Zo organiseer je een paaldanswedstrijd

Begin een paaldanswedstrijd niet met de aankleding, maar met het reglement en de wedstrijdstructuur. Leg categorieën, beoordelingscriteria, inschrijfvoorwaarden en deadlines vast voordat je deelnemers uitnodigt. Reserveer daarna de locatie, wedstrijdpalen en veiligheidsmatten en leg jury, presentator en fotograaf vast. In de laatste weken draait alles om muziek, startvolgorde, jurybriefing en een technische test. Zo voorkom je dat een ontbrekend muziekbestand, onvoldoende omkleedruimte of onduidelijke scoreformulieren op de wedstrijddag problemen geeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement publiceren
2
Inschrijfformulier openen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Deelnemers inschrijven
2 personen
5
Inschrijvingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Juryleden vastleggen
8
Presentator vastleggen
9
Fotograaf vastleggen
10
Locatie reserveren
11
Wedstrijdverzekering controleren
12
Polen reserveren
13
Muziekinstructies versturen
14
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
15
Muziekbestanden testen
2 personen
16
Startvolgorde loten
2 personen
17
Startvolgorde publiceren
18
Jurybriefing voorbereiden
2 personen
19
Scoreformulieren afdrukken
20
Naambadges maken
2 personen
21
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Polen controleren
3 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
28
Vloer vrijmaken
4 personen
29
Jurytafel opstellen
2 personen
30
Tafels opstellen
4 personen
31
Stoelen opstellen
4 personen
32
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
33
Microfoons testen
2 personen
34
Wedstrijdverlichting plaatsen
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Incheckbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Deelnemersruimte inrichten
2 personen
39
Jurytafel voorzien van formulieren
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen
41
Soundcheck uitvoeren
3 personen
42
Jurybriefing geven
5 personen

Event

43
Deelnemers inchecken
3 personen
44
Publiek ontvangen
3 personen
45
Openingsprogramma begeleiden
2 personen
46
Deelnemers naar warming-up begeleiden
2 personen
47
Wedstrijdmuziek afspelen
2 personen
48
Startvolgorde bewaken
2 personen
49
Juryformulieren verzamelen
2 personen
50
Scores verwerken
2 personen
51
Deelnemers begeleiden
2 personen
52
Veiligheidsmatten controleren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Buffet schoonhouden
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Pauzeprogramma aankondigen
58
Finalisten bekendmaken
2 personen
59
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
60
Groepsfoto maken
3 personen
61
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Juryformulieren archiveren
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Polen demonteren
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Gevonden voorwerpen registreren
71
Materialen inpakken
3 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Prijswinnaars informeren
74
Uitslagen publiceren
75
Foto’s met deelnemers delen
76
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inschrijftafel
Jurytafelsaantal 2
Cateringtafelsaantal 4
Stoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Wedstrijdpalenaantal 2
Veiligheidsmattenaantal 4
Warming-upmattenaantal 12
Stretchbandenaantal 12
Blokken voor jurytafelsaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Printer
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
LED-lichtslingersaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Wedstrijdbanner
Rode loper
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Podiumbordjesaantal 3
Naamkaartstandaardsaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectiestationsaantal 4
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer het wedstrijdreglement voordat je het inschrijfformulier opent. Vermeld daarin ook de deadline, zodat je tijd overhoudt om inschrijvingen te controleren en bevestigen.
Reserveer wedstrijdpalen en veiligheidsmatten zodra de locatie vaststaat. Controleer de palen niet pas op de wedstrijddag, maar plan minstens één volledige technische test met licht, geluid en stroom.
Verzamel muziekbestanden volgens één vaste instructie en test elk bestand vooraf. Zet alle definitieve nummers op minimaal twee USB-sticks en bewaar een extra kopie op een laptop.
Plan de jurybriefing vóór de eerste deelnemer arriveert. Leg de beoordelingscriteria en scoreformulieren uit en zet de jurytafels zo neer dat alle optredens goed zichtbaar zijn.
Maak naast het podium een duidelijke route met inschrijftafel, kleedruimte, kledingrekken en warming-upmatten. Zet programmaboekjes en naambadges klaar voordat de deuren opengaan, zodat registratie niet ophoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paaldanswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met het reglement, de locatie en de inschrijving. Plan de technische test en muziekcontrole uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd.
Hoeveel wedstrijdpalen heb je nodig voor een paaldanswedstrijd?: Dat hangt af van de wedstrijdopzet en het aantal deelnemers; leg het definitieve aantal vast voordat je de palen reserveert. Controleer alle palen en veiligheidsmatten minimaal één keer tijdens een technische repetitie.
Wanneer moet je de muziek van deelnemers verzamelen?: Vraag muziekbestanden direct na de inschrijving of uiterlijk 3 weken voor de wedstrijd op. Test de definitieve bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf en neem reservekopieën mee op twee USB-sticks.
Wat moet je op de wedstrijddag als eerste regelen?: Controleer eerst de wedstrijdpalen, veiligheidsmatten, geluidsinstallatie en stroomvoorziening voordat deelnemers binnenkomen. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor de jurybriefing en registratiecontrole.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.