Zo organiseer je een paasvuur zonder last-minute problemen

Begin niet met hout verzamelen, maar met toestemming, locatie en veiligheid. Een paasvuur vraagt om een vergunning, duidelijke afspraken over wat wel en niet op de brandstapel mag en een team dat tijdens de avond toezicht houdt. Regel daarna de voorzieningen voor bezoekers, zoals toiletten, verlichting, eten en drinken. Plan de controle van het terrein en het hout enkele dagen vóór het vuur; op de dag zelf wil je vooral opbouwen, instrueren en de weersverwachting volgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning voor paasvuur aanvragen
2
Brandveiligheidsvoorwaarden controleren
2 personen
3
Terrein en stookplaats vastleggen
2 personen
4
Datum en locatie publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen openen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Leveranciers voor hout benaderen
2 personen
11
Mobiele toiletten reserveren
12
Afvalinzameling regelen
13
Brandweer informeren
14
Buren over het evenement informeren
2 personen
15
Weersvoorspelling en wind controleren
16
Veiligheidsinstructies afdrukken
17
Vrijwilligersrooster afdrukken
18
Houtinzameling aankondigen
19
Hout op geschiktheid controleren
4 personen
20
Niet-toegestaan materiaal verwijderen
4 personen
21
Terrein op obstakels controleren
3 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Servies en bestek sorteren
2 personen
26
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
27
EHBO-koffer controleren
28
Zaklampen en portofoons opladen
29
Weer en wind opnieuw controleren
30
Evenement bij slecht weer afgelasten
2 personen
31
Hout op de stookplaats stapelen
8 personen
32
Veilige afstand rond vuur markeren
3 personen
33
Afzettingen rond stookplaats plaatsen
4 personen
34
Blusmiddelen opstellen
3 personen
35
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
36
Partytenten opbouwen
6 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
39
Barren en uitgiftepunten inrichten
4 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Eten gekoeld klaarzetten
3 personen
42
Menuborden en prijzen plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Aanmeldingen bij entree controleren
2 personen
47
Houtinlevering begeleiden
4 personen
48
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes uitserveren
3 personen
51
Dranken verkopen
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
55
Stookplaats opnieuw inspecteren
3 personen
56
Publiek op veilige afstand houden
4 personen
57
Paasvuur aansteken
3 personen
58
Vuur en windrichting bewaken
4 personen
59
Bezoekers informeren over veiligheid
2 personen
60
Blusmiddelen paraat houden
2 personen
61
Laatste ronde langs verkooppunten
2 personen
62
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen

Nazorg

63
Vuur volledig laten uitbranden
3 personen
64
Gloeiende resten nablussen
3 personen
65
Stookplaats op restgevaar controleren
2 personen
66
Afzettingen verwijderen
3 personen
67
Houtresten en afval verzamelen
6 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
70
Servies en bestek afwassen
3 personen
71
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
72
Partytenten afbreken
6 personen
73
Verlichting en kabels verwijderen
3 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
75
Overgebleven voedsel veilig opslaan
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Terreinoplevering melden
78
Verloren voorwerpen verzamelen
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Eindstand van kas tellen
2 personen
81
Restvoorraad opbergen
2 personen
82
Toiletten laten ophalen
83
Vergunningvoorwaarden afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 6
Thermoboxenaantal 3

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Pinapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Bouwlampenaantal 4
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Blusdekensaantal 4
Waterslangenaantal 2
Wateremmersaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 16
Veiligheidsbrillenaantal 12
Gehoorbeschermingaantal 8
Afzethekkenaantal 20
Lint voor afzettingaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Decoratie

Paasvlaggenaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Menubordenaantal 6
Prijshoudersaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Blikvangersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en controleer de brandveiligheidsvoorwaarden voordat je de datum publiceert. Leg tegelijk de stookplaats vast, zodat je weet welke ondergrond, afstand en toegangsroute beschikbaar zijn.
Open aanmeldingen zodra datum en locatie bekend zijn en verzamel dieetwensen direct. Gebruik het aantal aanmeldingen om eten, drinken, bekers, borden en zit- of statafels te verdelen.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Wijs vooraf iemand aan voor het vuur, iemand voor bezoekers en iemand voor de portofoons of telefoons, zodat toezicht niet bij één persoon blijft liggen.
Laat houtinzameling niet onbeheerd verlopen: controleer elke lading en verwijder behandeld hout, plastic en andere niet-toegestane materialen. Doe de laatste controle uiterlijk op de dag vóór het paasvuur, wanneer aanpassen nog mogelijk is.
Controleer op de dag zelf wind, terrein, kabels en verlichting voordat bezoekers komen. Zet bouwlampen en ledlichtsnoeren veilig neer, vul koelboxen en warmhoudkannen pas kort voor gebruik en hang veiligheidsinstructies zichtbaar op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vergunning voor een paasvuur aanvragen?: Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan en houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagtermijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasvuur?: Plan minimaal 3 rollen per dienst: één persoon bij het vuur, één voor toezicht op het terrein en één voor bezoekers of voorzieningen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat toezicht de hele avond vol te houden is.
Wanneer moet je het hout voor een paasvuur controleren?: Controleer het hout bij elke aanlevering en voer een volledige eindcontrole uiterlijk 1 dag vóór het vuur uit. Zo kun je verboden materialen nog verwijderen en voorkom je discussie tijdens het evenement.
Wat moet je doen bij harde wind tijdens een paasvuur?: Controleer de windverwachting opnieuw op de ochtend van het evenement en nogmaals vlak voor aanvang. Volg de vergunning en aanwijzingen van brandweer of gemeente; bij onveilige omstandigheden stel je het vuur uit of laat je het niet doorgaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.