Parkfest organisieren: So gehst du richtig vor

Ein Parkfest steht und fällt nicht mit der Playlist, sondern mit Genehmigung, Wetterplan und einer guten Reihenfolge. Kläre zuerst die Parkregeln, bestätige die Genehmigung und verschicke dann die Einladungen. Danach planst du Essen, Getränke, Sitzplätze und Spiele anhand der Anmeldungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen frühen Aufbau, gekühlte Getränke und einen klaren Plan für Müll und schlechtes Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste erstellen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Kontaktdaten prüfen
6
Parkregeln prüfen
7
Parkgenehmigung bestätigen
8
Wettervorhersage prüfen
9
Schlechtwetterszenario festlegen
2 Personen
10
Picknicktische reservieren
11
Müllabholung vereinbaren
12
Musik zusammenstellen
13
Playlist herunterladen
14
Spielprogramm erstellen
2 Personen
15
Spielregeln ausdrucken
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
4 Personen
20
Salate vorbereiten
3 Personen
21
Brot und Belag bereitstellen
2 Personen
22
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Geschirr sortieren
2 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Lichterketten aufhängen
3 Personen
30
Musik anschließen
2 Personen
31
Spielbereiche einrichten
4 Personen
32
Infotafel aufstellen
33
Müllstationen aufstellen
2 Personen
34
Toiletten kontrollieren
35
Gelände sicher kontrollieren
2 Personen

Event

36
Empfangstisch betreuen
2 Personen
37
Gäste begrüßen
3 Personen
38
Programm vorstellen
39
Anwesenheit erfassen
2 Personen
40
Getränke servieren
3 Personen
41
Snacks servieren
3 Personen
42
Buffet auffüllen
2 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kaffee und Tee nachfüllen
45
Spiele betreuen
4 Personen
46
Kinderspiele betreuen
3 Personen
47
Musik bedienen
48
Licht prüfen
49
Tische abräumen
3 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Toilettenvorrat auffüllen
52
Fundsachen sammeln
53
Letzte Runde ankündigen
54
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

55
Reste kühlen
2 Personen
56
Geschirr sammeln
3 Personen
57
Geschirr abwaschen
3 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Partyzelte abbauen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
3 Personen
61
Spielmaterial sammeln
3 Personen
62
Gelände reinigen
5 Personen
63
Abfall entsorgen
3 Personen
64
Materialien zurückgeben
2 Personen
65
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 100
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
Wiederverwendbare GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 50
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierbretterAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
AkkusAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
Willkommensschild
KegelAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 20

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
FrisbeesAnz. 4
BadmintonsätzeAnz. 3
SpringseileAnz. 6
Kubb-Set
PicknickdeckeAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
MüllgreiferAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens drei bis vier Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der Prüfung der Parkregeln. Eine Parkgenehmigung solltest du spätestens eine Woche vor dem Fest noch einmal bestätigen.
Setze eine feste Rückmeldefrist, etwa zehn Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und prüfe Telefonnummern, damit du am Veranstaltungstag schnell nachfragen kannst.
Plane den Aufbau rückwärts: Tische, Zelte und Stühle sollten mindestens 90 Minuten vor Beginn stehen. Kühlboxen, Geschirr und Buffetische gehören vor dem Eintreffen der Gäste an ihren Platz.
Bereite Salate, Snacks sowie Brot und Belag am Vortag vor. Getränke kühlst du am besten über Nacht; für Kaffee und Tee stellst du Thermoskannen und Kaffeetassen separat bereit.
Lege spätestens zwei Tage vorher ein Schlechtwetterszenario fest und lade die Playlist herunter. Prüfe außerdem Akkus, Lautsprecher und Verlängerungskabel, bevor du zum Park gehst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Parkfest organisieren?: Starte drei bis vier Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Parkgenehmigung. Eine Woche vorher sollten Rückmeldungen, Ernährungswünsche, Wetterplan und Reservierungen geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Parkfest?: Plane mindestens 90 Minuten für Zelte, Klapptische, Stühle, Buffet und Geschirr ein. Wenn du Musik, Spiele und ein umfangreiches Buffet vorbereitest, sind zwei Stunden realistischer.
Wann sollte man Getränke und Essen für ein Parkfest vorbereiten?: Bereite Salate, Snacks und Belag am Vortag vor. Getränke sollten über Nacht kühlen; Kühlboxen füllst du am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor Beginn.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für ein Parkfest?: Lege spätestens zwei Tage vorher eine konkrete Ausweichlösung fest und prüfe, ob Partyzelte für den Park zulässig sind. Informiere die Gäste spätestens am Vorabend, falls sich der Plan ändert.

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