Platzfest organisieren: die richtige Reihenfolge

Ein Platzfest steht und fällt mit der Vorbereitung von Ort, Strom, Programm und Helfern. Beginne nicht mit dem Einkauf, sondern kläre zuerst Genehmigungen, Reservierungen und den Ablauf. Danach planst du Sitzplätze, Technik, Essen und Getränke anhand der erwarteten Gästezahl. Die letzten 48 Stunden gehören den Kontrollen: Wetter, Lieferungen, Material, Kühlung und Zuständigkeiten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Location und Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
4
Reservierungen vornehmen
5
Lieferanten bestätigen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Aufgaben unter den Freiwilligen verteilen
2 Personen
12
Ablaufplan und Grundriss erstellen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Endgültige Zahlen festlegen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Materialbestand überprüfen
2 Personen
17
Fehlende Materialien reservieren
18
Programm und Zeiten veröffentlichen
19
Nachbarn informieren
20
Erste-Hilfe- und Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
21
Bargeld und Zahlungsmittel organisieren
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Gemüse und Obst waschen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Saucen und Dressings bereitstellen
2 Personen
27
Allergene separat verpacken
2 Personen
28
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
29
Namensschilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
30
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
31
Gelände inspizieren
2 Personen
32
Gelände absperren
2 Personen
33
Partyzelte aufbauen
6 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Buffet- und Baraufbau machen
3 Personen
36
Strom anschließen
2 Personen
37
Beschallungsanlage installieren
2 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Abfallstationen einrichten
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
42
Buffet auffüllen
4 Personen
43
Bar auffüllen
3 Personen
44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
45
Zahlstelle einrichten
2 Personen
46
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
47
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Programm ankündigen
50
Musik organisieren
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
54
Getränke ausgeben
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet auffüllen
3 Personen
57
Tische abräumen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten zwischendurch kontrollieren
60
Allergeninformationen beantworten
61
Programmpunkte betreuen
2 Personen
62
Abendessen servieren
4 Personen
63
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
64
Lichtniveau prüfen
65
Letzte Runde ankündigen
66
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

67
Tonanlage ausschalten
2 Personen
68
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
69
Bar und Buffet leerräumen
3 Personen
70
Geschirr sammeln
3 Personen
71
Abfall trennen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
2 Personen
74
Partyzelte abbauen
6 Personen
75
Beleuchtung und Kabel aufräumen
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Gelände reinigen
4 Personen
78
Materialien inventarisieren
2 Personen
79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
80
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
81
Abfall entsorgen
2 Personen
82
Zahlungen und Belege archivieren
83
Fundgegenstände aufbewahren
84
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
BiertischeAnz. 10
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 4
BarunterlagenAnz. 2
SonnenschirmeAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelkanäleAnz. 12
Handwagen
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 10
Willkommensschild
Programmatische PosterAnz. 8
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 100

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlmattenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
MüllbeutelhalterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MüllgreiferAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Sportmaterial

RingwurfsätzeAnz. 2
BälleAnz. 8
KreideAnz. 6
SpringseileAnz. 6
SpielmattenAnz. 4
KegelAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und prüfe danach Genehmigungen, Stromanschlüsse und Reservierungen. Veröffentliche Programm und Zeiten spätestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen nicht am Veranstaltungstag auftauchen.
Plane Helfer in klaren Schichten ein: Für Aufbau, Einlass, Ausschank, Buffet und Abbau sollte jeweils mindestens eine verantwortliche Person benannt sein. Verteile die Aufgaben spätestens 3 Tage vorher schriftlich.
Erstelle einen Grundriss mit Zelten, Biertischen, Buffet, Bar und Kabelwegen. Plane mindestens 1,5 Meter breite Wege ein und sichere Verlängerungskabel mit Kabelkanälen, bevor Besucher kommen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche und lege die endgültige Gästezahl 2 bis 3 Tage vorher fest. Prüfe dann Einkaufsliste, Geschirr, Gläser, Kühlboxen, Kaffeemaschinen und fehlendes Material gemeinsam.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor Beginn und bereite Obst, Gemüse und Snacks rechtzeitig vor. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte Eiswürfel sowie Nachschub getrennt vom Ausschank bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Platzfest anmelden?: Prüfe Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, besonders bei öffentlichem Grund, Musik oder Ausschank. Frage außerdem früh nach Stromanschlüssen und möglichen Auflagen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Platzfest?: Für etwa 50 Gäste solltest du mindestens 6 Helfer einplanen, zusätzlich zu einer Person für die Gesamtkoordination. Besetze Aufbau, Ausschank, Buffet, Technik und Abbau mit festen Zuständigkeiten.
Wann sollte man die endgültige Gästezahl festlegen?: Lege die Zahl 2 bis 3 Tage vor dem Platzfest fest. Dann kannst du Mengen, Geschirr, Sitzplätze, Getränke und Sonderwünsche noch anpassen, ohne kurzfristig nachkaufen zu müssen.
Wie viel Getränke braucht man für ein Platzfest?: Für die erste Stunde rechnest du mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser und alkoholfreie Getränke ein und beginne mit dem Kühlen mehrere Stunden vor dem Start.

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