Zo organiseer je een paasmarkt zonder last-minute problemen

Begin met de datum, locatie en marktindeling; die bepalen hoeveel kraamhouders, tafels en tenten je nodig hebt. Regel daarna vergunningen, verzekering en stroom voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen, dieetwensen en catering in één overzicht bij en bevestig leveranciers uiterlijk een week vooraf. In de laatste dagen controleer je het weer, de verse producten, bewegwijzering en de taakverdeling voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Marktindeling maken
2 personen
3
Kraamhouders benaderen
2 personen
4
Kraamhouders registreren
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Stroompunten controleren
2 personen
13
Toiletten controleren
14
Tafels en tenten reserveren
15
Koelapparatuur reserveren
16
Muziekapparatuur reserveren
17
Plattegrond afdrukken
18
Bordjes en routepijlen maken
2 personen
19
Kraamnummering maken
20
Vrijwilligers indelen
21
Leveranciers bevestigen
22
Weersverwachting controleren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
25
Verse producten controleren
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Paaseieren sorteren
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
30
Kassa voorbereiden
2 personen
31
Geld en betaalterminal testen
2 personen
32
EHBO-doos klaarzetten
33
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
34
Tenten opbouwen
6 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Kramen nummeren
2 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Paaseierenzoekplek inrichten
3 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Verlichting ophangen
3 personen
42
Kraamhouders ontvangen
3 personen
43
Kraamplaatsen aanwijzen
2 personen
44
Infobalie inrichten
2 personen
45
Toiletten bevoorraden
2 personen
46
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Infobalie bemannen
2 personen
49
Kassa bemannen
2 personen
50
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Paaseierenzoektocht begeleiden
4 personen
55
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
56
Muziek bedienen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Kraamhouders uitchecken
2 personen
63
Eten en drinken opruimen
3 personen
64
Servies verzamelen
3 personen
65
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
66
Verlichting uitschakelen
2 personen
67
Versiering verwijderen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
72
Tenten afbreken
6 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Koelapparatuur retourneren
2 personen
76
Kassaopbrengst storten
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Leveranciers afrekenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 4
Krukkenaantal 8
Kleedkamerscherm
Kledingrekkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 60
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerpottenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Haspelsaantal 4
Batterijlampenaantal 12

Decoratie

Paasslingersaantal 20
Paasvlaggenaantal 30
Kunststof paaseierenaantal 150
Paastakkenaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Kraamnummerbordenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Paasmandjesaantal 40
Kleurplatenhoudersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schilmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Aluminium serveerbladenaantal 12
Keukenladdersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handdesinfectiepompjesaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Veiligheid

EHBO-doos
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Kabelmattenaantal 12
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je kraamhouders definitief registreert. Nummer elke kraam en teken looproutes, toiletten, stroompunten en plekken voor catering in; zo voorkom je dat tenten of verlengkabels elkaar blokkeren.
Bevestig vergunningen, verzekering en locatie uiterlijk vier weken voor de markt. Vraag kraamhouders bij hun aanmelding direct naar benodigde stroom en tafelruimte, in plaats van dit pas op de opbouwdag uit te zoeken.
Plan de catering op basis van het verwachte bezoekersaantal en verzamel dieetwensen minimaal 7 dagen vooraf. Controleer verse producten op de dag zelf en zet houdbare voorraad eerder klaar, zodat koffie, thee en servies niet afhankelijk zijn van één levering.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 3 dagen vooraf met een aanspreekpunt voor opbouw, kramen, catering en afsluiting. Geef per onderdeel een starttijd; alleen een lijst met namen laat gaten vallen tijdens de drukste uren.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, tafels en routepijlen anders moeten worden geplaatst. Test geluidsset, microfoon, betaalterminals, koffiezetapparaten en verlengkabels vóór de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, marktindeling en kraamhouders. Regel vergunningen en verzekering bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de markt, omdat wijzigingen daarna weinig ruimte laten.
Hoeveel kraamhouders heb je nodig voor een paasmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en het verwachte bezoekersaantal, maar bepaal eerst hoeveel kramen veilig op de plattegrond passen. Houd per kraam rekening met de kraam zelf én voldoende loopruimte; registreer daarna pas het definitieve aantal.
Wanneer moet je dieetwensen voor een paasmarkt verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor de markt. Geef het definitieve overzicht daarna aan de cateraar, zodat aparte opties en etiketten nog geregeld kunnen worden.
Wanneer controleer je het weer voor een paasmarkt?: Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en een definitieve controle 48 uur voor de start. Gebruik die laatste voorspelling om tenten, routepijlen, tafels en de vrijwilligersplanning aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.