Zo organiseer je een paintballwedstrijd zonder verrassingen

Een paintballwedstrijd organiseren begint niet met de teamindeling, maar met het vastleggen van het terrein, de capaciteit en de veiligheidsafspraken. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vervoersinformatie, zodat je materiaal en catering op het juiste aantal deelnemers afstemt. In de laatste week controleer je de weersverwachting, bevestig je de deelnemers en stuur je route-, parkeer- en teaminformatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, gecontroleerd materiaal en een strak tijdschema tussen de speelrondes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst aanmaken
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Paintballterrein reserveren
6
Cateringafspraken vastleggen
7
Materiaalbehoefte controleren
2 personen
8
Vervoer voor materiaal regelen
9
Teamindeling voorbereiden
10
Spelregels en veiligheid maken
2 personen
11
Prijzen en scorekaarten kopen
12
Weersverwachting controleren
13
Definitieve deelnemers bevestigen
14
Teamindeling communiceren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materiaal ophalen
2 personen
17
Boodschappen sorteren
2 personen
18
Route en parkeerinfo versturen
19
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
20
Terrein en speelvelden controleren
2 personen
21
Informatietafel opstellen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
23
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Hapjes voorbereiden
3 personen
26
Paintballmateriaal klaarleggen
3 personen
27
Vlaggen en veldmarkeringen plaatsen
2 personen

Event

28
Ontvangst en registratie verzorgen
3 personen
29
Beschermingsmateriaal uitdelen
3 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Teamindeling bekendmaken
32
Eerste paintballronde begeleiden
3 personen
33
Tweede paintballronde begeleiden
3 personen
34
Derde paintballronde begeleiden
3 personen
35
Scores en materiaal controleren
2 personen
36
Buffet en drankjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Prijzen uitreiken
2 personen
39
Gebruikt materiaal innemen
3 personen
40
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

41
Paintballmateriaal schoonmaken
3 personen
42
Tafels en stoelen afruimen
3 personen
43
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
44
Terrein schoonmaken
3 personen
45
Afval afvoeren
2 personen
46
Materiaal retourneren
2 personen
47
Overgebleven voorraad opruimen
48
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 35
Buffettafelsaantal 3

Sportmateriaal

Paintballmarkersaantal 30
Paintballmaskersaantal 35
Borstbeschermersaantal 30
Handschoenenaantal 30
Paintballkogelsaantal 6000
Persluchtflessenaantal 10
Veldvlaggenaantal 4
Pionnenaantal 20
Fluitjesaantal 3
Scorebordenaantal 2
Stopwatchaantal 2
Veiligheidslintaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en serveermessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het paintballterrein zodra je een realistische deelnemersschatting hebt. Controleer meteen hoeveel speelvelden, markers, maskers, borstbeschermers en persluchtflessen beschikbaar zijn; ontbrekend materiaal regel je liever weken vooraf dan op de speeldag.
Sluit de deelnemerslijst ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Gebruik het definitieve aantal voor de teamindeling, paintballkogels, catering, stoelen en herbruikbare bekers, en verzamel dieetwensen voordat je de boodschappen doet.
Maak veiligheidsregels die iedereen vóór de eerste ronde hoort. Leg onder meer uit wanneer maskers op moeten blijven, waar veiligheidslint de speelgrenzen markeert en wie het spel met een fluitje stillegt.
Stuur route-, parkeer- en teaminformatie uiterlijk 2 dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat deelnemers zich melden, welke kleding geschikt is en of zij zelf vervoer voor materiaal of persoonlijke spullen moeten regelen.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst terrein en speelvelden controleren, daarna veiligheidsmateriaal en informatietafel klaarzetten, en pas vervolgens tafels, catering en koude dranken opbouwen. Leg scoreborden, scorekaarten en stopwatch vóór de start op één herkenbare plek.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een paintballwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met het terrein, de deelnemerslijst en de eerste materiaalcontrole. Leg catering en vervoer uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd vast.
Hoeveel paintballkogels heb ik per deelnemer nodig?: Gebruik de verbruiksschatting van het terrein als uitgangspunt en neem per deelnemer een reserve mee voor extra speelrondes. Tel het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf op voordat je de kogels bestelt of ophaalt.
Wanneer maak je de teamindeling voor paintball?: Maak een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en controleer die opnieuw na de sluitingsdatum. Communiceer de definitieve teams 2 dagen vooraf, zodat deelnemers weten bij welk team ze horen.
Wat moet ik bij slecht weer doen met een paintballwedstrijd?: Controleer de weersverwachting 7 dagen en nogmaals 24 uur vooraf. Bespreek bij de reservering welke uiterste termijn geldt voor verplaatsen of annuleren en informeer deelnemers direct zodra het terrein een beslissing neemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.