Zo organiseer je een pionierwedstrijd

Begin met de wedstrijd zelf: leg de regels vast, bepaal de stations en bereken hoeveel teams, juryleden en materialen je nodig hebt. Reserveer daarna het terrein en werk terug vanaf de starttijd. Voor deze wedstrijd moet je niet alleen houten palen en pioniertouwen regelen, maar ook touwen op maat knippen, scoreformulieren voorbereiden en materiaal per station bundelen. Plan de opbouw ruim vóór de deelnemers arriveren; partytenten, verlichting, inschrijving en catering kosten samen meer tijd dan meestal wordt ingeschat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
2
Terrein reserveren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Wedstrijdteams indelen
2 personen
7
Juryleden vastleggen
8
Wedstrijdstations bepalen
2 personen
9
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
10
Ontbrekend materiaal bestellen
11
Scoreformulieren opstellen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Houten palen controleren
3 personen
14
Touwen knippen en markeren
3 personen
15
Wedstrijdmateriaal bundelen
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Soep en brood voorbereiden
3 personen
18
Prijzen en certificaten klaarleggen
19
Materiaal naar terrein brengen
4 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Wedstrijdstations uitzetten
4 personen
23
Verlichting aansluiten
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Inschrijftafel inrichten
2 personen
26
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

27
Jurybriefing houden
3 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Openingsbriefing geven
2 personen
30
Eerste wedstrijdronde begeleiden
6 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Tweede wedstrijdronde begeleiden
6 personen
33
Scores controleren
3 personen
34
Maaltijd serveren
5 personen
35
Servies afruimen
3 personen
36
Finaleronde begeleiden
6 personen
37
Eindscores vaststellen
3 personen
38
Prijzen uitreiken
3 personen
39
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
5 personen
41
Servies en keuken schoonmaken
4 personen
42
Wedstrijdmateriaal sorteren
4 personen
43
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
44
Terrein schoon opleveren
4 personen
45
Materiaal terugbrengen
3 personen
46
Geleend materiaal retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 55
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Houten pionierpalenaantal 80
Pioniertouwenaantal 120
Dun sisaltouwaantal 4
Haringenaantal 40
Meetlintenaantal 6
Stopwatchesaantal 6

Apparatuur

Megafon
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
Rekenmachinesaantal 3

Keuken

Warmhoudpannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare soepkommenaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 8

Decoratie

Wedstrijdvlaggenaantal 12
Start- en finishbordaantal 2
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 50

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Afwasteilaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Werk de wedstrijdstations uit voordat je teams indeelt. Noteer per station de opdracht, maximale tijd, benodigde palen en touwen, jurylid en scoremethode; zo ontdek je tekorten voordat je materiaal bestelt.
Knip en markeer pioniertouwen niet op de wedstrijddag. Bundel touwen, houten palen, haringen, meetlinten en stopwatches per station uiterlijk de dag ervoor, zodat de opbouw niet stilvalt door zoekwerk.
Geef deelnemersinformatie minimaal 3 dagen vooraf door. Vermeld de starttijd, route naar het terrein, kleding- en veiligheidsafspraken, teamindeling en hoe dieetwensen voor de soepmaaltijd worden doorgegeven.
Reserveer voor de opbouw minstens 2 uur vóór de eerste start. Zet eerst de wedstrijdstations uit, bouw daarna partytenten en tafels op en sluit pas vervolgens de LED-bouwlampen en verlengsnoeren aan.
Maak de inschrijftafel compleet met klemborden, pennen, deelnemersinformatie en een actuele teamlijst. Leg prijzen en certificaten apart klaar vóór de eerste ronde; na afloop is er vaak geen rustig moment meer om ze te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een pionierwedstrijd op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor een volledige opbouw, inclusief partytenten, tafels, stoelen, wedstrijdstations, verlichting, catering en inschrijving. Bij een onbekend terrein of meerdere stations plan je liever 3 uur.
Wanneer moet je de teams en wedstrijdindeling maken?: Maak de voorlopige teamindeling zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Controleer daarna dieetwensen, afmeldingen en het aantal beschikbare juryleden voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een pionierwedstrijd?: Plan minimaal één jurylid per actief wedstrijdstation en wijs daarnaast één wedstrijdcoördinator aan. Zo kan een jurylid scores bijhouden terwijl de coördinator tijden, materiaal en eventuele wissels bewaakt.
Wanneer bereid je de materialen voor een pionierwedstrijd voor?: Controleer de materiaalvoorraad uiterlijk 7 dagen vooraf en bestel ontbrekend materiaal direct. Knip, markeer en bundel de touwen de dag vóór de wedstrijd; op de wedstrijddag vervoer je alleen de klaargezette bundels naar het terrein.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.