Organiser une fête au parc, étape par étape

Une fête au parc se prépare dans un ordre précis : confirmer les invités, vérifier les règles du lieu, puis organiser le repas et l’installation. Commence par les autorisations et le scénario météo avant d’acheter quoi que ce soit. Les inscriptions servent aussi à connaître les besoins alimentaires et à dimensionner les tables, les boissons et la vaisselle. Le jour venu, prévois une installation séparée pour le buffet, les jeux et la collecte des déchets.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier les coordonnées
6
Vérifier le règlement du parc
7
Confirmer l’autorisation de stationnement
8
Vérifier les prévisions météo
9
Définir le scénario en cas de mauvais temps
2 personnes
10
Réserver des tables de pique-nique
11
Organiser la collecte des déchets
12
Composer la musique
13
Télécharger la playlist
14
Établir le programme des jeux
2 personnes
15
Imprimer les règles du jeu
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Préparer les salades
3 personnes
21
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
22
Préparer le café et le thé
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Trier la vaisselle
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tentes de fête
4 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer les guirlandes lumineuses
3 personnes
30
Brancher la musique
2 personnes
31
Aménager les zones de jeu
4 personnes
32
Installer le panneau d'information
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Vérifier les toilettes
35
Faire un contrôle de sécurité du site
2 personnes

Événement

36
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
37
Accueillir les invités
3 personnes
38
Présenter le programme
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Servir les boissons
3 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le café et le thé
45
Animer les jeux
4 personnes
46
Encadrer les jeux pour enfants
3 personnes
47
Gérer la musique
48
Vérifier l'éclairage
49
Dégager les tables
3 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Réapprovisionner les toilettes
52
Rassembler les objets trouvés
53
Annoncer le dernier tour
54
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

55
Réfrigérer les restes
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
62
Nettoyer le site
5 personnes
63
Évacuer les déchets
3 personnes
64
Retourner les matériels
2 personnes
65
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries rechargeablesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Cônesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 10
Piles de rechangeqté 20

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Frisbeesqté 4
Sets de badmintonqté 3
Cordes à sauterqté 6
Set de Kubb
Couverture de pique-niqueqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commence 3 à 4 semaines avant avec la liste des invités, les invitations et les inscriptions. Demande tout de suite les besoins alimentaires : les réponses reçues la veille arrivent trop tard pour adapter les salades et les en-cas.
Vérifie au moins 14 jours avant le règlement du parc, la réservation des tables de pique-nique et l’autorisation de stationnement. Confirme aussi qui apporte ou installe les tables pliantes, les chaises et les tentes.
Prépare un plan météo deux jours avant, puis consulte les prévisions le matin même. Sans solution de repli clairement définie, une averse suffit à désorganiser le repas et le programme des jeux.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et remplis les glacières juste avant le départ. Prévois des carafes d’eau en plus des boissons fraîches : elles sont souvent oubliées alors qu’elles servent pendant toute la fête.
Installe d’abord les tables et le buffet, puis la vaisselle, les boissons et les plats. Télécharge la playlist avant de partir et vérifie les enceintes, le microphone, les rallonges et les batteries rechargeables avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une fête au parc ?: Commence 3 à 4 semaines à l’avance pour envoyer les invitations et recueillir les inscriptions. Vérifie les autorisations, les tables et le stationnement au moins 14 jours avant.
Quand vérifier la météo pour une fête au parc ?: Consulte les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin de la fête. Prépare un scénario de mauvais temps avant cette échéance, pas après l’apparition de la pluie.
Combien de boissons prévoir pour une fête au parc ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en carafe et garde les boissons au frais dans plusieurs glacières.
Que préparer la veille d’une fête au parc ?: La veille, télécharge la playlist, imprime les règles des jeux, vérifie la liste des courses et prépare les salades, les en-cas ainsi que le pain et les garnitures. Trie aussi la vaisselle et recharge les batteries pour éviter les oublis au départ.

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