Zo organiseer je een overlandbijeenkomst

Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie, vergunningen en het parkeerplan. Daarna leg je de deelnemersregistratie vast, verzamel je dieetwensen en stuur je route- en praktische informatie. Plan de voorbereiding rond voertuigen, gereedschap en kampeeruitrusting, maar vergeet ook stroom, verlichting en afval niet. In de laatste week bevestig je leveranciers, controleer je de weersverwachting en maak je de catering compleet. Op de dag zelf werk je van terreinindeling naar ontvangst en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemersinformatie versturen
7
Weersvoorspelling controleren
8
Route en parkeerplan maken
9
Leveranciersafspraken bevestigen
10
Voorraad controleren
2 personen
11
Koelboxen reinigen
2 personen
12
Gereedschap controleren
2 personen
13
Verlichting testen
2 personen
14
Tafels en stoelen laden
3 personen
15
Catering inkopen
2 personen
16
Boodschappen controleren
2 personen
17
Hapjes voorbereiden
3 personen
18
Groenten snijden
2 personen
19
Dranken koud zetten
2 personen
20
Locatie inspecteren
2 personen
21
Parkeerterrein markeren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Buffet inrichten
3 personen
26
Koffiepunt inrichten
2 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Infotafel klaarzetten

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
Parkeren begeleiden
2 personen
31
Welkomstkoffie serveren
2 personen
32
Routekaarten uitdelen
33
Voertuigenpresentatie begeleiden
2 personen
34
Technische demonstraties begeleiden
2 personen
35
Buffet serveren
4 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Afvalbakken legen
2 personen
38
Avondverlichting controleren
39
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

40
Servies verzamelen
3 personen
41
Eten gekoeld opbergen
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
43
Partytenten afbreken
4 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Terrein schoonmaken
4 personen
46
Afval afvoeren
2 personen
47
Materialen terugbrengen
2 personen
48
Koelboxen en gereedschap reinigen
2 personen
49
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Gasbrandersaantal 2
Gasflessenaantal 2

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Mobiele opladersaantal 4
Luchtcompressor
Startkabelsaantal 2
Sleepkabelsaantal 2
Basisgereedschapssetsaantal 2
Bandenreparatiesetsaantal 2
Krikkenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Routebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiemiddeldispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de route, parkeerinstructies, aankomsttijd en wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je vragen bij de ingang.
Controleer voertuig- en kampeergereedschap niet pas op de ochtend zelf. Plan deze controle minstens 7 dagen eerder, zodat je ontbrekende onderdelen nog kunt lenen of vervangen.
Test verlichting en stroom vóór het opbouwen. Controleer verlengkabels, stekkerdozen, oplaadstations en ledverlichting samen; op een terrein zonder vaste verlichting valt een ontbrekend onderdeel direct op.
Maak het parkeerterrein vóór aankomst herkenbaar met een eenvoudig plan en markering. Houd ruimte vrij voor manoeuvreren en spreek af wie voertuigen naar hun plek begeleidt.
Zet dranken pas koud nadat je de voorraad hebt geteld. Gebruik voor een grote groep meerdere koelboxen met koelelementen en richt het buffet pas in nadat tafels, servies en serveerbestek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een overlandbijeenkomst organiseren?: Reserveer de locatie en controleer vergunningen vier tot zes weken vooraf. Verstuur uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk één week voor de bijeenkomst het aantal deelnemers en de dieetwensen kent.
Wat moet je een week voor een overlandbijeenkomst regelen?: Bevestig leveranciers, controleer voorraad en gereedschap en stuur de deelnemersinformatie. Controleer ook de route, het parkeerplan, verlichting en de weersverwachting; zo houd je nog tijd over om tekorten aan te vullen.
Hoe deel je het terrein in voor een overlandbijeenkomst?: Maak minstens drie zones: parkeren, ontvangst en eten. Markeer het parkeerterrein vóór de eerste deelnemers arriveren en zet partytenten, tafels en stoelen pas daarna op, zodat voertuigen niet door de opbouw rijden.
Hoe bereid je catering voor een overlandbijeenkomst voor?: Verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf en koop de catering daarna gericht in. Bereid hapjes en gesneden groenten zo veel mogelijk op de dag zelf; zet dranken koud voordat het buffet wordt ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.