Een personeelsreis met dagprogramma organiseren

Begin met één deelnemerslijst en bouw daar het hele dagprogramma omheen. Verzamel aanmeldingen, dieetwensen, noodcontacten en verzekeringsgegevens voordat je vervoer, activiteit en restaurant definitief boekt. Plan daarna de route met reistijd en leg vast wie welke controle uitvoert. De meeste problemen ontstaan doordat wijzigingen niet worden doorgegeven of documenten en materialen pas op de vertrekdag worden verzameld. Met een vaste volgorde houd je overzicht van uitnodiging tot vertrek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst opstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer reserveren
6
Activiteit reserveren
7
Restaurant reserveren
8
Vertreklocatie vastleggen
9
Programma definitief maken
2 personen
10
Deelnemersgegevens controleren
11
Dieetwensen aan restaurant doorgeven
12
Verzekeringsgegevens controleren
13
Noodcontacten verzamelen
14
Route en reistijd controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Deelnemers herinneren
17
Vervoer en reserveringen bevestigen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Reisdocumenten printen
20
Deelnemersbadges maken
21
Cadeaus en materialen inpakken
2 personen
22
Koelboxen vullen
2 personen
23
Aanwezigheidslijst klaarleggen
24
Reismaterialen laden
3 personen
25
Vertrekpunt inrichten
2 personen

Event

26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid afvinken
2 personen
28
Badges uitdelen
2 personen
29
Programma toelichten
30
Bagage en materialen laden
3 personen
31
Deelnemers naar vervoer begeleiden
2 personen
32
Vertrek controleren
33
Dranken uitdelen
2 personen
34
Reissnacks uitdelen
2 personen
35
Deelnemers begeleiden bij aankomst
3 personen
36
Groepsfoto maken
37
Activiteitsmateriaal uitdelen
2 personen
38
Activiteit begeleiden
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Activiteitsmateriaal verzamelen
2 personen
41
Groep naar restaurant begeleiden
3 personen
42
Dieetmaaltijden controleren
43
Diner begeleiden
3 personen
44
Groepsrekening controleren
45
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen
46
Terugreis controleren
47
Restdranken uitdelen
2 personen
48
Aankomst en uitstappen begeleiden
3 personen

Nazorg

49
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Koelboxen en materialen lossen
2 personen
52
Herbruikbare materialen schoonmaken
2 personen
53
Borg en gehuurde spullen controleren
54
Materialen retourneren
2 personen
55
Onkostenbonnen verzamelen
56
Gevonden voorwerpen registreren
57
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Organisatie

Deelnemersbadgesaantal 35
Badgehoudersaantal 35
Nekkoordenaantal 35
Aanwezigheidslijstenaantal 4
Programmafoldersaantal 35
Noodcontactformulierenaantal 35
Pennensetsaantal 6
Clipboardsaantal 4
Routekaartenaantal 6
Naamstickersaantal 40
Enveloppen voor documentenaantal 4

Apparatuur

Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 2
Fotocamera

Catering

Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Herbruikbare drinkflessenaantal 35
Herbruikbare bekersaantal 40
Servettenhoudersaantal 4
Thermoskannenaantal 3
Koffiebekersaantal 40
Roerstaafjesaantal 100
Suikerbakjesaantal 3
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 4
Opbergdozenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 4
Handdesinfectieaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 8
Keukenpapieraantal 6
Natte doekjesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 4
Paraplu'saantal 6

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk één week voor vertrek af. Controleer daarna namen, telefoonnummers, dieetwensen, verzekeringsgegevens en noodcontacten voordat je het programma definitief maakt.
Reserveer vervoer, activiteit en restaurant pas nadat je het verwachte aantal deelnemers hebt gecontroleerd. Bevestig alle reserveringen opnieuw in de laatste week en noteer vertrektijd, locatie en contactgegevens op één programmafolder.
Geef dieetwensen minimaal 3 dagen voor vertrek door aan het restaurant. Neem wijzigingen daarna telefonisch door, zodat een late afmelding of nieuwe allergie niet alleen in je eigen deelnemerslijst blijft staan.
Controleer route, reistijd en weersverwachting 24 uur voor vertrek. Kies een duidelijke vertreklocatie, leg routekaarten en aanwezigheidslijsten klaar en wijs iemand aan die de telling bij vertrek uitvoert.
Pak documenten en materialen de avond ervoor in. Leg badges, badgehouders, noodcontactformulieren, powerbanks, oplaadkabels, koelboxen en koelelementen bij elkaar en controleer bij het laden elk onderdeel aan de hand van een paklijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een personeelsreis organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken voor vertrek met de deelnemerslijst, uitnodigingen en een voorlopig programma. Reserveer vervoer, activiteit en restaurant zodra je een betrouwbare indicatie van het aantal deelnemers hebt.
Wanneer moet je de deelnemerslijst van een personeelsreis sluiten?: Sluit de lijst ongeveer 7 dagen voor vertrek. Gebruik daarna de definitieve aantallen voor het restaurant, vervoer, badges, programmafolders en boodschappen; verwerk latere wijzigingen afzonderlijk.
Wanneer geef je dieetwensen door aan het restaurant?: Geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor vertrek door, met de naam van de deelnemer en de aard van de wens. Controleer de volgende dag of het restaurant deze informatie heeft ontvangen en noteer de bevestiging.
Wat controleer je op de ochtend van vertrek?: Controleer vóór vertrek de aanwezigheid, badges, noodcontactformulieren, reisdocumenten, telefoons en opgeladen powerbanks. Plan hiervoor minstens 30 minuten in en tel de deelnemers opnieuw voordat het vervoer vertrekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.