Organiser un concours de pole dance, étape par étape

Un concours de pole dance se prépare dans un ordre précis : d’abord le règlement et les inscriptions, puis le lieu, le jury, la musique et la sécurité. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les fichiers audio incompatibles et les tapis installés trop tard. Prévoyez aussi un accueil distinct, un espace d’échauffement et des vestiaires pratiques. Ce plan vous aide à coordonner les 76 tâches et les 53 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier le règlement du concours
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Inscrire les participants
2 personnes
5
Confirmer les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Définir les membres du jury
8
Réserver un animateur
9
Réserver le photographe
10
Réserver le lieu
11
Vérifier l’assurance de la compétition
12
Réserver des mâts
13
Envoyer les consignes musicales
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
16
Tirage de l'ordre de départ
2 personnes
17
Publier l’ordre de départ
18
Préparer le briefing du jury
2 personnes
19
Imprimer les feuilles de score
20
Créer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Vérifier les poteaux
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
28
Dégager le sol
4 personnes
29
Installer la table du jury
2 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Brancher l'installation de musique
2 personnes
33
Tester les microphones
2 personnes
34
Installer l’éclairage du match
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Aménager l’espace des participants
2 personnes
39
Fournir les formulaires à la table du jury
40
Briefer les bénévoles
2 personnes
41
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
42
Briefing du jury
5 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
3 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Accompagner le programme d'ouverture
2 personnes
46
Accompagner les participants à l’échauffement
2 personnes
47
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
48
Veiller à l'ordre de départ
2 personnes
49
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
50
Saisir les scores
2 personnes
51
Accompagner les participants
2 personnes
52
Vérifier les tapis de sécurité
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Maintenir le buffet propre
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Annoncer le programme de la pause
58
Annoncer les finalistes
2 personnes
59
Animer la remise des prix
3 personnes
60
Prendre une photo de groupe
3 personnes
61
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

62
Archiver les formulaires du jury
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les poteaux
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Emballer le matériel
3 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Informer les gagnants
74
Publier les résultats
75
Partager les photos avec les participants
76
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d'inscription
Tables du juryqté 2
Tables de cateringqté 4
Chaisesqté 110
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Paravents de vestiaireqté 4
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Piquets de compétitionqté 2
Tapis de sécuritéqté 4
Tapis d’échauffementqté 12
Bandes de résistanceqté 12
Blocs pour les tables du juryqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Imprimante
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Clés USBqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Bannière de compétition
Tapis rouge
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 8
Panneaux de scèneqté 3
Présentoirs pour cartes nominativesqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Stations de désinfectant pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Publiez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : précisez les catégories, les critères de notation, la durée des passages, les conditions musicales et la date limite. Confirmez ensuite chaque inscription individuellement pour éviter les absences découvertes le jour du concours.
Réservez le lieu, les mâts et l’assurance suffisamment tôt, puis vérifiez les poteaux sur place. Contrôlez leur stabilité, l’espace autour de chaque mât et la présence des tapis de sécurité avant l’arrivée des participants.
Demandez les fichiers musicaux avec une échéance claire, par exemple 10 jours avant le concours. Testez chaque morceau sur l’ordinateur, la table de mixage et les enceintes prévues, puis gardez une copie sur clé USB et une seconde solution de lecture.
Tirez l’ordre de départ après la clôture des inscriptions et publiez-le plusieurs jours avant l’événement. Préparez en parallèle le briefing du jury, les feuilles de score, les badges et les livrets afin que l’accueil ne bloque pas le début des passages.
Organisez trois zones séparées : inscription, jury et catering. Prévoyez des chaises, des tables adaptées, un espace d’échauffement avec tapis et bandes de résistance, ainsi que des boissons fraîches et des encas accessibles sans encombrer les coulisses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de pole dance ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les mâts, de vérifier l’assurance, de recruter le jury, d’ouvrir les inscriptions et de tester les musiques au moins 10 jours avant.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un concours de pole dance ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant la date du concours. Fixez une date de clôture 2 à 3 semaines avant l’événement pour confirmer les participants, tirer l’ordre de départ et finaliser le programme.
Comment gérer la musique des participants ?: Demandez les fichiers musicaux au plus tard 10 jours avant le concours et imposez un format accepté dans le règlement. Testez chaque fichier avant le jour J et conservez deux copies sur des supports différents.
Quel matériel prévoir pour la sécurité d’un concours de pole dance ?: Prévoyez un tapis de sécurité pour chaque zone de compétition et des tapis d’échauffement séparés. Vérifiez les mâts, les rallonges, les multiprises et l’éclairage sur place au moins une journée avant l’accueil du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.