Een picknick organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met broodjes smeren, maar met de plek en het aantal deelnemers. Controleer of je de locatie moet reserveren en verzamel meteen dieetwensen, zodat je boodschappen en hoeveelheden kloppen. Plan daarna wat gekoeld moet blijven, wat je vooraf kunt voorbereiden en hoe alles naar de locatie komt. Op de dag zelf draait het om een korte opbouwvolgorde: eerst tafels, dekens en beschutting, daarna buffet, dranken en spelmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Picknicklocatie selecteren
2
Locatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Weersverwachting controleren
7
Deelnemers herinneren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Materialen verzamelen
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Koelboxen reinigen
12
Groenten en fruit wassen
2 personen
13
Broodjes voorbereiden
3 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Desserts portioneren
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Eten gekoeld verpakken
3 personen
18
Koffie en thee klaarzetten
19
Lichtmaterialen opladen
20
Vervoer inladen
3 personen
21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Picknicktafels plaatsen
3 personen
23
Picknickdekens neerleggen
3 personen
24
Partytent opbouwen
4 personen
25
Buffet inrichten
3 personen
26
Dranken klaarzetten
2 personen
27
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

28
Gasten ontvangen
2 personen
29
Aanwezigheid afvinken
30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
31
Buffet openen
2 personen
32
Eten serveren
4 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
36
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
37
Dessert serveren
2 personen
38
Lampen inschakelen
39
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Eten en drinken veilig inpakken
3 personen
42
Tafels en dekens afbreken
4 personen
43
Partytent afbreken
4 personen
44
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
45
Locatie schoon achterlaten
3 personen
46
Servies en materiaal schoonmaken
3 personen
47
Overgebleven eten verdelen
2 personen
48
Materialen controleren en opbergen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Picknickdekensaantal 10
Partytentenaantal 2
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Scharenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Broodmandenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 5
Koelelementenaantal 20
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Welkomstbord
Routepijlenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 3
Kubbspel
Badmintonsetsaantal 2
Volleybal
Kaartspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Kies de locatie minimaal twee weken vooraf en controleer of reserveren nodig is. Bekijk ook waar je kunt parkeren, hoe ver je moet lopen met koelboxen en of er beschutting is bij zon of regen.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk vijf dagen vooraf. Reken daarna per persoon op een eigen bord, kom, beker en bestek, plus extra servetten en opscheplepels voor het buffet.
Koel dranken en bederfelijke gerechten ruim vóór vertrek. Gebruik voldoende koelelementen en pak eten per onderdeel in; warme zon en een open koelbox maken salades en desserts snel onveilig.
Maak broodjes en salades bij voorkeur op de ochtend zelf en portioneer desserts vooraf. Laad eerst koelboxen en eten in, daarna tafels, dekens, stoelen en de rest van het materiaal, zodat kwetsbare spullen niet onderop komen.
Plan de opbouw minstens 45 minuten voor aankomst. Inspecteer de plek, zet tafels en dekens neer, bouw de partytent op als dat nodig is en richt daarna het buffet, koffie en thee en de verlichting in.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een picknick te organiseren?: Begin ongeveer twee weken vooraf met locatie, reservering en uitnodigingen. Leg de deelnemers en dieetwensen uiterlijk vijf dagen voor de picknick vast, zodat je gericht boodschappen kunt doen.
Hoeveel eten neem je mee voor een picknick?: Maak de hoeveelheden op basis van het definitieve aantal deelnemers en reken per persoon op een volledige portie broodjes, salade, fruit of dessert. Neem voor drank in het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per persoon mee, met extra water bij warm weer.
Hoe houd je eten koud tijdens een picknick?: Koel eten en dranken vooraf en vervoer ze in gereinigde koelboxen met koelelementen. Haal alleen de schaal die je nodig hebt uit de koelbox en zet bederfelijke gerechten niet langer dan twee uur in de zon.
Wanneer richt je een picknicklocatie in?: Kom minimaal 45 minuten voor de afgesproken start aan. Reserveer de eerste 20 minuten voor inspectie, tafels, stoelen, dekens en eventuele partytenten; richt daarna het buffet en de dranken in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.