Organiser une fête de quartier, étape par étape

Une fête de quartier se prépare d’abord sur le papier, avant de réserver du matériel ou d’acheter les boissons. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis vérifiez les autorisations, l’électricité et les besoins du voisinage. Les inscriptions permettent d’estimer les quantités et de répartir les bénévoles. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, contrôler le matériel et transformer le programme en déroulé précis pour le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier le lieu et les points d’alimentation
2 personnes
4
Faire les réservations
5
Confirmer les fournisseurs
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les tâches entre les bénévoles
2 personnes
12
Élaborer le déroulé et le plan
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Déterminer les quantités finales
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
17
Réserver les fournitures manquantes
18
Publier le programme et les horaires
19
Informer les voisins
20
Élaborer le plan de premiers secours et de sécurité
2 personnes
21
Prévoir l’argent liquide et les moyens de paiement
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
25
Préparer les en-cas
4 personnes
26
Préparer les sauces et les dressings
2 personnes
27
Emballer séparément les allergènes
2 personnes
28
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
29
Créer les badges nominatifs et la signalétique
2 personnes
30
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Balisage du site
2 personnes
33
Monter les tentes de réception
6 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Installer le buffet et le bar
3 personnes
36
Brancher l’électricité
2 personnes
37
Installer l’équipement sonore
2 personnes
38
Installer l'éclairage
3 personnes
39
Suspendre la décoration
3 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Remplir le buffet
4 personnes
43
Réapprovisionner le bar
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Installer le point de paiement
2 personnes
46
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
47
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Annoncer le programme
50
Fournir la musique
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
54
Distribuer les boissons
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Dégager les tables
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
60
Répondre aux informations sur les allergènes
61
Animer les différents temps du programme
2 personnes
62
Servir le dîner
4 personnes
63
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
64
Vérifier le niveau d’éclairage
65
Annoncer le dernier tour
66
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

67
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
68
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
69
Vider le bar et le buffet
3 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
73
Retirer la décoration
2 personnes
74
Démonter les tentes de fête
6 personnes
75
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer le site
4 personnes
78
Inventorier le matériel
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Stocker les boissons restantes
2 personnes
81
Évacuer les déchets
2 personnes
82
Archiver les paiements et les reçus
83
Conserver les objets trouvés
84
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 10
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Sous-mains de barqté 2
Parasolsqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 12
Diable
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 10
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Ballonsqté 8
Craieqté 6
Cordes à sauterqté 6
Tapis de jeuqté 4
Cônesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un horaire de début, une heure de fin et un responsable pour chaque temps fort.
Vérifiez les autorisations et les points d’alimentation au moins 4 semaines à l’avance. Les rallonges, multiprises et goulottes de câbles sont souvent réservées trop tard.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires jusqu’à 7 jours avant la fête. Vous pourrez alors ajuster les assiettes, verres, couverts, boissons et portions sans acheter au hasard.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec une personne dédiée aux boissons, au buffet, à l’accueil et à la sécurité. Sans relève planifiée, les mêmes voisins restent mobilisés toute la journée.
Contrôlez la météo, le stock et les réservations 48 heures avant. Prévoyez un emplacement pour les tentes, parasols, glacières et tables, puis refroidissez les boissons et préparez les encas la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, réserver les tentes et le mobilier, recruter les bénévoles et envoyer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour une fête de quartier ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date, avec une limite d’inscription fixée environ 7 jours avant l’événement. Gardez ensuite 48 heures pour confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête de quartier ?: Comptez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 participants, en plus d’un coordinateur. Organisez des rotations de 2 à 3 heures pour couvrir l’accueil, le buffet, les boissons, l’installation et le rangement.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille dans les glacières ou réfrigérateurs disponibles. Gardez une réserve séparée pour éviter de tout sortir dès le début.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.