Betriebsausflug als Tagesprogramm organisieren

Ein Betriebsausflug mit Tagesprogramm steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge. Zuerst erfassen Sie Teilnehmende und Wünsche, danach buchen Sie Transport, Aktivität und Restaurant. Spätestens eine Woche vorher müssen Route, Wetter, Reservierungen und Notfallkontakte geprüft sein. Am Abfahrtstag helfen Ausweise, Teilnehmerliste, gedruckte Routenpläne und geladene Mobiltelefone dabei, dass niemand gesucht wird oder wichtige Informationen fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Teilnehmerliste erstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen erfassen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Transport reservieren
6
Aktivität buchen
7
Restaurant reservieren
8
Abfahrtsort festlegen
9
Programm finalisieren
2 Personen
10
Teilnehmerdaten prüfen
11
Diätwünsche an das Restaurant weitergeben
12
Versicherungsdaten prüfen
13
Notfallkontakte sammeln
14
Route und Fahrzeit prüfen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Teilnehmer erinnern
17
Transport und Reservierungen bestätigen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Reisedokumente drucken
20
Teilnehmerausweise erstellen
21
Geschenke und Materialien einpacken
2 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Teilnehmerliste bereitlegen
24
Reisematerialien laden
3 Personen
25
Abfahrtsbereich einrichten
2 Personen

Event

26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
27
Anwesenheit abhaken
2 Personen
28
Namensschilder ausgeben
2 Personen
29
Programm vorstellen
30
Gepäck und Materialien laden
3 Personen
31
Teilnehmende zum Transport begleiten
2 Personen
32
Abfahrt kontrollieren
33
Getränke ausgeben
2 Personen
34
Reisesnacks verteilen
2 Personen
35
Teilnehmer bei der Ankunft begleiten
3 Personen
36
Gruppenfoto machen
37
Aktivitätsmaterial austeilen
2 Personen
38
Aktivität betreuen
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Aktivitätsmaterial sammeln
2 Personen
41
Gruppe zum Restaurant begleiten
3 Personen
42
Sondermahlzeiten prüfen
43
Dinner begleiten
3 Personen
44
Gruppenrechnung prüfen
45
Teilnehmende zum Transport begleiten
3 Personen
46
Rückreise kontrollieren
47
Restgetränke ausgeben
2 Personen
48
Ankunft und Aussteigen betreuen
3 Personen

Nachbereitung

49
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen
50
Abfall sammeln
2 Personen
51
Kühlboxen und Materialien ausladen
2 Personen
52
Wiederverwendbare Materialien reinigen
2 Personen
53
Kaution und geliehene Gegenstände überprüfen
54
Materialien zurückgeben
2 Personen
55
Ausgabenbelege sammeln
56
Fundgegenstände registrieren
57
Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Organisation

TeilnehmerausweiseAnz. 35
BadgehalterAnz. 35
LanyardsAnz. 35
AnwesenheitslistenAnz. 4
ProgrammhefteAnz. 35
NotfallkontaktformulareAnz. 35
StiftesetsAnz. 6
KlemmbretterAnz. 4
RoutenpläneAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 40
Umschläge für DokumenteAnz. 4

Ausstattung

PowerbanksAnz. 4
LadekabelAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 2
Fotokamera

Catering

KühlboxenAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
Wiederverwendbare TrinkflaschenAnz. 35
Wiederverwendbare BecherAnz. 40
ServiettenhalterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 3
KaffeebecherAnz. 40
RührstäbchenAnz. 100
ZuckerschälchenAnz. 3
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
MüllbeutelhalterAnz. 4
HanddesinfektionsmittelAnz. 4
PutzlappenAnz. 8
KüchenpapierAnz. 6
FeuchttücherAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
WarnwestenAnz. 4
RegenschirmeAnz. 6

Tipps

Legen Sie den Abfahrtsort fest, bevor Sie den Transport reservieren. Prüfen Sie anschließend Route und Fahrzeit und planen Sie mindestens 15 Minuten Puffer für das Einsteigen ein.
Erfassen Sie Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und geben Sie sie spätestens 7 Tage vor dem Termin an das Restaurant weiter. Einzelne Nachmeldungen gehen sonst leicht unter.
Bestätigen Sie Aktivität, Restaurant und Transport 3 bis 5 Tage vorher schriftlich. Prüfen Sie dabei auch die Teilnehmerzahl, die Uhrzeit und die jeweiligen Stornobedingungen.
Bereiten Sie für jede Person einen Teilnehmerausweis vor und legen Sie Anwesenheitsliste, Notfallkontaktformulare und Routenpläne in einem Umschlag bereit. Eine zweite gedruckte Liste sollte bei der verantwortlichen Person bleiben.
Laden Sie Mobiltelefone und Powerbanks am Vorabend vollständig und füllen Sie die Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt. Legen Sie Reisedokumente, Geschenke und Materialien gesammelt bereit, damit beim Beladen nichts im Büro bleibt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Betriebsausflug organisieren?: Beginnen Sie etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Aktivität, Transport und Restaurant. Die finale Anmeldung und Ernährungswünsche sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin vorliegen.
Wann muss ich den Transport für den Betriebsausflug buchen?: Buchen Sie den Transport idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders bei größeren Gruppen. Route, Fahrzeit und Abfahrtsort sollten spätestens 7 Tage vorher endgültig geprüft sein.
Was muss ich eine Woche vor dem Betriebsausflug prüfen?: Prüfen Sie Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche, Notfallkontakte, Versicherungsdaten, Wettervorhersage und alle Reservierungen. Schicken Sie außerdem eine Erinnerung mit Abfahrtszeit, Treffpunkt und Programm.
Was braucht der Organisator am Tag des Betriebsausflugs?: Bereitlegen sollten Sie Teilnehmerliste, Ausweise, Notfallkontakte, Routenpläne, Reisedokumente und ein geladenes Mobiltelefon. Planen Sie mindestens 30 Minuten vor der Abfahrt für den Aufbau des Abfahrtsbereichs und die Anwesenheitskontrolle ein.

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