Zo organiseer je een plantenruilmarkt

Begin minstens zes weken vooraf met een locatie, datum en duidelijke ruilregels. Leg vast hoeveel planten iemand meeneemt, hoe de ruilbonnen werken en of stekjes, kamerplanten en potten allemaal welkom zijn. Daarna volgen de aanmeldingen, de indeling van de ruilzone en de praktische voorbereiding van labels en informatieborden. Op de dag zelf draait alles om een herkenbare ontvangstbalie, voldoende tafels en een vaste volgorde: aanmelden, planten controleren, ruilbonnen ontvangen en pas daarna ruilen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Ruilregels opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier maken
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Evenement online publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Tafelschikking bepalen
2 personen
13
Route en bewegwijzering maken
14
Plantenlabels voorbereiden
2 personen
15
Ruilbonnen voorbereiden
2 personen
16
Informatiekaarten printen
17
Voorraad plantenpotten controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
25
Ruilzone indelen
4 personen
26
Planten voor ontvangst klaarzetten
3 personen
27
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
28
Hapjes klaarzetten
2 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Geluid en verlichting testen
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

32
Bezoekers ontvangen
3 personen
33
Deelnemers registreren
2 personen
34
Planten innemen en labelen
4 personen
35
Ruilbonnen uitdelen
2 personen
36
Ruilproces begeleiden
4 personen
37
Plantadvies geven
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Tafels tussentijds ordenen
2 personen
42
Overgebleven planten registreren
2 personen
43
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

44
Planten en materialen sorteren
4 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Servies afwassen
2 personen
47
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
48
Locatie schoonmaken
3 personen
49
Materialen terugbrengen
2 personen
50
Overgebleven planten verdelen
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Partytentenaantal 2
Klapbankenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Krattenaantal 20
Plantentafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Theelepelsaantal 50
Serveerschalenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2

Keuken

Schenkkanenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Serveerbestekaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Plantlabelsaantal 250
Ruilbonnenaantal 300
Informatiebordenaantal 8
Wegwijspijlenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Plantenschotelsaantal 40
Jute touwaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de ruilregels uiterlijk vier weken vooraf bekend. Vermeld bijvoorbeeld of planten gelabeld moeten zijn met naam en verzorgingsinformatie en hoeveel planten een deelnemer maximaal meeneemt.
Plan de ontvangstbalie vóór de ruilzone. Geef deelnemers daar hun ruilbonnen en controleer planten meteen; zo voorkom je dat onduidelijke of zieke planten tussen het ruilaanbod belanden.
Reken voor een kleine markt op minimaal één tafel per 10 tot 15 planten. Zet plantentafels en kratten zo neer dat bezoekers langs het aanbod kunnen lopen zonder opstoppingen bij de ingang.
Print per plant minstens één label en leg ongeveer 10 procent extra labels klaar. Noteer naast de plantnaam ook lichtbehoefte, waterbehoefte en eventuele waarschuwingen voor huisdieren.
Regel stroom en drankvoorziening vóór de opbouw. Controleer minstens één dag eerder of waterkokers, koffiezetapparaten, verlengsnoeren en stekkerdozen samen op de locatie gebruikt kunnen worden; koelboxen en thermoskannen staan daarna klaar zonder dat kabels door de looproute lopen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren organiseer je een plantenruilmarkt?: Reserveer de locatie en leg datum en tijden minstens 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren, zodat je nog 1 tot 2 weken overhoudt om tafelschikking, vrijwilligers en materialen af te stemmen.
Hoeveel planten moet je meenemen naar een plantenruilmarkt?: Kies een duidelijke grens, bijvoorbeeld maximaal 5 planten of stekjes per deelnemer. Vraag deelnemers om elke plant vooraf te labelen en bepaal of potten meetellen als onderdeel van de ruil.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een plantenruilmarkt?: Reken op 1 vrijwilliger bij de ontvangst per 25 tot 30 deelnemers en minstens 2 vrijwilligers in de ruilzone. Bij 50 deelnemers heb je dus minimaal 4 mensen nodig, inclusief iemand die de doorstroming en vragen opvangt.
Hoe richt je een plantenruilmarkt praktisch in?: Zet de ontvangstbalie bij de ingang, gevolgd door een controleplek en daarna de ruilzone. Houd per deelnemer ongeveer 1 meter loopruimte aan en plaats wegwijspijlen naar de ingang, ruiltafels, drank en uitgang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.