Zo organiseer je een personeelsbarbecue zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en deelnemerslijst; pas daarna kun je gericht inkopen en de opbouw plannen. Open de aanmeldingen vroeg en vraag meteen naar dieetwensen, zodat vegetarische producten en andere alternatieven niet tussen het vlees belanden. Controleer enkele dagen vooraf de leveringen en weersverwachting. Op de dag zelf werk je van gekoelde voorbereiding naar terrein, tenten, tafels, buffet en een veilig ingerichte barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen openen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Leveringen bevestigen
7
Muziek afspeellijst samenstellen
8
Weersverwachting controleren
9
Deelnemerslijst afronden
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Vlees en groente controleren
2 personen
12
Vlees gekoeld opslaan
2 personen
13
Groenten snijden
2 personen
14
Salades voorbereiden
2 personen
15
Marinades mengen
16
Vegetarische producten apart verpakken
17
Koelboxen vullen
2 personen
18
Terrein controleren
2 personen
19
Partytenten opbouwen
4 personen
20
Tafels opstellen
3 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
23
Houtskool en aanmaakmateriaal klaarzetten
24
Buffettafels inrichten
2 personen
25
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Muziek installeren
29
Afvalpunten plaatsen
30
Barbecue aansteken
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Welkomstdrankjes uitdelen
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Salades en brood aanvullen
2 personen
36
Vlees en groente grillen
3 personen
37
Gerechten serveren
2 personen
38
Temperaturen controleren
39
Koffie en thee verzorgen
40
Muziek en verlichting bedienen
41
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

42
Barbecue veilig doven
2 personen
43
Etensresten koelen
2 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies en materialen verzamelen
3 personen
46
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
47
Partytenten afbreken
4 personen
48
Servies afwassen
2 personen
49
Terrein schoonmaken
3 personen
50
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
51
Apparatuur reinigen
2 personen
52
Materialen retourneren
2 personen
53
Bruikbare restanten opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Aluminium bakjesaantal 12
Keukentangenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Vaatdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf en maak daarna de deelnemerslijst definitief. Gebruik die lijst voor hoeveelheden, dieetwensen en de verdeling van vegetarische producten.
Plan de boodschappen en leveringen minstens 2 dagen voor het evenement. Controleer vlees, groente en marinades bij binnenkomst en bewaar het vlees direct gekoeld in koelboxen of een koelkast.
Bereid salades, gesneden groenten en marinades zo veel mogelijk de dag ervoor. Verpak vegetarische producten apart en gebruik aparte snijplanken, tangen en serveerschalen om verwisseling te voorkomen.
Doe de terreincontrole minimaal 3 uur voor de start. Bouw eerst de partytenten op, zet daarna tafels en stoelen neer en plaats de barbecue op een stabiele, veilige plek met voldoende afstand van tentdoek en publiek.
Richt het buffet minstens 30 minuten voor aankomst in en zet afvalbakken zichtbaar neer. Test de Bluetoothspeaker, verlengkabels, stekkerdozen en verlichting voordat de gasten arriveren, niet pas wanneer het donker wordt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet je de uitnodigingen voor een personeelsbarbecue versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef mensen minimaal 10 dagen om zich aan te melden en sluit de inschrijving daarna, zodat je nog tijd hebt voor inkopen en dieetwensen.
Hoeveel dagen van tevoren moet je de boodschappen voor een personeelsbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vers vlees en groente zo laat mogelijk, bij voorkeur op de dag ervoor. Controleer bij ontvangst meteen de hoeveelheden en leg het vlees gekoeld weg.
Wanneer bereid je salades en marinades voor een personeelsbarbecue?: Maak salades, gesneden groenten en marinades meestal de dag ervoor. Bewaar alles afgedekt en gekoeld; haal alleen de hoeveelheden tevoorschijn die je tijdens de eerste ronde nodig hebt.
Hoe lang voor de start moet je een personeelsbarbecue opbouwen?: Begin ongeveer 3 uur vooraf met de terreincontrole en de opbouw van tenten, tafels en stoelen. Richt het buffet 30 minuten voor de start in en test muziek, stroom en verlichting vóór de eerste gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.