Comment organiser un marché de Pâques sans rien oublier

Pour organiser un marché de Pâques, commencez par verrouiller la date, le lieu et le plan des stands avant de contacter les exposants. Les autorisations, l’assurance et les besoins techniques doivent être vérifiés plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, structurez les inscriptions, la restauration, la signalétique et les équipes sur place. Le jour J, gardez une marge pour la météo, les produits frais et les imprévus de branchement ou de paiement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer l'agencement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Enregistrer les exposants
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Réserver le catering
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Vérifier les toilettes
14
Réserver tables et tentes
15
Réserver le matériel de refroidissement
16
Réserver le matériel de musique
17
Imprimer le plan
18
Créer des panneaux et des flèches d'orientation
2 personnes
19
Créer la numérotation des stands
20
Répartir les bénévoles
21
Confirmer les fournisseurs
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Contrôler les produits frais
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Trier les œufs de Pâques
2 personnes
28
Préparer les en-cas
4 personnes
29
Installer le point café et thé
2 personnes
30
Préparer la caisse
2 personnes
31
Tester l’argent et le terminal de paiement
2 personnes
32
Préparer la trousse de premiers secours
33
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
34
Monter les tentes
6 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Numéroter les stands
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Aménager le lieu de la chasse aux œufs de Pâques
3 personnes
40
Tester le système de sonorisation
2 personnes
41
Installer l'éclairage
3 personnes
42
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
43
Attribuer les emplacements des stands
2 personnes
44
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
45
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
46
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Tenir le stand d’information
2 personnes
49
Tenir la caisse
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer la chasse aux œufs de Pâques
4 personnes
55
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
56
Gérer la musique
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
59
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

61
Clôturer la caisse
2 personnes
62
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
63
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Démonter la sono
2 personnes
66
Éteindre l’éclairage
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
72
Démonter les tentes
6 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Retourner le matériel de réfrigération
2 personnes
76
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Régler les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tabouretsqté 8
Paravent de loge
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enrouleursqté 4
Lampes à batterieqté 12

Décoration

Guirlandes de Pâquesqté 20
Drapeaux de Pâquesqté 30
Œufs de Pâques en plastiqueqté 150
Branches de Pâquesqté 8
Fleurs artificiellesqté 20
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux de numéro de standqté 12
Ballonsqté 100
Paniers de Pâquesqté 40
Porte-coloriagesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux d’épluchageqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 24
Plateaux de service en aluminiumqté 12
Échelles de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Dessinez l’agencement avant d’envoyer les invitations : prévoyez les allées, les accès aux tentes, les stands numérotés et une zone clairement séparée pour la restauration. Imprimez le plan et préparez des flèches d’orientation avant l’installation.
Contactez les exposants assez tôt pour connaître leurs besoins en tables, chaises, portants, prises et espace de présentation. Fixez une date limite d’inscription afin de finaliser la numérotation et la répartition des emplacements.
Vérifiez les autorisations, l’assurance, les toilettes et les points d’alimentation avant de réserver le matériel. Contrôlez aussi la puissance disponible pour les machines à café, bouilloires, réfrigérateurs et équipements de sonorisation.
Pour la restauration, recueillez les besoins alimentaires lors des inscriptions et confirmez le traiteur plusieurs jours avant le marché. Prévoyez la vaisselle, les gobelets réutilisables, les plateaux de service et une solution pour maintenir les produits froids ou chauds.
Répartissez les bénévoles par créneaux et attribuez à chacun une zone précise : accueil, exposants, restauration, orientation ou rangement. Consultez les prévisions météo quelques jours avant, puis protégez les stocks non périssables et contrôlez les produits frais le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Pâques ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, contacter les exposants et réserver les tentes, tables et équipements. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, la signalétique et la météo.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Pâques ?: Contactez-les environ 6 semaines avant la date prévue, puis fixez une clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les exposants, de numéroter les stands et d’adapter le plan.
Combien de bénévoles prévoir pour un marché de Pâques ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les exposants et 1 pour la restauration pendant chaque créneau. Ajoutez une personne mobile pour l’orientation et les imprévus si le marché compte plusieurs zones ou plus de 20 stands.
Quand vérifier la météo et les produits frais ?: Consultez les prévisions 5 à 7 jours avant, puis faites une dernière vérification la veille. Contrôlez les produits frais le matin même et confirmez que les glacières, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud sont opérationnels.

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