Zo organiseer je een pinksterprocessie

Begin met de datum, route en verantwoordelijke contactpersonen, voordat je deelnemers uitnodigt. Een pinksterprocessie vraagt naast een liturgisch programma ook verkeersbegeleiding, veilige rustplaatsen en afstemming met parochie, politie en gemeente. Regel vergunningen en reserveringen ruim vooraf en controleer de route op kruisingen, smalle stukken en plekken waar deelnemers kunnen uitrusten. Werk daarna het programma uit en deel vrijwilligers, dragers, muzikanten en koorleden in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunning aanvragen
3
Parochie informeren
4
Politie en gemeente afstemmen
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Route op veiligheid controleren
3 personen
7
Rustplaatsen vastleggen
2 personen
8
Startlocatie reserveren
9
Eindlocatie reserveren
10
Uitnodigingen opstellen
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
16
Dragers voor vaandels indelen
17
Muzikanten bevestigen
18
Koor bevestigen
19
Liederen selecteren
3 personen
20
Gebeden en teksten verzamelen
2 personen
21
Programma afdrukken
2 personen
22
Routekaarten afdrukken
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Dranken koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
4 personen
27
Broodjes voorbereiden
3 personen
28
Fruit wassen en snijden
2 personen
29
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
34
Stroomvoorziening controleren
2 personen
35
Vaandels klaarzetten
2 personen
36
Processiekruis klaarzetten
2 personen
37
Bloemstukken plaatsen
3 personen
38
Routeborden plaatsen
3 personen

Event

39
Verkeersposten bemannen
6 personen
40
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
41
Deelnemers registreren
3 personen
42
Programma's uitdelen
2 personen
43
Kaarsen uitdelen
2 personen
44
Openingsgebed begeleiden
2 personen
45
Processie opstellen
5 personen
46
Processie begeleiden
8 personen
47
Muziek tijdens route verzorgen
5 personen
48
Rustpunt eerste ronde bemannen
3 personen
49
Rustpunt tweede ronde bemannen
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Broodjes en hapjes serveren
4 personen
53
Afsluitingsviering begeleiden
4 personen
54
Programma aankondigen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
56
Afval verzamelen
3 personen
57
Toiletten controleren
58
Geluidsniveau controleren
59
Verloren voorwerpen registreren
60
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Vaandels en kruisen inpakken
3 personen
62
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
64
Partytenten afbreken
6 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Terrein schoonmaken
5 personen
68
Afval afvoeren
3 personen
69
Routeborden verwijderen
3 personen
70
Locatie opleveren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
73
Decoratie opbergen
2 personen
74
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedhoudersaantal 20

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Accuspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Routebordenaantal 20
Afzethekkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 24
Zaklampenaantal 10
Portofoonsaantal 10
Megafonenaantal 2
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Paraplu'saantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 12

Decoratie

Processievaandelsaantal 8
Processiekruis
Bloemstukkenaantal 8
Tafelversieringaantal 12
Gekleurde lintenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalknijpersaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, start- en eindlocatie eerst vast en vraag de vergunning ruim voor de processie aan. Stem de route daarna af met politie en gemeente; wijzigingen op het laatste moment veroorzaken snel problemen.
Controleer de hele route lopend op veiligheid en plan meerdere rustplaatsen. Noteer per rustplaats wie klaarzet, waar deelnemers kunnen zitten en hoe je bij slecht weer kunt uitwijken naar partytenten.
Maak één vrijwilligersindeling met verkeersbegeleiders, vaandeldragers, muzikanten en koorleden. Bevestig bezetting uiterlijk één week vooraf, zodat open plekken nog kunnen worden ingevuld.
Verzamel gebeden, teksten en liederen voordat je programma’s en routekaarten afdrukt. Druk enkele extra exemplaren af en bewaar een digitale versie bij de organisatie voor wijzigingen.
Plan de ontvangst op de eindlocatie apart van de processie. Controleer vooraf servies, koffie- en theemateriaal, koelboxen, tafels, verlengkabels en geluidsapparatuur; test microfoons en accuspeakers minstens één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pinksterprocessie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Plan de vrijwilligers, muziek en uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de processie.
Heb je een vergunning nodig voor een pinksterprocessie?: Dat hangt af van de route en de lokale regels, maar bij gebruik van de openbare weg moet je dit vooraf bij de gemeente controleren. Neem minimaal 6 tot 8 weken voor de geplande datum contact op met gemeente en politie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een pinksterprocessie?: Tel naast de liturgische begeleiding minimaal één verkeersbegeleider per druk kruispunt of risicopunt en wijs aparte mensen aan voor vaandels, muziek en ontvangst. Maak de indeling uiterlijk één week vooraf en zorg voor minstens 2 reservevrijwilligers.
Wat regel je op de dag zelf voor de eindlocatie?: Zet tafels, stoelen, tenten en serveermateriaal minstens 2 uur voor aankomst klaar. Koel dranken op tijd, test geluidsapparatuur en houd programma’s, routekaarten en een contactlijst bij de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.