Organiser une course de chevaux, étape par étape

Une course de chevaux se prépare d’abord comme une opération de sécurité et de circulation, puis comme une compétition. Commence par réserver le site, obtenir l’autorisation nécessaire et vérifier l’assurance. Ensuite, structure les inscriptions, les groupes de départ et le transport des chevaux avant de travailler l’accueil du public. Les derniers jours servent surtout à contrôler le terrain, le balisage, le matériel de soins et les équipes présentes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Vérifier l’assurance
4
Faire appel à un vétérinaire
5
Organiser le personnel de premiers secours
6
Inviter les participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations au public
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier le règlement du concours
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les listes de chevaux
2 personnes
13
Répartir les groupes de départ
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
15
Envoyer la liste de départ
16
Confirmer le transport des chevaux
17
Répartir les emplacements
2 personnes
18
Définir l’itinéraire du public
2 personnes
19
Créer l’agencement du parking
20
Préparer la remise des prix
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Faire le stock de nourriture pour les chevaux
2 personnes
24
Inspecter le terrain de compétition
3 personnes
25
Niveler le terrain
3 personnes
26
Préparer les écuries
3 personnes
27
Mettre en place le parcours
4 personnes
28
Installer les barrières de foule
4 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Préparer le service traiteur
3 personnes
33
Installer le secrétariat de la compétition
2 personnes
34
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
35
Accompagner l'entrée des chevaux
4 personnes
36
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
37
Faire inspecter les chevaux
2 personnes
38
Inscrire les cavaliers
2 personnes
39
Donner le briefing aux cavaliers
2 personnes

Événement

40
Accueillir le public
4 personnes
41
Distribuer les dossards
2 personnes
42
Contrôler l’accès au paddock
2 personnes
43
Amener les chevaux
4 personnes
44
Lancer la première course
4 personnes
45
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
46
Sécuriser le parcours
4 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Abreuver les chevaux
3 personnes
51
Lancer la deuxième course
4 personnes
52
Lancer la troisième course
4 personnes
53
Lancer la dernière course
4 personnes
54
Vérifier les résultats
2 personnes
55
Préparer les lauréats
2 personnes
56
Remettre les prix
3 personnes
57
Guider le public
3 personnes
58
Prendre soin des chevaux après l’événement
4 personnes
59
Accompagner le départ des chevaux
4 personnes
60
Saluer le public au revoir
3 personnes

Suivi

61
Démonter le catering
3 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le parcours
5 personnes
65
Nettoyer les écuries
4 personnes
66
Nettoyer le site
5 personnes
67
Démonter les tentes
4 personnes
68
Remettre le mobilier en place
4 personnes
69
Retirer l'éclairage
3 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Publier les résultats
73
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Tables de logeqté 2

Matériel de sport

Portiques de départqté 2
Arche d'arrivée
Cônes de parcoursqté 30
Barrières de sécuritéqté 40
Cônesqté 24
Numéros de départqté 40
Dossardsqté 40
Chronomètresqté 4
Mètres rubansqté 2
Ruban de balisageqté 6
Drapeauxqté 12
Trophéesqté 6
Rubans de médailleqté 20
Maillots de compétitionqté 12

Soins aux animaux

Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 12
Filets à foinqté 12
Licolsqté 12
Cordes de guidageqté 12
Malles de nettoyageqté 6
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Balles de pailleqté 30
Bottes de foinqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Panneaux d'avertissementqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Équipement

Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Caissesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Balaisqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloque les démarches administratives au moins 8 à 12 semaines avant la course : autorisation de compétition, assurance, vétérinaire et organisation des premiers secours. Sans ces confirmations, les invitations et les inscriptions peuvent partir trop tôt.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant l’épreuve. Tu auras ainsi le temps de vérifier les listes de chevaux, répartir les groupes, attribuer les numéros et envoyer une liste de départ fiable.
Traite le transport et l’installation des chevaux séparément de l’arrivée du public. Prévois des emplacements identifiés, des points d’eau, du foin et un accès dégagé pour les véhicules de transport.
Trace le parcours sur le terrain au moins 48 heures avant le départ. Contrôle le nivelage, les cônes, les drapeaux, le ruban de balisage et les barrières, puis fais vérifier l’itinéraire par une personne qui ne l’a pas monté elle-même.
Prépare la remise des prix avant l’ouverture du site : trophées, rubans, ordre des récompenses et espace dédié. Le jour de la course, garde une personne responsable des résultats afin d’éviter de chercher le matériel au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de chevaux ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour une course avec public. Ce délai couvre l’autorisation, l’assurance, le vétérinaire, les premiers secours, les inscriptions et la préparation du terrain.
Quand fermer les inscriptions pour une course de chevaux ?: Ferme le formulaire 10 à 14 jours avant la compétition. Il reste alors assez de temps pour contrôler les chevaux inscrits, composer les groupes de départ et transmettre les numéros.
Quand préparer le parcours d’une course de chevaux ?: Fais une première inspection 3 à 5 jours avant l’épreuve, puis une vérification finale dans les 24 à 48 heures. Le terrain, le nivelage et le balisage peuvent encore changer après la pluie ou le passage des véhicules.
Que faut-il prévoir pour les chevaux le jour de la course ?: Prévois au minimum un point d’eau par zone de stationnement, des gamelles, du foin, des filets à foin, des licols et des cordes de guidage. Ajoute les malles de nettoyage et le matériel de manutention avant l’arrivée des premiers chevaux.

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