Zo organiseer je een paardenrace

Begin niet met uitnodigingen, maar met de locatie, vergunning en veiligheidsbezetting. Leg daarna de dierenarts, EHBO en praktische terreinindeling vast voordat je deelnemers laat inschrijven. In de laatste weken draait het om paardenlijsten, startgroepen, transport en stalplaatsen; op de wedstrijddag moeten route, terrein en materiaal gecontroleerd zijn. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en voorkomt dat cruciale zaken, zoals voer, afzetting of de startlijst, te laat geregeld worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Verzekering controleren
4
Dierenarts vastleggen
5
EHBO-bezetting regelen
6
Deelnemers uitnodigen
2 personen
7
Publieksuitnodigingen versturen
2 personen
8
Inschrijfformulier openen
9
Wedstrijdreglement publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Paardenlijsten controleren
2 personen
13
Startgroepen indelen
2 personen
14
Startnummers toewijzen
15
Startlijst versturen
16
Paardentransport bevestigen
17
Stalplaatsen verdelen
2 personen
18
Publieksroute vastleggen
2 personen
19
Parkeerindeling maken
20
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Paardenvoer inslaan
2 personen
24
Wedstrijdterrein inspecteren
3 personen
25
Terrein egaliseren
3 personen
26
Stallen voorbereiden
3 personen
27
Parcours uitzetten
4 personen
28
Publieksafzetting plaatsen
4 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Catering voorbereiden
3 personen
33
Wedstrijdsecretariaat inrichten
2 personen
34
Start- en finishlijn markeren
3 personen
35
Paarden binnenkomst begeleiden
4 personen
36
Paardenpapieren controleren
2 personen
37
Paarden laten keuren
2 personen
38
Ruiters aanmelden
2 personen
39
Ruiterbriefing geven
2 personen

Event

40
Publiek ontvangen
4 personen
41
Startnummers uitdelen
2 personen
42
Paddocktoegang controleren
2 personen
43
Paarden voorrijden
4 personen
44
Eerste race starten
4 personen
45
Tussenstanden registreren
2 personen
46
Parcours veilig houden
4 personen
47
Dranken serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Paarden water geven
3 personen
51
Tweede race starten
4 personen
52
Derde race starten
4 personen
53
Laatste race starten
4 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijswinnaars klaarzetten
2 personen
56
Prijzen uitreiken
3 personen
57
Publiek begeleiden
3 personen
58
Paarden naverzorgen
4 personen
59
Vertrek paarden begeleiden
4 personen
60
Publiek uitzwaaien
3 personen

Nazorg

61
Catering afbouwen
3 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Parcours opruimen
5 personen
65
Stallen schoonmaken
4 personen
66
Terrein schoonmaken
5 personen
67
Tenten afbreken
4 personen
68
Meubilair terugplaatsen
4 personen
69
Verlichting verwijderen
3 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Uitslagen publiceren
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Kleedkamertafelsaantal 2

Sportmateriaal

Starthekkenaantal 2
Finishboog
Parcourskegelsaantal 30
Afzethekkenaantal 40
Pionnenaantal 24
Startnummersaantal 40
Rugnummersaantal 40
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2
Markeerlintaantal 6
Vlaggenaantal 12
Prijstrofeeënaantal 6
Medaillelintenaantal 20
Wedstrijdhesjesaantal 12

Dierenverzorging

Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Hooinettenaantal 12
Halstersaantal 12
Touwlijnenaantal 12
Poetskoffersaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Strobalenaantal 30
Hooirollenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Nooduitgangbordenaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie en vraag de wedstrijdvergunning minimaal 8 tot 12 weken vooraf aan. Controleer tegelijk de verzekering, zodat je niet pas na de inschrijvingen ontdekt dat de dekking ontbreekt.
Open de inschrijving pas nadat het wedstrijdreglement klaarstaat. Sluit de aanmeldingen bij voorkeur 10 tot 14 dagen voor de race, zodat je paardenlijsten kunt controleren en startgroepen en startnummers kunt maken.
Plan paardentransport en stalplaatsen per deelnemer, niet alleen per paard. Vraag uiterlijk 2 weken vooraf de aankomsttijd en eventuele dieetwensen uit; zo kun je voerbakken, hooinetten en waterbakken verdelen.
Loop het wedstrijdterrein uiterlijk de dag vóór de race volledig na. Controleer de ondergrond, egaliseer oneffenheden en zet starthekken, finishboog, parcourskegels en afzethekken op hun definitieve plaats.
Maak voor de wedstrijddag een tijdschema met vaste momenten voor aankomst, controle, starts en prijsuitreiking. Houd minstens 30 minuten buffer tussen de laatste finish en de uitreiking voor uitslagen, paardenverzorging en onverwachte vertragingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardenrace organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunning, verzekering, dierenarts en EHBO. Reserveer transport en stalplaatsen uiterlijk 2 weken voor de race en sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen vooraf.
Welke vergunning heb ik nodig voor een paardenrace?: Dat hangt af van de locatie en het soort wedstrijd. Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 8 weken vooraf aan en controleer tegelijk bij de locatie en verzekeraar welke aanvullende meldingen of voorwaarden gelden.
Hoe deel je startgroepen voor een paardenrace in?: Controleer eerst alle paardenlijsten en deel daarna de deelnemers in op basis van het wedstrijdreglement. Verstuur de definitieve startlijst uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf, met startnummer, starttijd en praktische informatie.
Wat moet ik voor paarden regelen op de wedstrijddag?: Voorzie per paard een waterbak en voerbak en regel voldoende hooi, voer, stro en stalruimte. Plan daarnaast een dierenarts en EHBO-bezetting gedurende de hele wedstrijd; zet halsters, touwlijnen en verzorgingsmateriaal klaar vóór de eerste aankomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.