Zo organiseer je een Pinksterfestival zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie; pas daarna leg je leveranciers, muziek en vrijwilligers vast. Controleer vroeg welke vergunningen nodig zijn en open vervolgens de aanmeldingen, zodat je aantallen en dieetwensen kent. Werk uiterlijk een week vooraf met een definitieve planning en boodschappenlijst. Op de dag zelf draait alles om een terreincontrole, gekoelde dranken, duidelijke contactgegevens en een plan voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Leveranciers bevestigen
10
Dieetwensen verzamelen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Definitief programma verspreiden
2 personen
15
Voorraad herbruikbare spullen controleren
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
21
Decoratie sorteren
2 personen
22
EHBO-materiaal klaarzetten
23
Contactlijst afdrukken
24
Terrein inspecteren
3 personen
25
Leveringen aannemen
2 personen
26
Partytenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
4 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Buffet inrichten
4 personen
30
Drankenpost inrichten
3 personen
31
Koelboxen vullen
2 personen
32
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Verlichting ophangen
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
36
Muziek testen
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Toiletten controleren
2 personen
40
Medewerkers instrueren
2 personen
41
Buffet afdekken
3 personen
42
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

43
Bezoekers verwelkomen
3 personen
44
Aanmeldingen registreren
2 personen
45
Programma toelichten
46
Koffie en thee serveren
3 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
50
Dranken bijvullen
3 personen
51
Buffet aanvullen
3 personen
52
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
53
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Avondbuffet serveren
5 personen
57
Verlichting controleren
58
Laatste drankronde verzorgen
3 personen
59
Bezoekers informeren over einde
60
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen

Nazorg

61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Voedsel veilig verpakken
3 personen
63
Koelboxen legen
2 personen
64
Servies afwassen
4 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
67
Buffetmateriaal schoonmaken
3 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Partytenten afbreken
6 personen
70
Verlichting afbreken
3 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
75
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 150
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Tafelkleedensetsaantal 12
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 180
Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren slingersaantal 10
Tafelvaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Programma-bordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 180

Sportmateriaal

Kubb-spellenaantal 2
Grote buitenspellenaantal 4
Springtouwenaantal 6
Voetballenaantal 3
Pionnenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Afzetlintenaantal 4
Brandblussersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel locatie en vergunningen minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer ook of partytenten, muziek en bezoekersaantallen extra voorwaarden opleveren; dat voorkomt dat je programma al vastligt voordat toestemming rond is.
Leg het muziekprogramma en leveranciers uiterlijk 4 weken vooraf vast. Bevestig daarna nog één keer tijden, leveradressen en contactpersonen, vooral voor catering, apparatuur en leveringen op de festivaldag.
Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf en tel per categorie: bezoekers, dieetmaaltijden, vrijwilligers en zitplaatsen. Reserveer voor herbruikbare bekers, borden en bestek ongeveer 10 procent extra boven het verwachte aantal gasten.
Maak 24 uur vooraf een weersbesluit en wijs één persoon aan voor partytenten, tafels en geluidsapparatuur. Zet hapjes, dieetmaaltijden en dranken in aparte zones klaar, zodat de uitgifte niet stilvalt wanneer het druk wordt.
Plan op de festivaldag 90 minuten voor opbouw en controleer het terrein voordat bezoekers komen. Zet EHBO-materiaal, de afgedrukte contactlijst, water, koffie en gekoelde dranken op vaste herkenbare plekken; dat scheelt zoeken tijdens het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Pinksterfestival organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Leg muziek, leveranciers en reserveringen uiterlijk 4 weken vooraf vast en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het festival.
Hoeveel drank heb je nodig voor een Pinksterfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water voor de hele middag en houd circa 10 procent extra voorraad aan.
Wanneer moet je de weersverwachting voor een Pinksterfestival controleren?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor de eerste bijsturing en opnieuw 24 uur vooraf voor de definitieve beslissing. Leg dan vast waar partytenten, tafels en apparatuur komen en wie de weersmaatregelen uitvoert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Pinksterfestival?: Plan minimaal 1 coördinator en daarnaast ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers voor ontvangst, buffet, opruimen en praktische hulp. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedere vrijwilliger een tijdstip en taak.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.