Zo organiseer je een parkfeest zonder last-minute stress

Begin een parkfeest niet met boodschappen doen, maar met de plek en de randvoorwaarden. Controleer eerst de parkregels, vraag toestemming en bepaal wat je doet bij regen. Daarna leg je de gastenlijst, aanmeldingen en dieetwensen vast, zodat je gericht eten, drinken, tafels en servies regelt. Werk vervolgens terug vanaf de starttijd: wat moet de dag ervoor klaarstaan, wat koel je op de dag zelf en wie zet de tafels, muziek en spellen op?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst opstellen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Dieetwensen verzamelen
5
Contactgegevens controleren
6
Parkregels controleren
7
Parktoestemming bevestigen
8
Weersverwachting controleren
9
Slechtweerscenario bepalen
2 personen
10
Picknicktafels reserveren
11
Afvalinzameling afspreken
12
Muziek samenstellen
13
Speellijst downloaden
14
Spelprogramma maken
2 personen
15
Spelregels afdrukken
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Salades voorbereiden
3 personen
21
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Servies sorteren
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen plaatsen
4 personen
27
Partytenten opzetten
4 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Lichtkettingen ophangen
3 personen
30
Muziek aansluiten
2 personen
31
Spelzones inrichten
4 personen
32
Informatiebord plaatsen
33
Afvalpunten plaatsen
2 personen
34
Toiletten controleren
35
Terrein veilig nalopen
2 personen

Event

36
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
37
Gasten verwelkomen
3 personen
38
Programma toelichten
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Dranken serveren
3 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Buffet aanvullen
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Koffie en thee bijvullen
45
Spellen begeleiden
4 personen
46
Kinderspellen begeleiden
3 personen
47
Muziek bedienen
48
Licht controleren
49
Tafels afruimen
3 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletvoorraad aanvullen
52
Gevonden voorwerpen verzamelen
53
Laatste ronde aankondigen
54
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

55
Restanten koelen
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Versiering verwijderen
3 personen
61
Spelmateriaal verzamelen
3 personen
62
Terrein schoonmaken
5 personen
63
Afval afvoeren
3 personen
64
Materialen retourneren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare accu'saantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Welkomstbord
Pionnenaantal 12

Verlichting

Lichtkettingenaantal 6
Batterijlampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 20

Sportmateriaal

Voetballenaantal 3
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Springtouwenaantal 6
Kubbset
Picknickkleedaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vuilnisgrijpersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Regel parktoestemming en afvalinzameling voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of partytenten, muziek, tafels en een verlengkabel op deze plek zijn toegestaan.
Stuur de uitnodiging ruim vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het parkfeest. Gebruik de definitieve aantallen voor dieetwensen, eten, drinken, stoelen en herbruikbaar servies.
Plan de opbouw met minimaal 2 personen en reserveer daar 60 tot 90 minuten voor. Zet eerst tafels en eventuele tenten neer, richt daarna het buffet in en vul als laatste koelboxen, glazen en serveerschalen.
Maak het eten in drie groepen: wat de dag ervoor kan, wat op de ochtend zelf moet gebeuren en wat gekoeld blijft tot het serveren. Koel dranken en salades pas uit de koelbox als de tafels klaarstaan, zodat ze niet onnodig warm worden.
Leg het spelprogramma, de afgedrukte spelregels en de gedownloade speellijst klaar in één krat. Test draagbare speakers, microfoon en oplaadbare accu’s vóór vertrek; opbouwen in het park is te laat om nog kabels of aansluitingen te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een parkfeest organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de parkregels, toestemming, gastenlijst en reservering van picknicktafels. Vraag uiterlijk 7 dagen voor het feest de definitieve aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens op.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een parkfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem daarnaast doorlopend water mee en koel alles in meerdere koelboxen, zodat niet iedereen dezelfde box hoeft open te maken.
Wat doe je bij regen tijdens een parkfeest?: Bepaal uiterlijk 48 uur vooraf of je partytenten gebruikt, het programma inkort of het feest verplaatst. Communiceer die keuze direct aan alle gasten; wacht niet tot de ochtend zelf als er geen droog alternatief is.
Wanneer bereid je eten voor een parkfeest?: Maak salades, hapjes en gesneden brood bij voorkeur de dag ervoor klaar en bewaar ze gekoeld. Zet koffie, thee, dranken en buffetservies op de dag zelf klaar, ongeveer 60 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.