer op de ochtend zelf alle stroomaansluitingen en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes. Koel dranken enkele uren vooraf en zet microfoon, mengpaneel en luidsprekers vóór de ontvangst aan en test ze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pleinfeest organiseren?: Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en locatie. Reserveer materialen en leveranciers bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf; uitnodigingen kunnen daarna direct worden verstuurd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een pleinfeest?: Reken op 1 vrijwilliger per 20 tot 30 aanwezigen voor opbouw, bar, buffet en opruimen, afhankelijk van de catering. Plan per taak minimaal één vervanger en maak diensten van 2 tot 3 uur.
Wanneer moet je de definitieve aantallen voor een pleinfeest bepalen?: Neem de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor het feest op en bepaal dan het aantal gasten, dieetwensen, stoelen, glazen en porties. Houd een kleine marge aan voor onverwachte bezoekers zonder grote hoeveelheden over te kopen.
Wat moet je op de dag van een pleinfeest als eerste doen?: Start 3 tot 4 uur voor aanvang met de opbouw volgens de plattegrond. Plaats eerst tenten, tafels en stroomvoorziening, test daarna geluid en verlichting en zet pas vervolgens buffet en gekoelde dranken klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.